التدريب لدفع الإنتاجية والكفاءة

يحتل التدريب مكانة هامة بين الأنشطة الهادفة لدفع الإنتاجية والكفاءة وتحسين وسائل وطرق العمل، إذ عن طريق التدريب يمكن أن يتم إحداث تغيير إيجابي في مهارات وقدرات الأفراد من ناحية وفي سلوكهم واتجاهاتهم من ناحية أخرى، ولذلك تهتم الدول قاطبة بالتدريب، لما له من تأثير فعال على العاملين وعلى المنظمات والمجتمع ككل. ولكي تحصد المؤسسات أهداف التدريب كان من اللازم الاهتمام بمحاور التدريب المتعددة (العملية التدريبية)، ويأتي محور تقييم الاحتياجات التدريبية كمحور أساسي في العملية ومحور ارتكاز للعملية برمتها.

وتوضح أدبيات التدريب أن تقييم الاحتياجات التدريبية هي الخطوة الأساسية في العملية التدريبية، وكل الخطوات تستند على هذه الخطوة الأولية، فمحتوى البرامج التدريبية والأساليب المستخدمة في التدريب ونوعية التدريب ونوعية المتدربين ومستواهم الوظيفي والوقت والجهة التي سيبذل كلها تعتمد على تقييم الاحتياجات التدريبية.

مفهوم التدريب

يعرف التدريب بأنه “عملية تعلم يكتسب فيها الأفراد مهارات ومعارف تساعدهم في بلوغ الأهداف، كما أن التدريب يجب أن يرتبط بطبيعة الأعمال وينسجم مع سياسات وخطط المنظمة”،( ) ويقول (Byars) “إن التدريب ينبغي أن يشمل الموظف حديث التعيين والموظفين القدامى على حد سواء، فالموظف بحاجة إلى تحديث معلوماته باستمرار طالما بقي على رأس عمله، مما ينعكس على أدائه الشخصي وأداء المنظمة بشكل عام”.( )

وهناك خلط لمفهوم التدريب والتنمية، فالتدريب يقتصر على تزويد العامل بمهارات محددة ومعارف ذات صلة بطبيعة عمله لغاية زيادة قدرته على الأداء وتغير اتجاهاته وسلوكه في العمل على نحو إيجابي، بينما مفهوم تنمية العاملين له أبعاد أوسع من ذلك، إذ يتم التركيز على التنمية بعيدة المدى للعاملين غير ملموسة كاشتمالها على الآتي:

– تغيير اتجاهات Attitudes العاملين حول مشاركتهم في صنع القرار.
– تحسين القدرات والاتصالات.
– اتخاذ قرارات بشأن الأساليب المبتكرة في العمل.

ويتجه الباحثون حالياً إلى التأكيد على ضرورة توافر معرفة تامة للعامل بأفضل أساليب أداء للعمل (الجانب الفني)، إلى جانب تنمية الجانب السلوكي له في العمل من حيث قدرته على العمل كعضو في فريق وإقامة علاقات مع العملاء وتحليل وتطوير الأعمال بشكل مستمر.

وبإمكاننا تحديد المرتكزات الأساسية لمفهوم التدريب كالتالي:

– يعتبر التدريب مطلب أساسي لزيادة قدرات وفاعلية العاملين.
– يبدأ التدريب منذ اللحظة التي يلتحق بها الفرد في عمله في المنظمة.
– يعتبر التدريب عملية مستمرة طالما بقي الفرد يعمل في المنظمة.
– يركز التدريب على صقل القدرات الفردية وعلى تحديث المعلومات والمعرفة للفرد بشكل مستمر.
– من خلال تدرب العاملين في المنظمة ورفع كفايتهم وفاعليتهم تستطيع المنظمة رفع مستوى أدائها العام وكفايتها ومستوى ربحيتها وتميزها في سوق العمل.

أهداف التدريب:

يعد التدريب استثمار في الموارد البشرية لأنه يعود بالكثير من المنافع على المنظمة والموظف في المدى القصير والطويل، فهو مصمم لأن يحقق أهدافه التعليمية والمهاراتية ليساعد الموظف بعد ذلك في حل مشاكل العمل وتنمية مهاراته وقدراته الفكرية والتحليلية، وزيادة مهارات التعامل مع الرؤساء والمرؤوسين، وتشمل أهداف التدريب )

1. زيادة الكفاءة الإدارية والإنتاجية وتحسين أسلوب الأداء.
2. اكتساب الأفراد المعارف المهنية والوظيفية وصقل المهارات والقدرات لإنجاز العمل على أكمل وجه.
3. تخفيف العبء على المشرفين والرؤساء.
4. تهيئة العاملين لشغل وظائف أعلى.
5. تحفيز العاملين.
6. رفع مستوى العاملين في حل المشاكل التي تواجههم في العمل.
7. تخفيض تكاليف العمل.
8. مساعدة كل موظف على فهم وإدراك العلاقة بين عمله وعمل الآخرين وبين أهداف الجهة التي يعمل بها.

فوائد التدريب للأفراد والمؤسسات:

التدريب الجيد يؤدي على فوائد للأفراد الذين يتلقون التدريب وللمؤسسات التي يعمل بها هؤلاء الأفراد على حد سواء، فمن الفوائد التي تعود على الأفراد المتدربين ما يلي )

1. تحسين الأداء.
2. زيادة المقابل المادي.
3. زيادة فرص الترقي إلى وظائف أعلى أو الحصول على وظيفة أحسن في مؤسسة أخرى.

أما بالنسبة للمؤسسات، فمن الفوائد المتحققة من التدريب ما يلي:

1. يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والمخرجات من خلال تحسين المهارات والأداء الوظيفي.
2. زيادة جودة المنتجات، مما يزيد من إشباع حاجات العملاء.
3. تحسين صورة المؤسسة، مما يؤدي إلى جذب المزيد من العملاء والموظفين المحتملين.
4. تقليل التكاليف، وبالتالي زيادة الأرباح من خلال تحسين وتحديد الأدوار والصلاحيات للعاملين في المؤسسة.
5. للتدريب أثر تطبيقي إذ أن التدريب الناجح يشجع الآخرين بالمؤسسة على اكتساب معارف ومهارات وأفكار وتقنيات جديدة.

مراحل عملية التدريب (دورة حياة التدريب):

هناك أربع مراحل أساسية لعملية التدريب هي:

– حصر الاحتياجات التدريبية.
– تصميم وتنفيذ التدريب.
– تنفيذ التدريب.
– متابعة وتقييم التدريب.
ويوضح الشكل التالي تلك المراحل الأربع:

تخطيط التدريب:

لكي يكون التدريب فاعلاً ومحققاً للأهداف، لا بد أن يكون مبنياً على دراسة دقيقة وفعلية للاحتياجات التدريبية في المنظمات، والتي يتم ترجمتها إلى برامج واستراتيجيات من شأنها تحقيق الأهداف وتلبية الاحتياجات المستهدفة.( )

فالتخطيط السليم للتدريب هو السبيل للإفادة من جميع الطاقات لكي تسهم في النشاط التدريبي مساهمة فاعلة، وهو الذي يبين للعاملين مختلف الحلول للمشاكل التي تصادفهم لدى أداء مهامهم في حدود الإمكانيات والطاقات الميسرة.

من ناحية أخرى، لا بد من إعطاء الإدارة العليا في المنظمة الأولوية المطلوبة للتدريب وأن تتوافر لديها القناعة بأهميته بحيث تصبح خطط التدريب تتطلب توافر معلومات دقيقة وكاملة عن كل عنصر من الأطراف ذات العلاقة بالتدريب.

– تقدير الاحتياجات التدريبية:

إن عملية تقدير الاحتياجات التدريبية وتحديدها تعد أهم مقومات التخطيط والاحتياج التدريبي، فهو مجموعة من المهارات والمعارف والاتجاهات المحددة التي يحتاجها فرد في مؤسسة أو وظيفة معنية من أجل القيام بأداء مهام معينة بشكل أكثر كفاءة وفاعلية، يحدث الاحتياج التدريبي عندما يكون هناك فجوة بين الأداء الفعلي للفرد أو المؤسسة والاتجاهات المحددة التي يحتاجها فرد في مؤسسة أو وظيفة معينة من أجل القيام بداء مهام معينة بشكل أكثر كفاءة وفاعلية، وتشير الاحتياجات التدريبية إلى أي عمليات تطوير يكون من الضروري إحداثها بشكل إيجابي في معارف ومهارات الموظفين إما بهدف تحسين مستوى أدائهم للعمل، وإما لمواجهة نقاط ضعفهم، وقد يحدث التحليل لإعداد الموظفين لمواجهة عمليات تغيير أو تطوير جديد تنوي المنظمة الإقدام عليها.

لذا يمثل تحديد الاحتياجات التدريبية العنصر الرئيسي والهيكلي في صناعة التدريب، حيث تقوم عليه جميع دعائم العملية التدريبية وتنمية الموارد البشرية وهي العملية التي يتم بها تحديد وترتيب الاحتياجات التدريبية واتخاذ القرارات ووضع الخطط بشأن تلبية هذه الاحتياجات، وأي خلل في العملية يمكن أن يطيح بجميع الجهود التي تبذلها المنظمة من أجل الارتقاء بمستوى مهارات وكفاءة العاملين بها، وتشمل عملية تقدير الاحتياج التدريبي على( ):

• تحديد الفئة المستهدفة بالتدريب.
• تعريف وتحديد الاحتياجات.
• قياس مستوى القصور ومعوقات الأداء.
• ترتيب الاحتياج حسب الأولوية.
• تحديد أهداف التدريب بناءً على نتائج تقدير الاحتياجات.

وعن طريق عملية تقدير الاحتياجات التدريبية، يمكن التوصل إلى الآتي:

– نوع ومستوى التدريب المطلوب.
– الأفراد الذين يحتاجون إلى تدريب.

فوائد وأهمية تقدير الاحتياجات التدريبية للأفراد والمؤسسات:

– يوفر معلومات أساسية يتم بناءً عليها وضع المخطط التدريبي.
– يقود إلى التحديد الدقيق لأهداف التدريب.
– يساعد على تصميم برامج تدريب موجهة للنتائج.
– يؤدي إلى تحسين فعالية وكفاءة التدريب من خلال الاستهداف الأفضل.
– يحدد من المستهدفين بالتدريب.
– يحدد نوعية التدريب.
– يوفر معلومات عن العاملين من حيث العدد، العمر، الاهتمامات، الخلفيات الأكاديمية والعملية، الوظائف والمسؤوليات والاتجاهات فيما يتعلق بالتدريب.
– يحدد الصعوبات ومشاكل الأداء التي يعانيها العاملون بالمؤسسة.
– يوفر وثائق ومواد للتدريب.
– يزيد من مشاركة العاملين في مناقشة الأمور المتعلقة بالعمل.
– يساعد المدربين على تصميم برامج تلبي احتياجات المتدرب بدقة.

المعلومات الهامة التي يوفرها تقدير الاحتياجات التدريبية:

– تحديد نوع التدريب المطلوب ومكان إجراء التدريب.
– الجدول الزمني للأنشطة التدريبية.
– الموارد المطلوبة للتدريب (موارد بشرية، مالية…الخ).
– اختيار وتصميم مواد وأساليب التدريب المناسبة.
– يسر الاتصال بين المؤسسة والجهات التدريبية.
– الترويج للمجالات الجديدة في التدريب.

التقدير الفعال للاحتياجات التدريبية:

تتوقف فاعلية التدريب على مدى قدرة المؤسسة في استخدامه في الموقف الصحيح، فالتدريب الفعال هو الذي يوجه لبلوغ هدف محدد بدقة، ولتحقيق ذلك لا بد من لجوء إدارة الموارد البشرية إلى تحديد الاحتياجات التدريبية بأسلوب علمي، وعندما نقول أن هناك احتياجاً تدريبياً في المؤسسة، فيجب أن يفهم من ذلك أن هناك نقص أو فجوة في جزء معينة من أجزاء تلك المؤسسة، وأن التدريب المخطط المنظم بأسلوب علمي يمكنه تلافي ذلك وتطوير الوضع القائم إلى وضع مرغوب، فالاحتياج يمكن القول بأنه يعبر عن الفجوة بين الوضع الراهن (ما هو كائن) والوضع المأمول أو المتأتي (ما يجب أن يكون).

ما هو كائن احتياج = اختلاف أو نقص ما يجب أن يكون

إذا طبقنا هذا المفهوم على متدرب ما، فإن ذلك يحدد (الفجوة في القدرات) وهي النقص في المعارف والخبرات والسلوك والاتجاهات التي تحول دون القيام بأداء المهام الوظيفية بالمستوى المطلوب.

ميزة هذا النموذج أنه يفرق بين نوعين من الإجراءات المحتملة عند اكتمال عملية تقدير الاحتياجات على النحو التالي:

– تأهيل الموظف للوظيفة: وذلك باختيار وتوفير التدريب المناسب.
– تفصيل الوظيفة على الموظف: وذلك بأن يعاد تحديد الوصف الوظيفي (مهام ومسؤوليات شاغل الوظيفة)، لتناسب معارف، مهارات، واتجاهات الموظف.
– معرفة مستوى الاحتياج: هناك مشكلة حقيقية تظهر عند قياس فجوة القدرات، وذلك بسبب صعوبة تحديد المستوى الحالي للمعارف، المهارات والاتجاهات لشخص ما كلياً أو جزئياً لتسهيل هذا الأمر، فإن هناك (5) مستويات يمكن استخدامها لوصل مستوى شخص ما:

الانعدام معرفة الشخص بهذا الموضوع معدومة تماماً.
النقص بعض المعرفة العامة لكنها غير كافية.
الكفاية قدر مناسب من المعارف والمهارات للقيام بالمهام لكن الأداء غير فعال.
الدقة المستوى المطلوب لتحقيق دقة وانتظام الأداء.
الإتقان الجمع بين الدقة والسرعة في الأداء.

ويمكن تحديد نوع التدريب بناءً على مستوى الأداء المطلوب على مستويات الأداء على النحو التالي:

(5) الإتقان القدر المثالي من المعارف، المهارات، الاتجاهات.
(4) الدقة معارف، مهارات، واتجاهات للأداء الدقيق.
(3) الكفاية قدر مناسب من المعارف، المهارات، والاتجاهات للقيام بمهام وظيفة محددة.
(2) النقص قدر كافي من المعارف، المهارات، والاتجاهات عن الموضوع.
(1) الانعدام لا يملك أي معلومات عن الموضوع.

وفي معظم الأحيان يوجه التدريب لمعالجة فجوات الأداء بين المستويين الثاني والرابع.

مستويات التدريب:

بعد تحديد فجوة الاحتياج التدريبي تأتي مرحلة المعالجة، وهي تحديد مستوى التدريب المطلوب للفرد لردم تلك الفجوة، وهناك ثلاث مستويات للتدريب:

التدريب التنويري:

المستوى الأول الذي يتم توفيره من التدريب والغرض منه رفع الوعي لدى المستهدفين فيما يتعلق بأهمية موضوع أو أمر ما، وهذا النوع من التدريب يهدف في المقام الأول إلى ردم الفجوة بين المستوى الأول والثاني من الاحتياجات التدريبية.

التدريب التشغيلي:

هذا النوع من التدريب يشمل نوعين من المتدربين:

• النوع الأول: هم المتدربين الذين لا يملكون قدراً كافياً من المعارف والمهارات والاتجاهات حول موضوع ما.
• النوع الثاني: هم الذين يملكون قدر مناسب من المعارف والاتجاهات اللازمة للقيام بمهام وظيفة محددة، وهذا النوع من التدريب يهدف إلى رفع مستوى أداء الذين في المستوى الأول وإلى المستوى الثالث.

التدريب التطبيقي:

هو التدريب المتخصص في مجال عمل المتدرب، وربما يفيد هذا النوع في متابعة التدريب التشغيلي وهو يهدف إلى تحسين القدرات الأدائية للمتدرب في بيئة تشابه الظروف التي تتطلبها مسؤولياته الوظيفية، وهذا النوع من التدريب يهدف إلى رفع مستوى الأداء من المستوى الثالث إلى المستوى الرابع.( )

مفاهيم الإدراك المحتملة للاحتياجات التدريبية:

هناك نوعان من مفاهيم الإدراك هي:

أ – الاحتياجات غير المدركة:
 مشكلة أداء غير مدركة (الشخص يفتقر إلى كل المعارف الخاصة بفجوة الأداء).
 مشكلة أداء مدركة ولكن ليس هناك وعي بأن هذه المشكلة بسبب نقص التدريب (الشخص بحاجة إلى توعيته بدور التدريب في معالجة مشكلات الأداء).

ب – الاحتياجات المدركة:
 مشكلة أداء مدركة حيث أن هناك وعي بنوع التدريب المطلوب لكن ليس هناك قدرة على تحديد كمية التدريب المطلوب (الشخص يعي بالمجال الذي يحتاج فيه إلى تدريب، لكن لا يمكن الاعتماد عليه في تحديد كمية ومستوى التدريب المطلوب).
 مشكلة أداء مدركة معه امتلاك المقدرة على تحديد نوع وكمية التدريب المطلوب (الشخص الذي يعي تماماً احتياجاته التدريبية)، وهي الأندر في كل الأحوال.

أساليب تحديد الاحتياجات التدريبية:

تختلف الأساليب التي يتبعها الباحثون في سبيل التعرف على الاحتياجات التدريبية فمنهم من ينادي بضرورة القيام بالتالي:

– دراسة وتحليل تقارير الكفاية الدورية للعاملين للوقوف على أوجه الضعف والقوة في الأداء.
– مراجعة الوصف الوظيفي للوظائف للوقوف على واجبات ومسؤوليات الوظائف.
– إجراء مراجعة تفصيلية وتحليل الواقع للمنظمات لتحديد مدى فاعلية وكفاية المنظمات.
– إجراء مسح للقوى البشرية لمعرفة اتجاهات العاملين Employee Attitudes Survey يتم من خلاله الطلب من العاملين في كافة المستويات وصف المشاكل والصعوبات التي تواجههم أثناء أدائهم لأعمالهم وما يقترحونه من حلول، كما يهدف هذا المسح إلى التعرف على اتجاهات العاملين.

ويقول آخرون أن هناك أسلوبان لجمع المعلومات لتحديد الاحتياجات:

1. إعداد استبانات يطلب تعبئتها من المشرفين والعاملين على حد سواء حول الاحتياجات التدريبية.
2. الطلب من الرؤساء والمدراء القيام بانتظام بما يلي:
– تحليل الاحتياجات التدريبية للأعمال والواجبات والوظائف.
– وضع معايير الأداء وتقويم الأداء الفعلي للعاملين بالاشتراك مع العامين الذين يشرفون عليهم.

ويتضح مما تقدم أن التعرف على الاحتياجات التدريبية تتلخص في ضرورة التركيز على ثلاثة مجال وهي )

– تحليل المؤسسة (المنظمة).
– تحليل الوظيفة.
– تحليل الفرد.

وفيما يلي أهم الخطوات لإجراء هذه التحاليل للمنظمة:

أ – تحليل الاحتياجات على مستوى المؤسسة Organization analysis:

بما أن التدريب مرتبط بالسياسات الأخرى في المؤسسة، ويساهم في تحقيق أهدافها بكفاءة وفاعلية، لذلك يستلزم الأمر قيام إدارة الموارد البشرية بأجراء تحليل للمؤسسة لكل ككل من حيث أهدافها ومواردها وخططها، والمراحل الزمنية اللازمة لبلوغ أهدافها ومدى فعالية الموارد المتاحة (البشرية والمادية) في بلوغ تلك الأهداف.

ويمكن لإدارة الموارد البشرية أن تأخذ بعين الاعتبار المؤشرات التي تتجمع لديها عن العمل والعاملين مثل تقادم طرق العمل والتجهيزات والوسائل المستخدمة وتدني مستوى الأداء، وكثرة الغياب عن العمل والتأخير في حضور العاملين للعمل وتدني الروح المعنوية والدوران الوظيفي، وذلك لتشخيص الوضع ومعرفة الأسباب واتخاذ الخطوات الكفيلة بمعالجة الموقف الذي قد يتطلب إعادة النظر في الأوضاع القائمة تعديلات على خطط واستراتيجيات المؤسسة وهيكلها التنظيمي وطرق العمل، وهكذا.. حيث تلقي هذه المؤشرات ضوءاً على احتياجات التدريب. كما أن هذا النوع من التحليل يساعد في تحديد الإطار العام لمحتوى واتجاهات وأولويات ومواقع التدريب.

ب- تحليل الاحتياجات على مستوى الوظيفة Job analysis:

إن تحليل الوظيفة بأسلوب علمي من شأنه إعطاء حقائق محددة عن متطلبات كل وظيفة عن طريق تفتيتها إلى عناصرها الأولية، وتحديد طبيعة ومهام كل عنصر بالشكل الذي يمكن معه التعرف على متطلباتها الكلية والمهارات والمؤهلات والقدرات التي يستلزم توافرها فيمن يشغلها، ويفهم من هذا التعرف أن تحليل العمل يساعد على تحديد معايير العمل في وظيفة معينة، وكذلك تحليل الحد الأدنى للصفات والمهارات والقدرات والمؤهلات المطلوبة في شاغل الوظيفة لكي يتمكن من تحقيق الأداء الجيد.

وعلى ذلك يتم في هذه الخطوة مقارنة الطريقة التي يتبعها الفرد في أداء عمله مع وصف الوظيفة ومواصفاتها، وكذلك الوقوف على رأي المسؤول المباشر في الطريقة التي يؤدي بها الموظف عمله وما إذا كانت تحتاج إلى تحسين وما هي تفاصيل ذلك.

وكذلك أيضاً أخذ رأي الموظف نفسه في الطريقة التي يجب أن يؤدي بها العمل، وتقوم الإدارة بمقارنة هذه المعلومات جميعاً للتوصل على الطريقة المناسبة وتحديد التدريب المطلوب لإجراء ذلك، فمن الضروري القيام بالآتي:

1. تحديد طبيعة ومحور المهام والعمليات التي تغطيها الوظيفة المحددة (تحليل الوظيفة): الوظيفة تشمل العديد من المهام التي يتطلب أن يقوم بها شاغل الوظيفة، والغرض من تحليل الوظيفة يكمن في:

– تحديد المهام المدرجة تحت عنوان الوظيفة المعينة.
– مساعدة الموظف على تحديد أهم هذه المهام.
وينتج عن هذه العملية قائمة من المهام التي من المطلوب أن يقوم بها شاغل الوظيفة، بعد ذلك يتم تحديد مستوى أداء لكل واحدة من هذه المهام حتى يتسنى وضع إطار البرنامج التدريبي المناسب.

2. تحديد المهام التي تعطي الأولوية في البرنامج التدريبي: ويعتمد تقدير الاحتياج التدريبي لهذه المهام على ثلاثة اعتبارات:

– الأهمية النسبية لكل مهمة.
– معدل تكرار القيام بالمهمة.
– مدى صعوبة أو سهولة تعلم المهمة.
ولذلك تتمثل أهمية تحليل الوظيفة في أنها تفيد المدرب في استبعاد بعض المهام غير الهامة نسبياً والتركيز على الأكثر أهمية والأكثر تكراراً، والتي يمكن تعلمها.