وثائق نظام الجودة

منذ ان بدأت الحياة وكل مخلوق يسعي الي تحقيق أهداف محددة له ويسعد كل السعادة في حالة نجاحه في تحقيقها. وهذا بالطبع انتقل الي المؤسسات علي إختلاف أنواعها فكل مؤسسة تسعي إلي تحقيق أهدافها التي أنشئت من أجلها ولكي تنجح اي مؤسسة في تحقيق أهدافها لا بد من نظام عمل يتوافق مع أهداف وتوقعات ورغبات وسلوك كل من له علاقة بهذه المؤسسة والتي يمكن تقسيمهم إلي الآتي:-
الملاك (المساهمون)
العاملون
الزبائن
المجتمع المحيط (الموردون – الجيران – الجهات الرقابية – المنافسون …. )

وبناء علي ما تقدم نطور مفهوم إدارة الأعمال حتي وصل إلى تطبيقات مختلفة من الأنظـــمة منها المحلي ومنها العالمــــي ومن هذه الأنظــــمة صدر النظام العــــــــالــمي ISO 9001:2008 (بواسطة الهيئة العالمية للمواصفات القياسية ISO) ليحدد خطوات نظام العمل التي يجب علي اي مؤسسة الالتزام بها لتحقيق أهدافها من خلال تقديم منتج / خدمة تتطابق مع متطلبات العملاء ورغباتهم وتوقعاتهم مع عدم إهمال رغبات وتوقعات وطموح المساهمين والعاملين وكل من يتأثر بالمؤسسة.

وقد تم وضع قيود لهذا النظام ISO 9001:2008 للتأكد من أنه سوف يحقق أهداف المؤسسة هذه الصفات (القيود) هي :-

1- معد: اي يجب اعداد نظام لإدارة الجودة بالمؤسسة يناسب طبيعة هذه المؤسسة من حيث حجم ونوعية انشاء ورغبات ومتطلبات كل من أصحاب المصلحة بها.

2- موثق: أي ان هذا النظام تم تثبيته وتسجيله تمهيدًا للعمل به واضافته للرقابة والتحكم لتنفيذ التعديل كلما لزم الأمر.
3- منفذ: ومطبق للاستفادة منه.
4- قابل للاثبات: اي ان نتائج الأعمال تسجل من خلاله لتثبت لكل من يهمه الأمر ان المؤسسة تحقق أهداف عملائها وأهدافها.
5- في تحسين مستمر طبقًا لمتغيرات السوق.

لماذا التوثيق؟
1- أداة إدارة للمراجعات ودعم أتخاذ القرار.
2- دليل موضوعي لتقييم كفاءة النظام.
3- قاعدة وأساس لمشروعات التحسين.
4- قاعدة بيانات للتطبيقات الإحصائية.
5- تحسين أداء الموظفين وتنمية المشاركة.
6- جعل “الجودة” أسلوب عمل يومي.
7- إظهار صورة الجودة بالمؤسسة (توجه للعميل).
وثائق نظام الجودة

طبقًا لمتطلبات المواصفة القياسية ISO 9001:2008 بناءًا علي ما ورد في البند 4 من المواصفة العالمية ISO 9001:2008 يجب علي المؤسسة ان تقوم بانشاء الوثائق التالية:
1- سياسة الجودة Quality Policy
وهي مستند أو وثيقة تحدد التوجه العام تحدد التوجه العام للمؤسسة (طبقًا لرؤية الادارة العليا)

2- أهداف الجودة: Quality Objectives
وهي مستند أو وثيقة يتم به تحديد أي نشاط يعتقد ان له علاقة بتحقيق الجودة أو يتطلع الي تحقيق الجودة (حسب الوجه العام للمؤسسة).

3- دليل الجودة:-
وثيقة تحدد الأطار العام لنظام إدارة الجودة (نظام العمل داخل المؤسسة).

4- مجموعة الاجراءات:
لتحديد التعليمات والخطوات (أسلوب العمل) التي تتم للقيام باي نشاط أو عملية مع تحديد من المسئول عن ذلك وكيف ومتي واين يتم التنفيذ وتسجيل النتائج (النماذج).

5- الوثائق الخارجية:
مواصفات – أكواد – قوانين.

6- سجلات الجودة:
وهي التقارير والاستمارات والنماذج التي تم فيها تسجيل الأعمال ونتائجها.
: بناء وثائق نظام الجودة

تختلف حجم الوثائق وطريقة اعدادها من مؤسسة الي أخري اعتماد علي :
حجم وطبيعة نشاط المؤسسة
ثقافة ومهارة ومستوي تعليم العاملين بالمؤسسة.

ولذلك فإن المسئول الرئيسي عن بناء وثائق نظام الجودة في أي مؤسسة هو إدارة هذه المؤسسة ويمكن ان تعين الادارة ممثًلا لها للقيام بهذا الدور والذي يمكن ان يتبع الخطوات التالية:
1- وضع سياسة الجودة بالتنسيق مع المدير العام أو رئيس مجلس الإدارة

2- تحديد العمليات التي سوف تتم في الشركة مع توثيق تسلسلها وتداخلها
] 3- وضع هيكل تنظيمي للمؤسسة يحدد المسئوليات والصلاحيات لكل وظيفة
4- وضع أهداف لكل مستوي من الوظائف
] 5- توزيع مسئوليات اعداد ومراجعة واعتماد اجراءات وتعليمات العمل والبدء في تنفيذ ذلك
6- وضع دليل الجودة للمؤسسة واعتماد من المدير العام أو الأدارة العليا.