معلومات عن الكايزن مفهمومه ومبادئه

كايزن KAIZEN من وسائل التغيير التي لم يتعرف عليها عالمنا العربي بعمق مفهوم كايزن KAIZEN وهي تتكون من كلمتين يايانيتين :
• كاي – KAI وتعني التغيير
• زن – ZEN وتعني للأفضل أو الأحسن
• وتترجم إجمالاً KAIZEN الى Continual Improvement أو التحسين المستمر
• وقد ظهرت مفهوم كايزن للوجود على عام 1984 على يد الخبير الياباني ماساكي إماي

اساس تعريف كايزن
التغيير = KAI = CHANGE

= ZEN = GOOD للأفضل
(FOR THE BETTER)

= KAIZEN =
CONTINUAL IMPROVEMENT
التحسين المستمر

جمبا كايزن Gemba KAIZENيتم تنفيذ تقنيات كايزن اساساً في جمبا – Gemba وهي كلمة يابانية تعني موقع العمل الفعلي او بمعنى أخر اين تحدث العمليات التي تعطي قيمة مضافة.
• وتترجم إجمالاً KAIZEN Gemba الى التحسين المستمر في مواقع العمل او العمليات.
• ان جمبا كايزن مجموعة من الأدوات الإدارية التي تستخدم عالمياً لتجعل العمليات التي تتم داخل المؤسسة على المستوى الأول عالمياً .. أي التغيير لتصبح الأفضل عالمياً.

التحسين المستمر باستخدام كايزن
منهج التغيير باستخدام كايزن تقوم على:• التحسين المستمر بمعنى التغيير للأفضل.
• هذا التغيير ينتج ويطبق في الجمبا ( موقع العمل) يرفع القدرات الإبداعية للعاملين ومشاركتهم في التغيير.
• كل عمل ينفذ يمكن تحسينه وكل عملية تتم حالياً لابد وأنها تحتوي هدراً او هالكاً ( waste ) وتقليل او التخلص من هذا الهدر ينتج قيمة مضافة للعملية وللعميل المستفيد من ناتجها.

التغيير باستخدام كايزن- تعد فكرة التخلص من الهدر في العمليات هي المحور الرئيسي للتغيير من خلال كايزن
ولذلك تعتبر كايزن عملية تحسين دائمة:
• تتميز بالتأثير الواضح Significant (large)
• تركز على الأماكن الأهم استراتيجيا
Strategically important areas
• تحقق نتائج سريعة Speedily Achieved
• وتحافظ على استمراريتها Sustainable

اساس كايزن
اي نشاط = عمل مفيد + عمل غير مفيد
اي عملية = عمل + مودا ( Muda )

• مودا (Muda)كلمة يابانية تعني الأعمال الغير مفيدة أي التي لا تعطي قيمة مضافة.

• كايزن تركز على مهاجمة كل (مودا) موجودة في (جمبا)

انواع المودا1-
1. هدر الإنتاج الزائد عن الحد
2- هدر الانتظار
3- هدر النقل
4- هدر التشغيل
5- هدر التخزين
6- هدر الحركة
7- هدر الإصلاح/ المرفوضات

نتائج تطبيق كايزن

• 50:70% تقليل في زمن التشغيل
• 20:40% زيادة في الكفاءة
• 20:40% توفير في التكلفة
• 40:60% تقليل للأخطاء
• 50% تقليل في المساحة المستخدمة
• تحسن ملموس في معنويات العاملين
• تمكين الموارد البشرية
• اكتشاف قدرات وإمكانيات جديدة

نظرية التغيير باستخدام كايزن
تطبيق كايزن يتضمن عناصر تقنية واجتماعية

• ان هدف التغيير باستخدام كايزن هو التخلص من الهدر او الفاقد في العمليات قدر الإمكان مما يؤدي بالتالي لتحسن زمن العملية وتكلفتها وجودتها وهذا هو الجانب التقني في العملية

• الجانب الاجتماعي في كايزن يتضمن التغيير في ثقافة العاملين والمؤسسة من خلال التعلم واعتبار انشطة التعلم جزء اساسي في فلسفة كايزن حيث يتعلم الفرد كيف يحدد أهدافه ويصل اليها بنفسه.

دراسة حالة حقيقية في مؤسسة خليجية وتجربة تؤكد نجاح كايزن في خلق مفاهيم التغيير الأساسية
• أهمية الدراسة المسبقة للمؤسسة ودور الخبرات وطرق استغلالها
• وضع التزام المدير العام وأعوانه كأساس للشروع في عملية التغيير
• قصة المكنسة
• مفهوم خلق القدرة على الملاحظة لفرص التطوير
• مفهوم روح الفريق في الحرب ضد الهدر
• مفهوم التغيير المرحلي
• مفهوم التغيير بعنف من أجل البقاء
• مفهوم استغلال التدريب المركز كوسيلة مباشرة لصنع التغيير والشعور بالملكية للنجاح القادم
• مفهوم التنافسية
• مفهوم الإبداع
• التقليل من الأعمال الورقية والتقارير التي ليس لها فائدة

رؤية من خلال استغلال منهجية كايزن في تسريع وإنجاح عملية التغيير في المؤسسات التي يتم خصخصتها في المنطقة
• كايزن يساعد على خلق بيئة قيادية متفاعلة مع النتائج وترغب في صنع التغيير مهما كلف الأمر من جهد
• مؤسسات القطاع العام تفتقد طعم العمل بروح الفريق وبالتالي فإن (كايزن) سيساعد على جعل هذه الروح محببة إلى الجميع.
• معنى التكلفة للإنتاجية والهدر في القطاع الخدماتي غير واضحة للكثير من المؤسسات وبالتالي ممكن أن يكون لكايزن دور واضح في صنع هذه الثقافة.
• كايزن ممكن أن يقلل من الحزازيات التي تنتج بين الطبقات الإدارية وبالتالي يساعد أيضا على تكوين أسس الإبداع في مرحلة متقدمة بعد التخصيص.

اقتراحات لإدارة التغيير في المؤسسات العربية•
ان مفهوم وتطبيقات كايزن يمكن ان تستخدم في أي مرحلة من مراحل عمر أي مؤسسة أي كان نوعها لأنها تقوم على مبدأ ان هناك فرصة دائماً للتحسن والتطوير
• المشكلة في التغيير هي تغيير أفكار مسئولي الإدارة العليا لأي مؤسسة عن التغيير.
• إن معظم المديرين العرب يسعون للعلاج المؤقت للمشاكل أو الحلول السهلة التي تنتج نتائج مبهرة وسريعة ولا يستطيعون رؤية أهمية التركيز على زيادة اعتمادية العملية من خلال التقييس والتحسينات الصغيرة المتراكمة.
• اقتناع والتزام الإدارة العليا بالتغيير هو السر خلف نجاح أي تغيير لأنهم المثل والقدوة لباقي العاملين فهم من يضع الأهداف والاستراتيجيات وهم من يوفر الموارد للتحسين.
• التركيز على مواقع العمل الفعلية التي تكون فيها العمليات ذات القيمة المضافة للعملاء والمستفيدون احد مفاتيح نجاح التغيير والتطوير في اي مؤسسة.
• لابد من وجود رؤية واضحة لعملية التغيير وتفهم ما هو مطلوب لنجاح هذه العملية.
• التحسين المستمر لابد ان يظل دائماً مستمراً
• لابد من مشاركة العاملين في كل المستويات في عملية التغيير وخلق الرغبة داخلهم في التغيير للأفضل.
• تغيير ثقافة العمل داخل المؤسسة بترك اللوم والنقد والبحث دائماً عن حلول تمنع تكرار المشاكل.
• أبدأ بالعمليات التي يمكن التعامل معها بسهولة لتحقيق نتائج سريعة تسهل قبول التغيير وتدعم التطوير وتذكر ان كل عملية يمكن تحسينها.
• يجب التركيز على تحسين ظروف العمل وأي عوامل ممكن ان تدعم عملية التغيير.
• التغيير سيأخذ وقته فتحلى بالصبر.

” kaizen” هو منهج ياباني لأماكن العمل أثبت أنه إستراتيجية فعَّالة في مجال أفضل الممارسات مع شركات مثل تويوتا وسوني، وغيرها. يُعرَّف ” Kai” بأنه تحسن مستمر بينما ” Zen”، وهو مصطلح أكثر شيوعًا و انتشارًا، يتم ترجمته بشكل واسع باعتباره أفضل أو “جيد”. لذلك، فإن kaizen هو إجراء “تحسينات مستمرة للصالح”.
يتبع كايزن ثلاثة مبادئ:
1) العملية والنتائج،
2) التفكير المنهجي (الصورة الكبيرة)،
3) عدم إلقاء اللوم،
لأن إلقاء اللوم يأتي بنتائج عكسية و يؤدي الى الإسراف في الممارسة العملية.
عندما يتم تطبيق kaizen كعملية يومية، يشارك كل شخص في الشركة، من المدير التنفيذي وفريق الإدارة إلى موظفيك. و الغرض من kaizen في مكان العمل هو القضاء على الهدر (أو “muda” باللغة اليابانية) التي تنتجها شركتك، مثل الإهدار في إدارة الوقت ، فوضى المكاتب الداخلية، وغيرها من الأساليب غير الفعالة، مع تحرير فرص أخرى. و بعض الشركات تعقد “حدث كايزن” حيث يعمل المديرون والموظفون معًا من أجل ضبط ومراجعة المعايير الحالية. وبمجرد الوصول إلى نظام أكثر كفاءة وأفضل، يتم بعد ذلك توحيدها ودمجها في السياسات والقواعد وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs) الحالية.
عندما تقوم بتطبيق kaizen في مكان العمل، يجب أن تطمح إلى إجراء تغييرات على معايير التشغيل الحالية الخاصة بك عن طريق تحليل كل عملية بالتفصيل، ومراقبة النتائج، ومن ثم إجراء التعديلات وفقًا لذلك (“إذا لم يتم تحليلها، فقم بإصلاحها”) .
يجب أن يتأكد فريق الإدارة الخاصة بك من أن إجراءات التشغيل القياسية الحالية SOPs يتم اتباعها. و يجب على الإدارة “الذهاب و مشاهدة” العمليات، أو الإدارة بالتجول MBWA، من أجل تحقيق عمليات فعَّالة واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة. وهذه هي الطريقة الوحيدة التي تمكنهم من فهم كامل لمناخ أعمالهم الحالي وإجراء تعديلات بارعة.
و تشتهر شركة تويوتا بنظام إنتاجها، نظام إنتاج تويوتا، ومبادئه، المبادئ الأربعة عشر لطريقة تويوتا. و تعد كايزن هي الفلسفة الرائدة وراء نظمها وأساليبها الفعالة والمثمرة. و كتب جيفري ليكير مؤلف كتاب: مبادئ الإدارة الأربعة عشر من أكبر الشركات المصنعة في العالم “إن الأفكار الأساسية هي إرساء قرارات الإدارة على إحساس فلسفي بالهدف والتفكير على المدى الطويل، وأن يكون لدينا عملية لحل المشاكل، لإضافة قيمة إلى المنظمة من خلال تطوير موظفيها، والاعتراف بأن حل المشاكل الجذرية بشكل مستمر يعد تعليم نظامي.”
و قد أُطلق على طريقة و أسلوب تويوتا اسم “النظام المصمم لتوفير الأدوات للأشخاص لتحسين أعمالهم باستمرار.” إذا لم تكن تسعى إلى إدخال تحسينات مستمرة داخل شركتك، فإن عملك لا يتطور ولا موظفيك.
يجب أن يشارك كل فرد داخل فريقك في خلق نظام اقتصادي وكفء وجيد التنظيم، حيث تخلق فوائد تمكين موظفيك دورة عمل فعَّالة، وتثري مكان وتجربة العمل من خلال السماح لأعضاء شركتك بالتفوق و “إظهار أفضل ما لديهم.”
إذا قام فريقك بإنشاء عمليات أكثر فاعلية، فسوف تكسب أوقاتًا أسرع للإبقاء على الأجور، كل ذلك للمساعدة في الحفاظ على تقدمك في المنافسة. ويمكنك بعد ذلك إضافة أنشطة التجارة الرابحة إلى ممارساتك المفضلة وإجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك لإعادة التوزيع والتعزيز.
وتسمى الطرق التي يمكن أن تساعدك في إدارة وتنظيم مكان العمل بنجاح في كايزن “the 5 S’s” لأن كل منها تبدأ بحرف s، أو “الإدارة الجيدة للممتلكات”، على النحو المشار إليه من قبل الآخرين. يتم وضعها في مكان ما مع هدف لتبسيط بيئة العمل.
و يتم ترجمة the 5 S’s بشكل واسع على النحو التالي:
المسح ((Seiri : حيث يتم مسح العناصر غير المستخدمة وغير الضرورية (وهذا ينطبق على نظام إدارة الاتصال الخاص بك أيضًا). والحفاظ على بياناتك منظمة ومجددة ومصنفة بشكل صحيح، ويتم الاحتفاظ بنسخة احتياطية منها كطرق فعالة لك وللموظفين لديك لتحديد البيانات حسب الحاجة. إن فوائد تطبيق Seiri هي خلق بيئة أكثر أمانًا وتنظيمًا، وأقل استهلاكًا للوقت عند البحث عن عناصر ومخاطر أقل، وفوضى أيضًا أقل للتدخل في مجال العمل المنتج، كما تخلق مساحة إضافية من العناصر التي تم التخلص منها. وربما المزيد من مساحة الفهم أيضًا
الترتيب (Seiton): “مكان لكل شيء، وكل شيء في مكانه.” حيث يركز Seiton على الحاجة إلى مكان عمل منظم لتعزيز سير العمل. على العكس من ذلك، فبروتين القمح seitanهو بديل نباتي للحوم ، أما setan فتعني الشيطان … حسنًا، انسى الأمر.
التنظيف Seiso)): يشير إلى ضرورة الحفاظ على مكان العمل نظيفًا وأنيقًا يوميًا. والنقطة الأساسية هي أن الحفاظ على النظافة يجب أن يكون جزءًا من العمل اليومي – وليس نشاطًا عرضيًا عندما تبدأ الأمور في الفوضى.
توحيد المقاييس (Seiketsu): عندما يتم تعيين الثلاثة الأولى في مكان، ثم يتم توحيدها. قم بإنشاء القواعد ، ثم قم بتنظيمها. بما أن من السهل الوقوع في العادات القديمة، فإن هذا يضع معايير سهلة المتابعة ويطور البنية والتوافق.
الدعم (Shitsuke): هذا يشير إلى التعلم والحفاظ على المعايير. بمجرد القيام بالخطوات الأربعة السابقة، تصبح الطريقة الجديدة للعمل هي الحفاظ على النظام ومواصلة تحسينه .