مخطط الاسباجتي Spaghetti Diagram
هذا المخطط يركز على عمليات الحركة والنقل التي تتم كجزء من العملية موضع الدراسة. هذه الحركة قد تكون حركة المواد أو العامل أو العميل أو الأوراق أو المعلومات. يبين هذا المخطط مدى تعقيد بعض العمليات والكثير من الوقت الضائع في الانتقالات والنقل. هذا يُمَكن الفريق الذي يريد تطوير العمليات من التفكير في طرق لتقليل المسافات التي يقطعها العميل أو المواد أو الموظف وذلك بإعادة تنظيم موقع العمل بشكل مختلف أو إحداث تغيير في خطوات العملية.يتم رسم هذا المخطط بطريقة بسيطة وذلك يتوضيح الخطوات على مسقط أفقي (خريطة) لموقع العمل. وعند التوصيل بين كل عمليتين بخط ينشأ شكلا يعبر عن مسار الانتقالات في موقع العمل. هذا الشكل يكون في كثير من الأحيان شديد التعقيد حتى يبدو مثل المكرونة الإسباجتي أو كخطوط متقاطعة ومتشابكة.لنستعرض بعض الأمثلة التي تبين لنا كيف نقوم بإعداد مثل هذا المخطط وماذا نستفيد منه.
المثال الأول:انظر إلى هذا المخطط لعملية تصنيع. هل تلاحظ المسافات التي ينتقل بينها المواد والمنتج؟ هل تلاحظ مدى تعقيد عمليات النقل بين الأقسام المختلفة؟
هل تستطيع التفكير في كيفية تقليل وقت ومسافات النقل؟ هل يمكن تبسيط العملية؟ انظر إلى المخطط أدناه، هل هو أفضل حالا من المخطط الأول؟
أظنك تقول أنه أحسن حالا ولكن ماذا عن باقي المنتجات؟ إن هذا المنتج قد يكون له سلسلة من العمليات تختلف تماما عن غيره والمصنع الواحد قد يقوم بتصنيع العديد من المنتجات المختلفة في خطوات تصنيعها. هذا هو منشأ ما يعرف بتكنولوجيا المجموعة Group Technology وهي عبارة عن تصنيف المنتجات لمجموعات بحيث تتشابه منتجات كل مجموعة في خطوات التصنيع. وبناء عليه يتم تقسيم المصنع إلى خلايا تصنيعية كل منها يقوم بتصنيع إحدى هذه المجموعات. وبالتالي فإن إحدى الخلايا يكون بها ماكينة تقطيع وماكينة لحام وماكينة دهان والخلية الأخرى يوجد بها ماكينة خراطة وماكينة لحام وماكينة دهان. وسوف نناقش خلايا التصنيع إن شاء الله في مقالة أخرى.ما يهمنا هنا أن مخطط مسارات العمل دعانا للتفكير في كيفية تقليل عمليات النقل وتبسيطها. والأمر لا يتوقف على مجرد تقليل المسافات فقد نصل لطريقة نستغنى بها عن بعض عمليات النقل أصلا. فمثلا قد نجد طريقة نعيد بها ترتيب الخطوات بحيث لا نعود لنفس النقطة عدة مرات.
المثال الثاني:هذا المثال يوضح استخدام مخطط مسارات العمل في مجال الخدمات. يوضح هذا المخطط عملية استخراج بطاقة مثل بطاقة عضوية في نادي اجتماعي أو رخصة سيارة أو بطاقة اشتراك في مكتبة أو ما شابه ذلك.
تبدو أماكن العمل مرتبة ولكن هذا لم يمنع من انتقال العميل من هنا لهناك ثم العودة كما هو واضح من الخطوط المتقاطعة. هل يمكن أن تفكر في وسيلة لتحسين العملية؟ هل يمكن نقل بعض الأقسام في أماكن أفضل مثل نقل قسم التغليف بجوار قسم تسليم البطاقة. هل يمكن دمج بعض العمليات مثل دمج تقديم الطلب مع فحصه؟ هل يمكن فحص الطلب مرة واحدة؟ هل يمكن دمج بعض الخطوات باستخدام تكنولوجيا المعلومات مثل استبدال عملية التأكد من الملفات عن طريق توفير اللمفات إلكترونيا لموظف فحص الطلب؟ هل يمكن القيام بأي من هذه الخطوات مسبقا مثل شراء الطلب وكتابته؟ هل يمكن القيام بأي من هذه الخطوات لاحقا مثل إرسال البطاقة للعميل عن طريق البريد؟هذه الحلول تختلف حسب طبيعة العملية ولكن المهم هو أن نفكر في حلول لتطوير العملية وتقليل وقتها وبالتالي تقديم خدمة أفضل للعميل. هذا المخطط قد يستخدم لدراسة الخدمات الداخلية داخل المؤسسة أو العمليات الإدارية مثل عملية اعتماد طلب شراء أو تقديم الموظف لطلب للعلاج.
المثال الثالث:هذا المثال يوضح خطوات انتقال فني الصيانة أو فريق الصيانة من مركز الصيانة لإصلاح ماكينة في إحدى مواقع العمل. وهو مشابه للمخطط الي تم رسمه في مقالة سابقة عن طريق مخطط تدفق العمليات.
إن المخطط لا يحتاج لتعليق فإن المخطط معقد بحيث نتصور أن هذا الرجل قد قام بتصميم وتصنيع ماكينة جديدة ولكنه في الواقع يقوم بإصلاح عطل فقط. هل هذا أمر مقبول؟ من الواضح أن فني الصيانة يقضي وقتا طويلا متنقلا بين مركز الصيانة وموقع العطل والمخزن ومسئول التشغيل. ألا يمكن توفير الأدوات بحيث لا يضطر هذا الرجل للذهاب لمركز الصيانة عدة مرات؟ هل يمكن قيام شخص آخر بتوفير قطع الغيار من المخزن؟ هل هل يمكن استخدام أي وسيلة اتصال لكي يتصل مسئول الصيانة بمسئول التشغيل دون الحاجة للانتقال إليه؟هذه هي فائدة هذا المخطط أن نفكر في مثل هذه الأسئلة ونستطيع تبسيط العملية. لاحظ أنك قد تقوم برسم مخطط مشابه لعملية كشف الطبيب على مريض.مرة أخرى أحب أن أشير إلى أنه ليس هناك ما يمنع من رسم مثل هذا المخطط بخط اليد. ابحث عن خريطة لموقع العمل أو ارسمها بنفسك بمقياس رسم ثم وقِّع خطوات العمل عليها بالقلم. اجعل هذه فرصة لإعادة النظر في العملية. جرِّب بنفسك.
