تحليل فجوة المهارة للموظفين Skill Gap Analysis

أنت بصدد طرح إطلاق منتج جديد، ولكن هل يمتلك فريقك الحالي المهارات اللازمة لإنجازه؟ أو هل تحتاج إلى توظيف أعضاء فريق مختلفين؟ أو هل تحتاج إلى إضافة تدريب إضافي لأعضاء الفريق قبل بدء هذا المشروع الجديد؟ هذه ليست سوى بعض السيناريوهات العديدة التي يكون فيها تحليل فجوة المهارات للموظفين منطقيًا. قد تشمل الأمثلة الأخرى تغيير الأدوار الوظيفية، مما يتطلب من الموظف تحمل مسئوليات جديدة أو التحولات في المهارات المطلوبة بسبب تقنيات الشركة الجديدة. إذن، ما هو بالضبط تحليل فجوة المهارة؟ يمكن تعريفه على أنه مقارنة المهارات والمعارف اللازمة لإكمال المهمة بمستوى المهارة الحالي للموظف لتلبية متطلبات المهمة. و بعد تحليل الفجوة بين الاثنين، يمكن لقادة الفريق العمل مع الموظفين لوضع خطة لسد الفجوة في المهارات.

فوائد/ مزايا البدء في تحليل فجوة المهارة (Benefits of initiating skill gap analysis)

الآن، و بعد أن عرفت ما هو تحليل فجوة المهارات للموظفين، ما هي بعض الفوائد للمديرين والمنظمات؟

تحديد نقاط ضعف الموظف (Identifies employee weak spots)

يمتلك جميع الأشخاص مزيج من نقاط القوة والضعف. فبينما قد يكون لديك قسم تسويق مزود بمهارات التواصل، قد يكون أحد أعضاء الفريق بارعًا في مهارات الكتابة و التحرير بينما قد يكون آخر متميزًا في مهارات التصميم. و من خلال إجراء تحليل للفجوة في المهارات، يمكنك تحديد المكان الذي قد يحتاج فيه الموظفون إلى تدريب إضافي للارتقاء بالجميع إلى نفس مستوى المهارة.

تقديم التطوير المهني (Offers professional development)

إذا شعر الموظف أنه يفتقر إلى مهارة معينة، فقد لا يتحدث دائمًا عن الحاجة إلى تدريب إضافي. أو قد يعرف الموظف أو يرغب في الحصول على تدريب إضافي على مهارات معينة ويشعر أن شركته لا تقدم هذا التدريب. ومن ثم يصبح ساخط بل وحتى يفقد وعيه. ثم يبدأ بالبحث عن شركة تهتم أكثر بمساره المهني.

لذا من المهم إجراء تحليل لفجوة المهارات للموظفين. وسيحدد ذلك خطة تنمية مخصصة لكل موظف. سوف يظهر لموظفيك أنك تقدر التدريب والتطوير. بالإضافة إلى ذلك، أنك تريد تزويد كل موظف من موظفيك بالمهارات المناسبة لكي يكون ناجحًا.

مساعدة الموارد البشرية (Helps human resources)

من خلال إجراء تحليل للفجوة في المهارات، سيساعد قسم الموارد البشرية لديك. لماذا؟ لأنهم سيفهمون المهارات المطلوبة لدور معين. وهذا يساعد الموارد البشرية على كتابة أوصاف الوظائف المصممة بشكل جيد مما يؤدي إلى مرشحين أفضل وفي نهاية المطاف أعضاء جدد أقوى في الفريق.

مسار للترقية (Path for promotion)

سيستفيد المديرون أيضًا من تحليل الفجوة في المهارات. لأنه سيظهر المهارات المطلوبة لكل مستوى ضمن فريقهم. وإذا غادر أحد الأعضاء البارزين أو الكبار الشركة، سيتضح ما هي المهارات التي سيحتاجها المزيد من أعضاء الفريق الصغار من أجل الانتقال إلى هذه المناصب المتقدمة.

زيادة الانتاجية (Increased productivity)

ولعل الفائدة الأكثر أهمية في تحليل فجوة المهارات هي زيادة الإنتاجية. عندما تحدد المهارات اللازمة في إطار التدريب، فإن شركتك سوف تصبح أفضل في إدارة الوقت وتخطيط العمل والبقاء على ميزانيات المشاريع بشكل أكثر فعالية. كل هذه العوامل تجعل الشركة أقوى ككل وأفضل في تحقيق الأهداف.

كيف تبدأ عملية مراجعة المهارات (How do you begin the skill review process)؟

إن تحليل فجوة المهارات بالنسبة للموظفين مفيد لأي منظمة. لهذا السبب من المهم أن يكون لديك مراجعة شاملة للمهارات التي يمتلكها موظفوك مقابل المهارات المطلوبة. إليك بعض الخطوات التي يجب إتخاذها عند إجراء تحليل لفجوة المهارات.

سرد أهداف الشركة (List company objectives)

قبل أن تبدأ التحليل، سوف ترغب في سرد أهداف الشركة أو القسم. ستحدد أهدافك المهارات التي تتطلع الى الحصول عليها من موظفيك. بالإضافة إلى ذلك، سيساعد على إعطاء الأولوية للمهارات الأكثر أهمية للشركة. سيكون من الأسهل تخطيط التدريب الخاص بك والحصول على مشاركة الموظفين من خلال تحديد سبب الحاجة إلى تحليل فجوة المهارات.

المهارات المطلوبة (Skills needed)

بمجرد مراجعة أهدافك، حدد المهارات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف. يجب تقسيم ذلك حسب الدور الوظيفي. وبعبارة أخرى، ما هي المهارات المحددة اللازمة لكل وصف وظيفي داخل شركتك. يمكنك القول أن التواصل في مكان العمل هو أحد أهم المهارات في شركتك. ومع ذلك، قد يكون هذا أمرًا حيويًا لدور مثل خدمة العملاء، ولكن ربما ليس بنفس أهمية تعلم كيفية استخدام قاعدة بيانات إدارة علاقات العملاء( CRM) الجديدة لأعضاء فريق المبيعات الخاص بك.

تتمثل إحدى طرق تبسيط هذه الخطوة في تجميع أدوار وظيفية متشابهة معًا. على سبيل المثال ، على الرغم من أن فريق التسويق الخاص بك قد يتخصص في أدوار مختلفة في الفريق، فإن الكتابة مهمة للفريق بأكمله. لذا من خلال تجميع الأدوار الوظيفية داخل مؤسستك، سيساعد ذلك في تحديد نقاط القوة التي تريد أن يمتلكها كل قسم أو فريق.

قياس المهارات (Measure skills)

بعد ذلك، ستحتاج إلى قياس مستوى مهارة موظفيك الحاليين مع المهارات التي حددتها على أنها الأكثر أهمية. و إحدى الطرق للقيام بذلك هي التقييم إما على مقياس رقمي، من واحد إلى 10. فواحد كونه موظف لا يملك الكثير من المعرفة بالمهارات المطلوبة و 10 يعني هذا الموظف بارع بالفعل. أو طريقة أخرى للقياس هي إستخدام مستوى عالي، متوسط، ومنخفض للإشارة إلى مدى قوة الشخص في مهارة معينة.

تعلم المهارات المطلوبة (Learn needed skills)

بمجرد تحديد المهارات المطلوبة، فقد حان الوقت للنظر إلى موظفيك الحاليين. يمكنك اتخاذ نهجين مختلفين. تختار إما تدريب وتطوير موظفيك الحاليين. أو تتطلع إلى توظيف موظفين لديهم المهارات المطلوبة التي حددتها.

تدريب الموظفين الحاليين

مع هذا الخيار، لن تضيف الوقت والمصاريف لتوظيف أعضاء جدد. ومع ذلك، ستحتاج إلى تكريس التفكير والطاقة في كيفية تدريب موظفيك الحاليين. و طريقة رائعة للقيام بذلك هي إستخدام مزود نظام إدارة التعلم. يمكنهم صياغة مواد التدريب وتشكيل طريقة لبدء تدريب الشركات. يمكن أن يتضمن هذا الموفر التعلم المختلط، التعلم من الأقران إلى الأقران، و استخدام الألعاب في التدريب لتحفيز وتطوير فريقك بنجاح.

توظيف موظفين جدد

إذا أخترت توظيف أعضاء جدد في الفريق، فعليك فقط أن تتذكر ما تعلمته أثناء تحليل فجوة المهارات للموظفين المستقبليين. ولابد أن يتضمن هذا أمورًا مثل:
صياغة توصيفات تفصيلية للوظائف
دمج المهارات اللازمة المحددة
طلب أمثلة خلال عملية المقابلة على كيفية إثبات المرشح لهذه المهارات في الوظائف السابقة.

نصائح لقياس فعالية تحليل فجوة المهارة (Tips to measure effective skill gap analysis)

الآن بعد أن عرفت عملية تحليل فجوة المهارة للموظفين ، كيف يمكنك التأكد من أن التحليل الخاص بك فعال؟ هناك بعض الأساليب التي يمكنك اتباعها والتي قد تساعد في توجيه العملية وتؤدي إلى نتائج أفضل. إليك بعض الطرق التي يمكنك اتباعها لقياس المهارات اللازمة لموظفيك.

إستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI)

تقدم مؤشرات الأداء الرئيسية أو (KPI) قيم قابلة للقياس تظهر مدى فعالية أي شركة في تحقيق أهداف الأعمال الرئيسية. ومع ذلك، يمكن تطبيق مؤشرات الأداء الرئيسية على الموظفين للحكم على مدى فعالية مهاراتهم الوظيفية في المساهمة في الشركة. على سبيل المثال، يمكنك قياس مسار العمل مع الشركة، و التعويض، و المكافآت، و المزايا، و معدلات الاستبقاء.

بمجرد مقارنة الموظفين بأدوار وظيفية مماثلة، سترى الاتجاهات. سيساعدك هذا في تحديد فجوات المهارات مع بعض الموظفين. وبمجرد تحديدها، يمكنك البدء في تصحيحها بالتدريب.

التقييمات (Assessments)

هناك طريقة أخرى للمساعدة في تحديد الفجوات في المهارات وهي التقييمات. باستخدام مزود نظام إدارة التعلم، يمكنهم إعداد التقييمات مع هذه الاختبارات. سوف تتعلم أين يجب إضافة المهارات لكل موظف وإلى فريق بأكمله. على سبيل المثال، يمكنك قياس مواضيع مثل تمكين المبيعات، وإدارة الأداء، وخدمة العملاء.

فقط تذكر استخدام سيناريوهات واقعية عند طرح الأسئلة. بهذه الطريقة، من السهل الحكم على رد فعل الموظف في الوقت الفعلي. بالإضافة إلى ذلك، سيمنحك هذا لمحة أفضل عن المهارات التي تفتقر إليها ويمكن تصحيحها من خلال تدريب إضافي.

المراقبة / الملاحظات (Observations)

لا أحد يحب أن يشعر بالمراقبة أو كما لو أنه تتم إدارته بشكل دقيق. ولكن في بعض الأحيان سوف تساعدك مشاهدة كيفية تفاعل الموظفين في ظل موقف معين على تحديد المهارات المفقودة. فالمراقبة أو الملاحظات هي طريقة رائعة لتحديد الثغرات في المهارات للموظفين لأنك تستطيع رؤية المشاكل التي يواجهها أعضاء فريقك مباشرة. فقط تأكد من أنك تفسر لموظفيك أنك لا تحكم عليهم. ولكنك تجمع الآراء حول كيفية دعمهم بشكل أفضل في الوظيفة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك ملاحظة السلوكيات أو ردود الأفعال التي لا يدرك أعضاء الفريق أنفسهم أنهم يقومون بها. من خلال شرح كل ذلك لموظفيك، يتلقى الجميع ملاحظات إيجابية وتدريبات إضافية ضرورية.

تصنيف و ترتيب الموظفين (Ranking employees)

من أجل مقارنة التفاح بالتفاح، بدلًا من ترتيب المهارات المطلوبة لكل وظيفة، قم بترتيب أفضل الموظفين أداءًا في جميع الفرق مع ملاحظة المهارات التي يمتلكها أعضاء الفريق. تأكد ليس فقط من ملاحظة مهارات العمل ولكن أيضا المهارات الشخصية مثل التواصل أو القيادة. وبهذه الطريقة سيكون لديك مؤشر على المهارات والمستوى الذي يجب أن تكون عليه هذه المهارات من أجل إكمال تحليل فجوة المهارات للموظفين.

ويمكن أن تساعد هذه العملية أيضا عند تعيين أعضاء جدد في الفريق لمعرفة الشكل الذي ينبغي أن يكون عليه ملف المرشحين. كما يمكن أن يكون مفيدا مع التقدم الوظيفي داخل شركتك. وسوف يكون لدى المزيد من الأعضاء المبتدئين نموذج للمهارات اللازمة من أجل الارتقاء داخل الشركة.

عملية المراجعة (Review process)

يعد وقت مراجعة الموظف طريقة رائعة أخرى لجمع التعليقات لتحليل المهارات. بدلاً من مراجعة أحادية الجانب، تأكد من جمع التعليقات من موظفو التقارير المباشرة الخاصة بهم ومديريهم وأيضًا من أعضاء فريقهم. سيعطيك هذا لمحة أفضل لنقاط القوة والضعف لكل موظف من حيث المهارات. يمكنك أيضًا التفكير في جهات اتصال خارجية مثل العملاء أو البائعين إذا تفاعل الموظفون معهم بانتظام.

من المهم أيضًا إشراك الموظفين أنفسهم. هذه فرصة للتحدث بصراحة وأمانة عن المسار الوظيفي لكل موظف، والمهارات التي يشعر كل موظف أنه بحاجة إلى تعزيزها، وأي عقبات تعترض العمل بكامل طاقته.

نماذج و دراسات الحالة (Templates and case studies)

إلى جانب أفضل الممارسات لتحليل فجوة المهارات للموظفين، من المفيد أن يكون هناك نماذج للعمل من خلالها. يمكن تكييف هذه النماذج مع المواصفات الخاصة بك، لكنها توفر نقطة بداية جيدة للبناء من خلالها.

وإذا كنت تعمل في مجال معين مثل المجال الطبي أو مجالات عمل معينة أو العلوم، فستحتاج إلى نموذج أكثر تفصيلاً يسمى تحليل فجوة المهارات الحرجة. يتم تشكيل هذا عندما ترغب الإدارة في مراقبة الموظفين حول كيفية تعاملهم مع مشروع خطير للغاية. بالإضافة إلى ذلك، يتم حجز هذا عادةً للموظفين الأكبر سنًا حيث يحتاجون إلى تحسين مجموعات مهارات معينة من أجل أداء عملهم بشكل أكثر فعالية.

إذا كنت مهتمًا بكيفية قيام الشركات الأخرى بتحليل فجوة المهارات للموظفين بنجاح، فإن مجلة التدريب تقدم بعض دراسات الحالة. و تسلط الضوء على شركات مثل KPMG و Deloitte Consulting و Verizon والمزيد. سوف تتعرف على المشكلات التي كانت تواجهها هذه الشركات وكيف توصلت لحل فجوة المهارات الخاصة بها. على الرغم من أن وضع شركتك قد يختلف، فقد يكون من المفيد معرفة ما تفعله الشركات الأخرى من حيث تحليل فجوة المهارات.

على سبيل المثال ، تشير مجلة التدريب إلى أن شركة KPMG قد تعلمت من خلال تحليل فجوة المهارات أنه مع استمرار ظهور التقنيات الجديدة واحتياجات الأعمال الجديدة ، فإنها تدرك أن المهارات المطلوبة للنجاح في الغد ليست هي نفسها المهارات المطلوبة للنجاح اليوم. فكما سعت مرة واحدة لوضع معايير المهارات على أساس نجاح الماضي، تسعى الآن إلى توقع معايير المستقبل، وتخطيط التنمية بشكل استباقي.

لماذا تحليل فجوة المهارات للموظفين (Why skill gap analysis for employees)؟

إن تحليل فجوة المهارات هو عملية مهمة يجب إتخاذها من أجل تحديد المهارات التي لديك حاليا في ترسانة الموظفين لديك والمهارات التي تحتاج للحصول عليها. وبالمرور بهذه العملية التفصيلية، ستكشف عن مواطن ضعف المهارات ومجالات القوة مع موظفيك. بمجرد تحديد المجالات التي تحتاج إلى التحسين، باستخدام موفر نظام إدارة التعلم، يمكنك تدريب وتطوير كل عضو من أعضاء الفريق القيم. ونتيجة لهذا فإن موظفيك سوف يصبحون أكثر قابلية للتسويق والمشاركة وأكثر كفاءة في أداء وظائفهم. وستحسن شركتك العمليات التي تجعل المشاريع الضرورية تسير بشكل سلس مع عدد أقل من المشاكل غير المتوقعة.
أنت بصدد طرح إطلاق منتج جديد، ولكن هل يمتلك فريقك الحالي المهارات اللازمة لإنجازه؟ أو هل تحتاج إلى توظيف أعضاء فريق مختلفين؟ أو هل تحتاج إلى إضافة تدريب إضافي لأعضاء الفريق قبل بدء هذا المشروع الجديد؟ هذه ليست سوى بعض السيناريوهات العديدة التي يكون فيها تحليل فجوة المهارات للموظفين منطقيًا. قد تشمل الأمثلة الأخرى تغيير الأدوار الوظيفية، مما يتطلب من الموظف تحمل مسئوليات جديدة أو التحولات في المهارات المطلوبة بسبب تقنيات الشركة الجديدة. إذن، ما هو بالضبط تحليل فجوة المهارة؟ يمكن تعريفه على أنه مقارنة المهارات والمعارف اللازمة لإكمال المهمة بمستوى المهارة الحالي للموظف لتلبية متطلبات المهمة. و بعد تحليل الفجوة بين الاثنين، يمكن لقادة الفريق العمل مع الموظفين لوضع خطة لسد الفجوة في المهارات.

فوائد/ مزايا البدء في تحليل فجوة المهارة (Benefits of initiating skill gap analysis)

الآن، و بعد أن عرفت ما هو تحليل فجوة المهارات للموظفين، ما هي بعض الفوائد للمديرين والمنظمات؟

تحديد نقاط ضعف الموظف (Identifies employee weak spots)

يمتلك جميع الأشخاص مزيج من نقاط القوة والضعف. فبينما قد يكون لديك قسم تسويق مزود بمهارات التواصل، قد يكون أحد أعضاء الفريق بارعًا في مهارات الكتابة و التحرير بينما قد يكون آخر متميزًا في مهارات التصميم. و من خلال إجراء تحليل للفجوة في المهارات، يمكنك تحديد المكان الذي قد يحتاج فيه الموظفون إلى تدريب إضافي للارتقاء بالجميع إلى نفس مستوى المهارة.

تقديم التطوير المهني (Offers professional development)

إذا شعر الموظف أنه يفتقر إلى مهارة معينة، فقد لا يتحدث دائمًا عن الحاجة إلى تدريب إضافي. أو قد يعرف الموظف أو يرغب في الحصول على تدريب إضافي على مهارات معينة ويشعر أن شركته لا تقدم هذا التدريب. ومن ثم يصبح ساخط بل وحتى يفقد وعيه. ثم يبدأ بالبحث عن شركة تهتم أكثر بمساره المهني.

لذا من المهم إجراء تحليل لفجوة المهارات للموظفين. وسيحدد ذلك خطة تنمية مخصصة لكل موظف. سوف يظهر لموظفيك أنك تقدر التدريب والتطوير. بالإضافة إلى ذلك، أنك تريد تزويد كل موظف من موظفيك بالمهارات المناسبة لكي يكون ناجحًا.

مساعدة الموارد البشرية (Helps human resources)

من خلال إجراء تحليل للفجوة في المهارات، سيساعد قسم الموارد البشرية لديك. لماذا؟ لأنهم سيفهمون المهارات المطلوبة لدور معين. وهذا يساعد الموارد البشرية على كتابة أوصاف الوظائف المصممة بشكل جيد مما يؤدي إلى مرشحين أفضل وفي نهاية المطاف أعضاء جدد أقوى في الفريق.

مسار للترقية (Path for promotion)

سيستفيد المديرون أيضًا من تحليل الفجوة في المهارات. لأنه سيظهر المهارات المطلوبة لكل مستوى ضمن فريقهم. وإذا غادر أحد الأعضاء البارزين أو الكبار الشركة، سيتضح ما هي المهارات التي سيحتاجها المزيد من أعضاء الفريق الصغار من أجل الانتقال إلى هذه المناصب المتقدمة.

زيادة الانتاجية (Increased productivity)

ولعل الفائدة الأكثر أهمية في تحليل فجوة المهارات هي زيادة الإنتاجية. عندما تحدد المهارات اللازمة في إطار التدريب، فإن شركتك سوف تصبح أفضل في إدارة الوقت وتخطيط العمل والبقاء على ميزانيات المشاريع بشكل أكثر فعالية. كل هذه العوامل تجعل الشركة أقوى ككل وأفضل في تحقيق الأهداف.

كيف تبدأ عملية مراجعة المهارات (How do you begin the skill review process)؟

إن تحليل فجوة المهارات بالنسبة للموظفين مفيد لأي منظمة. لهذا السبب من المهم أن يكون لديك مراجعة شاملة للمهارات التي يمتلكها موظفوك مقابل المهارات المطلوبة. إليك بعض الخطوات التي يجب إتخاذها عند إجراء تحليل لفجوة المهارات.

سرد أهداف الشركة (List company objectives)

قبل أن تبدأ التحليل، سوف ترغب في سرد أهداف الشركة أو القسم. ستحدد أهدافك المهارات التي تتطلع الى الحصول عليها من موظفيك. بالإضافة إلى ذلك، سيساعد على إعطاء الأولوية للمهارات الأكثر أهمية للشركة. سيكون من الأسهل تخطيط التدريب الخاص بك والحصول على مشاركة الموظفين من خلال تحديد سبب الحاجة إلى تحليل فجوة المهارات.

المهارات المطلوبة (Skills needed)

بمجرد مراجعة أهدافك، حدد المهارات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف. يجب تقسيم ذلك حسب الدور الوظيفي. وبعبارة أخرى، ما هي المهارات المحددة اللازمة لكل وصف وظيفي داخل شركتك. يمكنك القول أن التواصل في مكان العمل هو أحد أهم المهارات في شركتك. ومع ذلك، قد يكون هذا أمرًا حيويًا لدور مثل خدمة العملاء، ولكن ربما ليس بنفس أهمية تعلم كيفية استخدام قاعدة بيانات إدارة علاقات العملاء( CRM) الجديدة لأعضاء فريق المبيعات الخاص بك.

تتمثل إحدى طرق تبسيط هذه الخطوة في تجميع أدوار وظيفية متشابهة معًا. على سبيل المثال ، على الرغم من أن فريق التسويق الخاص بك قد يتخصص في أدوار مختلفة في الفريق، فإن الكتابة مهمة للفريق بأكمله. لذا من خلال تجميع الأدوار الوظيفية داخل مؤسستك، سيساعد ذلك في تحديد نقاط القوة التي تريد أن يمتلكها كل قسم أو فريق.

قياس المهارات (Measure skills)

بعد ذلك، ستحتاج إلى قياس مستوى مهارة موظفيك الحاليين مع المهارات التي حددتها على أنها الأكثر أهمية. و إحدى الطرق للقيام بذلك هي التقييم إما على مقياس رقمي، من واحد إلى 10. فواحد كونه موظف لا يملك الكثير من المعرفة بالمهارات المطلوبة و 10 يعني هذا الموظف بارع بالفعل. أو طريقة أخرى للقياس هي إستخدام مستوى عالي، متوسط، ومنخفض للإشارة إلى مدى قوة الشخص في مهارة معينة.

تعلم المهارات المطلوبة (Learn needed skills)

بمجرد تحديد المهارات المطلوبة، فقد حان الوقت للنظر إلى موظفيك الحاليين. يمكنك اتخاذ نهجين مختلفين. تختار إما تدريب وتطوير موظفيك الحاليين. أو تتطلع إلى توظيف موظفين لديهم المهارات المطلوبة التي حددتها.

تدريب الموظفين الحاليين

مع هذا الخيار، لن تضيف الوقت والمصاريف لتوظيف أعضاء جدد. ومع ذلك، ستحتاج إلى تكريس التفكير والطاقة في كيفية تدريب موظفيك الحاليين. و طريقة رائعة للقيام بذلك هي إستخدام مزود نظام إدارة التعلم. يمكنهم صياغة مواد التدريب وتشكيل طريقة لبدء تدريب الشركات. يمكن أن يتضمن هذا الموفر التعلم المختلط، التعلم من الأقران إلى الأقران، و استخدام الألعاب في التدريب لتحفيز وتطوير فريقك بنجاح.

توظيف موظفين جدد

إذا أخترت توظيف أعضاء جدد في الفريق، فعليك فقط أن تتذكر ما تعلمته أثناء تحليل فجوة المهارات للموظفين المستقبليين. ولابد أن يتضمن هذا أمورًا مثل:
صياغة توصيفات تفصيلية للوظائف
دمج المهارات اللازمة المحددة
طلب أمثلة خلال عملية المقابلة على كيفية إثبات المرشح لهذه المهارات في الوظائف السابقة.

نصائح لقياس فعالية تحليل فجوة المهارة (Tips to measure effective skill gap analysis)

الآن بعد أن عرفت عملية تحليل فجوة المهارة للموظفين ، كيف يمكنك التأكد من أن التحليل الخاص بك فعال؟ هناك بعض الأساليب التي يمكنك اتباعها والتي قد تساعد في توجيه العملية وتؤدي إلى نتائج أفضل. إليك بعض الطرق التي يمكنك اتباعها لقياس المهارات اللازمة لموظفيك.

إستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI)

تقدم مؤشرات الأداء الرئيسية أو (KPI) قيم قابلة للقياس تظهر مدى فعالية أي شركة في تحقيق أهداف الأعمال الرئيسية. ومع ذلك، يمكن تطبيق مؤشرات الأداء الرئيسية على الموظفين للحكم على مدى فعالية مهاراتهم الوظيفية في المساهمة في الشركة. على سبيل المثال، يمكنك قياس مسار العمل مع الشركة، و التعويض، و المكافآت، و المزايا، و معدلات الاستبقاء.

بمجرد مقارنة الموظفين بأدوار وظيفية مماثلة، سترى الاتجاهات. سيساعدك هذا في تحديد فجوات المهارات مع بعض الموظفين. وبمجرد تحديدها، يمكنك البدء في تصحيحها بالتدريب.

التقييمات (Assessments)

هناك طريقة أخرى للمساعدة في تحديد الفجوات في المهارات وهي التقييمات. باستخدام مزود نظام إدارة التعلم، يمكنهم إعداد التقييمات مع هذه الاختبارات. سوف تتعلم أين يجب إضافة المهارات لكل موظف وإلى فريق بأكمله. على سبيل المثال، يمكنك قياس مواضيع مثل تمكين المبيعات، وإدارة الأداء، وخدمة العملاء.

فقط تذكر استخدام سيناريوهات واقعية عند طرح الأسئلة. بهذه الطريقة، من السهل الحكم على رد فعل الموظف في الوقت الفعلي. بالإضافة إلى ذلك، سيمنحك هذا لمحة أفضل عن المهارات التي تفتقر إليها ويمكن تصحيحها من خلال تدريب إضافي.

المراقبة / الملاحظات (Observations)

لا أحد يحب أن يشعر بالمراقبة أو كما لو أنه تتم إدارته بشكل دقيق. ولكن في بعض الأحيان سوف تساعدك مشاهدة كيفية تفاعل الموظفين في ظل موقف معين على تحديد المهارات المفقودة. فالمراقبة أو الملاحظات هي طريقة رائعة لتحديد الثغرات في المهارات للموظفين لأنك تستطيع رؤية المشاكل التي يواجهها أعضاء فريقك مباشرة. فقط تأكد من أنك تفسر لموظفيك أنك لا تحكم عليهم. ولكنك تجمع الآراء حول كيفية دعمهم بشكل أفضل في الوظيفة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك ملاحظة السلوكيات أو ردود الأفعال التي لا يدرك أعضاء الفريق أنفسهم أنهم يقومون بها. من خلال شرح كل ذلك لموظفيك، يتلقى الجميع ملاحظات إيجابية وتدريبات إضافية ضرورية.

تصنيف و ترتيب الموظفين (Ranking employees)

من أجل مقارنة التفاح بالتفاح، بدلًا من ترتيب المهارات المطلوبة لكل وظيفة، قم بترتيب أفضل الموظفين أداءًا في جميع الفرق مع ملاحظة المهارات التي يمتلكها أعضاء الفريق. تأكد ليس فقط من ملاحظة مهارات العمل ولكن أيضا المهارات الشخصية مثل التواصل أو القيادة. وبهذه الطريقة سيكون لديك مؤشر على المهارات والمستوى الذي يجب أن تكون عليه هذه المهارات من أجل إكمال تحليل فجوة المهارات للموظفين.

ويمكن أن تساعد هذه العملية أيضا عند تعيين أعضاء جدد في الفريق لمعرفة الشكل الذي ينبغي أن يكون عليه ملف المرشحين. كما يمكن أن يكون مفيدا مع التقدم الوظيفي داخل شركتك. وسوف يكون لدى المزيد من الأعضاء المبتدئين نموذج للمهارات اللازمة من أجل الارتقاء داخل الشركة.

عملية المراجعة (Review process)

يعد وقت مراجعة الموظف طريقة رائعة أخرى لجمع التعليقات لتحليل المهارات. بدلاً من مراجعة أحادية الجانب، تأكد من جمع التعليقات من موظفو التقارير المباشرة الخاصة بهم ومديريهم وأيضًا من أعضاء فريقهم. سيعطيك هذا لمحة أفضل لنقاط القوة والضعف لكل موظف من حيث المهارات. يمكنك أيضًا التفكير في جهات اتصال خارجية مثل العملاء أو البائعين إذا تفاعل الموظفون معهم بانتظام.

من المهم أيضًا إشراك الموظفين أنفسهم. هذه فرصة للتحدث بصراحة وأمانة عن المسار الوظيفي لكل موظف، والمهارات التي يشعر كل موظف أنه بحاجة إلى تعزيزها، وأي عقبات تعترض العمل بكامل طاقته.

نماذج و دراسات الحالة (Templates and case studies)

إلى جانب أفضل الممارسات لتحليل فجوة المهارات للموظفين، من المفيد أن يكون هناك نماذج للعمل من خلالها. يمكن تكييف هذه النماذج مع المواصفات الخاصة بك، لكنها توفر نقطة بداية جيدة للبناء من خلالها.

وإذا كنت تعمل في مجال معين مثل المجال الطبي أو مجالات عمل معينة أو العلوم، فستحتاج إلى نموذج أكثر تفصيلاً يسمى تحليل فجوة المهارات الحرجة. يتم تشكيل هذا عندما ترغب الإدارة في مراقبة الموظفين حول كيفية تعاملهم مع مشروع خطير للغاية. بالإضافة إلى ذلك، يتم حجز هذا عادةً للموظفين الأكبر سنًا حيث يحتاجون إلى تحسين مجموعات مهارات معينة من أجل أداء عملهم بشكل أكثر فعالية.

إذا كنت مهتمًا بكيفية قيام الشركات الأخرى بتحليل فجوة المهارات للموظفين بنجاح، فإن مجلة التدريب تقدم بعض دراسات الحالة. و تسلط الضوء على شركات مثل KPMG و Deloitte Consulting و Verizon والمزيد. سوف تتعرف على المشكلات التي كانت تواجهها هذه الشركات وكيف توصلت لحل فجوة المهارات الخاصة بها. على الرغم من أن وضع شركتك قد يختلف، فقد يكون من المفيد معرفة ما تفعله الشركات الأخرى من حيث تحليل فجوة المهارات.

على سبيل المثال ، تشير مجلة التدريب إلى أن شركة KPMG قد تعلمت من خلال تحليل فجوة المهارات أنه مع استمرار ظهور التقنيات الجديدة واحتياجات الأعمال الجديدة ، فإنها تدرك أن المهارات المطلوبة للنجاح في الغد ليست هي نفسها المهارات المطلوبة للنجاح اليوم. فكما سعت مرة واحدة لوضع معايير المهارات على أساس نجاح الماضي، تسعى الآن إلى توقع معايير المستقبل، وتخطيط التنمية بشكل استباقي.

لماذا تحليل فجوة المهارات للموظفين (Why skill gap analysis for employees)؟

إن تحليل فجوة المهارات هو عملية مهمة يجب إتخاذها من أجل تحديد المهارات التي لديك حاليا في ترسانة الموظفين لديك والمهارات التي تحتاج للحصول عليها. وبالمرور بهذه العملية التفصيلية، ستكشف عن مواطن ضعف المهارات ومجالات القوة مع موظفيك. بمجرد تحديد المجالات التي تحتاج إلى التحسين، باستخدام موفر نظام إدارة التعلم، يمكنك تدريب وتطوير كل عضو من أعضاء الفريق القيم. ونتيجة لهذا فإن موظفيك سوف يصبحون أكثر قابلية للتسويق والمشاركة وأكثر كفاءة في أداء وظائفهم. وستحسن شركتك العمليات التي تجعل المشاريع الضرورية تسير بشكل سلس مع عدد أقل من المشاكل غير المتوقعة.