تويت
مقدمه عن التدقيق
الغرض من التدقيق هو تحديد مدى مطابقة النظام مع متطلبات المواصفة القياسية مثلا الأيزو 9001 . يقوم فريق المراجعة بأستخدام قائمة التساؤلات التي تم اعدادها مسبقا أثناء فترة الاعداد للزيارة بالتحرك داخل الأماكن المختلفة بالشركة وذلك حسب خطة المراجعة التي تم اعدادها مسبقا ومشاهدة تنفيذ انشطة الشركة المختلفة ليتحققوا من أن النظام لايتم تطبيقه فقط ولكن لكي يتحققوا من أن الاجراءات والأساليب المطبقة فعالة .إن كلمة السر التي يبحث عنها المدقق هي ( فاعلية النظام ) وليست مهمة المراجع هي البحث عن مدى تطبيق النظام من عدمه فحسب ولكنها تتعدى ذلك لتقييم مامدى فاعلية واكتمال مفهوم العملية. وللتحقق من هذه الفاعلية فإن فريق المراجعة يستطيع تجميع الادلة الموضوعية من خلال :
- الأوراق: تشمل التسجيلات للمعلومات، التقارير المنصوص عليها بالاجراءات والتي نصت عليها المواصفة ( من خلالها يمكن للمدقق أن يدرك فاعلية تطبيق النظام بالشركة في المرحلة السابقة.
- تنفيذ الاعمال :وذلك من خلال مشاهدة المدقق للعمليات اثناء تنفيذها والتأكد من أن العمليات تتم كما هو موصوف بالوثائق ( يظهر مامدى فاعلية تطبيق النظام في الوقت الحاضر)
- الأشخاص: من حلال المقابلات التي تتم مع الاشخاص العاملين في الأنشطة المختلفة وتحديد مدى فهمهم بما هو موثق في نظام ادارة الجودة ( يظهر مدى فهم ومعرفة الافراد العاملين بالشركة لمهامهم وللنظام المطبق بالشركة يوضح شكل التطبيق وفاعليته في المرحلة القادمة
تعريف التدقيق:
- التدقيق Audit
هى عملية منهجية موثقة ومستقلة للحصول على أدلة التدقيق وتقييمها بواقعية لتحديد إلى أى مدى تم تحقيق معايير التدقيق
تعالو نشوف كل مصطلح معناه أيه
منهجية : تتم عملية التدقيق طبقا لمنهج تحدده المواصفة المرشدة ISO 19011
مستقلة : تتم بواسطة أشخاص / منظمات لا تربطهم مسئولية أو مصلحة بالجهة المراجع عليها
أدلة التدقيق : سجلات , صياغات حقائق أو أى معلومات أخرى محقق صحتها وترتبط بمعايير التدقيق والتى من الممكن أن تكون كمية أو كيفية
معايير التدقيق : مجموعة من السياسات و الإجراءات أو المتطلبات يتم إستخدامها كمرجع تقارن بها أدلة التدقيق
2- المراجعة Review
هو نشاط يتم إتخاذه لتأكيد مناسبة وفعالية وكفأة الشئ فى تحقيق الأهداف المحددة
3- التفتيش Inspection
هو عملية تقييم للتطابق بالملاحظة والحكم المقرون كلما أمكن بالقياسات أو الإختبار أو الفحص الظاهرى و النظرى أو بإستخدام قوالب ومحددات قياس
4- الإختبار Test
هو عملية فنية تتكون من تحديد خاصية أو أكثر لمنتج معين أو عملية ما أو خدمة ما طبقا لإجراء محدد
ده كانت مجموعة من المصطلحات المتشابه والتى كلها تعتبر نوع من تقييم الغير سواء كان هذا الغير شخص أو نشاط أو منتج أو عملية
طيب فى ملاحظة تانية مهمة
وهى التداخل الذى يحدث بين كلمتى مراجعة وتدقيق وهذا التداخل موجود فى الغالب عندنا فى مصر لأننا ما بنقول على التدقيق باسمه بل نقول عليه مراجعة سواء داخلية أو خارجية
وأترك الأن الموضوع لأخى صفوان ليكمل سلسلته الرائعة فى التدقيق
الهدف منه:
تحديد ما اذا كانت انشطة النظام(جوده, بيئه, سلامه ......) ونتائجه
تنسجم مع الترتيبات المخطط لها
ويتم تطبيقها بشكل فعال
ومناسبه لتحقيق الاهداف
ونقصد بأنشطة النظام:
- السجلات
- المنتجات والخدمات واللتي تقدمها المنشأة
ام المقصود بالترتيبات المخطط لها فهي:
- وثائق النظام الاساسيه
- الوثائق الارشاديه
- تعليمات العمل
يعني لازم نتأكد من اتباع التعليمات والاجراءات والوثائق الارشاديه
هل هذه فقط ؟
لا
لازم نتأكد من انها منسجمه مع متطلبات محدده ( المواصفات)
طبع الكل يعلم بأنه التدقيق يجب ان يكون شامل لجميع الانشطه واللتي تقوم بها المنشأة والمحدده في النظام
انواع التدقيق:
طبعا عندنا نوعين من التدقيق
- الداخلي
- الخارجي
بنسبه للداخلي يقوم بتنفيذه مدققين تابعين للشركه ( ممكن تكون دائره مختصه او موظفين من دوائر مختلفه)
المهم ان لا يكون للمدقق علاقه بالنشاط الذي يتم التدقيق عليه او اية مسؤوليه مياشره عن التنفيذ يعني التدقيق حيادي
وهذه التدقيق يجب ان يكون مخطط يعني مش مفاجئ
يعني لازم يكون في خطه عامه للتدقيق
و لازم يكون في تيليغ الدائره المعنيه عن عملية التدقيق
ولازم يتم تحديد موعد للتدقيق
ولازم نوضح الهدف من العمليه
الكل لازم يعرف انه التدقيق يهدف الى التحسين المستمر للنظام
وليس اصطياد الاخطاء والبحث عن حالات عدم المطايقه
ولازم التدقيق يشمل:
تدقيق الوثائق
وتدقيق النظام المطبق
- في المراحل الاولى من تطبيق النظام يتم التركيز على مدى مطابقة الوثائق لمتطلبات النظام
لتسهيل العمليه اعمل قوائم تفقد(check lists) لمتطلبات النظام
في المراحل المتقدمه من تطبيق النظام نركز على:
- التعديلات اللتي تمت على الوثائق
( يفضل دائما تمييز التعديلات على سبيل المثال : وضع اشارة(*) بجانب البند المعدل)
- وعلى البنود الخاصه بضيط الوثائق و السجلات
(اسم الاجراء او التعليمه او الوثيقه , الاصدار , رقم النسخه, التاريخ , عدد الصفحات , الاختام والتواقيع.......وهكذا)
اما بنسبه للتدقيق على تطبيق النظام:
فيجب علينا التحقق من الامور التاليه:
- مدى معرفة العاملين بمسؤولياتهم حسب النظام المطبق
- وهل يتم اتباع التعليمات الوارده في اجراءاتهم ووثائقهم
( تحقق من السجلات الموجوده ومحتوياتها)
- وهل هذه الوثائق موجوده في الاماكن المناسبه
( يعني ليس من المنطق وجود طريقة تشغيل ماكنه في مكتب رئيس القسم)
- هل تلقى العاملين التدريب المناسب على تنفيذ ما ورده في الاجراءات والوثائق
طبعا عمليات التدقيق يجب ان تكون مستمره و بشكل دوري
ويعتمد تكرار عملية التدقيق على نشاط معين حسب:
- اهمية النشاط
- المخالفات والملاحظات الناتجه من عمليات تدقيق سايقه
( كلما زادة المخالفات او الملاحظات زادت عمليات التدقيق على النشاط)
- حدوث تعديلات او ايجاد نشاطات جديده في النظام
( نتعامل معها كأنها نظام جديد)
- وجود افراد جدد في النشاط
- بعد عمل دورات او تدريبات جديده متعلقه بنشاط معين
باختصار اعطيكم هذه القاعده:
انه اية نظام يتكون من عناصر محدده
( افراد , معدات , عمليات . مواد , وثائق , مباني ......... الخ )
حدوث اية خلل او تعديل او تجديد يعني انه يجب اخضاع هذه المنطقه والمناطق المتأثره بالنشاط للتدقيق مع التركيز على عناصر التغيير
تعليق