تويت
مقال عن سياسة تقليل الفاقد Gemba مثل نظام تويوتا
ثقافة نظام تويوتا الإنتاجي (أو سياسة تقليل الفاقد) تتميز بالبساطة والقائدة الكبيرة. من هذه الأمور البسيطة المقولة الشهيرة:
Gemba أي موقع العمل وهي تعني أن تذهب لموقع العمل وتلاحظ بنفسك
في ثقافة تويوتا فإن التواجد في موقع العمل الحقيقي وملاحظة ما يجري هو من الأمور المطلوبة. فالمهندس يتواجد لفترات طويلة في موقع العمل أي بين المعدات والعمال. والمدير يقوم بزيارات يومية للمصنع والمدير الكبير يقوم بزيارات دورية. لماذا؟ لكي يتعرفوا على الأمور على حقيقتها فلا يجلسون في غرفة الاجتماعات يحللون الأمور كما يتصورونها ولكنهم يلمسون الواقع على حقيقته يوميا. ولكي يقومون بتحليل أسلوب العمل بشكل دائم فيقفون على المشاكل والعيوب ويقومون بحلها.
تجربة شخصية
وقد كانت لي تجربة شخصية في ذلك فقد عملت كمهندس للصيانة عند تخرجي وقد اكتشفت حقيقة أن التواجد في مكان أعمال الصيانة هو من الأمور بالغة الأهمية. لقد وجدت أن الاستماع للمشاكل عبر التليفون من الفنيين لا يكفي فالتليفون لن يعطيك الإحساس الحقيقي بالمشاكل والأهم من ذلك أن الكثير من المشاكل لن يصلك أصلا. ليس هذا عن تعمد من أحد ولكن ربما هم لم يروا تلك المشاكل أصلا أو لم يعيروها اهتماما. هذه المشاكل تكتشفها أنت حين تقف في موقع العمل وتلاحظ ما يجري.
ثقافة نظام تويوتا الإنتاجي (أو سياسة تقليل الفاقد) تتميز بالبساطة والقائدة الكبيرة. من هذه الأمور البسيطة المقولة الشهيرة:
Gemba أي موقع العمل وهي تعني أن تذهب لموقع العمل وتلاحظ بنفسك
في ثقافة تويوتا فإن التواجد في موقع العمل الحقيقي وملاحظة ما يجري هو من الأمور المطلوبة. فالمهندس يتواجد لفترات طويلة في موقع العمل أي بين المعدات والعمال. والمدير يقوم بزيارات يومية للمصنع والمدير الكبير يقوم بزيارات دورية. لماذا؟ لكي يتعرفوا على الأمور على حقيقتها فلا يجلسون في غرفة الاجتماعات يحللون الأمور كما يتصورونها ولكنهم يلمسون الواقع على حقيقته يوميا. ولكي يقومون بتحليل أسلوب العمل بشكل دائم فيقفون على المشاكل والعيوب ويقومون بحلها.
تجربة شخصية
وقد كانت لي تجربة شخصية في ذلك فقد عملت كمهندس للصيانة عند تخرجي وقد اكتشفت حقيقة أن التواجد في مكان أعمال الصيانة هو من الأمور بالغة الأهمية. لقد وجدت أن الاستماع للمشاكل عبر التليفون من الفنيين لا يكفي فالتليفون لن يعطيك الإحساس الحقيقي بالمشاكل والأهم من ذلك أن الكثير من المشاكل لن يصلك أصلا. ليس هذا عن تعمد من أحد ولكن ربما هم لم يروا تلك المشاكل أصلا أو لم يعيروها اهتماما. هذه المشاكل تكتشفها أنت حين تقف في موقع العمل وتلاحظ ما يجري.
حين تتواجد في موقع العمل فإنك تتعرف على الأسباب الحقيقية للمشاكل. فعلى سبيل المثال قد تحدث مشكلة كبيرة في معدة ما نتيجة لانخفاض مستوى الزيت ولكن عند تحليل المشكلة فإن هذا السبب لا يُطرح لأنه من المفترض أن هناك شخصا ما يمر كل ساعة على هذه المعدات ويتأكد من مستوى الزيت. وبالتالي فإن مناقشة الأسباب تتجه في اتجاه أسباب وهمية. أما لو كنت في موقع العمل بشكل يومي فإنك ستعرف أن هذا الشخص لا يمر سوى مرة واحدة كل بضع ساعات وأن مستوى الزيت ربما لا يشغل باله. وحينئذ فإنك تستطيع إصلاح هذا الخلل وتعمل على حمل هذا الشخص على القيام بعمله وتتجنب تلك المشاكل.
حين تتواجد في الموقع وتلاحظ أعمال الصيانة على سبيل المثال -كما حدث معي- فإنك تكتشف الأسباب الحقيقية لتأخر العمل. إنها ليست أسبابا معقدة ولكنها أشياء بسيطة. ستلاحظ أن الفنيين قد أتوا بأدوات ثم اكتشفوا أنهم قد نسوا بعض الأدوات، قد تجد ان بعض الأدوات لا يعمل، قد تكتشف أن أسطوانات الأكسجين كانت فارغة، قد تكتشف طول أوقات الانتظار لحضور شخص ما أو لإحضار قطع الغيار، قد تكتشف أن قطع الغيار لم تكن مناسبة وهكذا. هذا ما لن تكتشفه من مكتبك. وحينما تتواجد في الموقع فإنك تبدأ في التفكير في طرق ابتكارية للقيام بنفس العمل وتجد الفرصة لتناقش أفكار العاملين وتشجعها.
فلسفة عامة لكل الأعمال
وهذا الأمر ليس مرتبطا فقط بالعمل في المصانع بل يتعداه إلى المجالات الأخرى. على سبيل المثال فإن تواجد مدير المطعم في المطبخ وحيث يرى عملية تقديم الطعام للضيوف يجعله يلاحظ المشاكل ثم يحلها. وتواجد مصمم المُنتج في مكان استخدامه الحقيقي يجعله يلاحظ مستخدمي المنتج ويتعرف على بعض الأخطاء في التصميم فيقوم بتطوير التصميم. وزيارة موقع المورد يجعلنا نتعرف على حقيقة إمكاناته ومستوى جودته وأسلوب عمله. وتواجد مُعد برامج الحاسوب في مكان استخدامها الحقيقي يجعله يكتشف بعض الصعوبات التي يواجهها المستخدم والتي لم يتوقعها. وقد كانت لي تجربة حديثة حيث قمت بزيارة بعض العاملين في مقر عملهم لتدريبهم على بعض البرامج. وقد اكتشفت أن ما أقوم به بسرعة كبيرة على حاسوبي يستغرق وقتا طويلا لديهم نتيجة لقدم الجهاز المستخدم. وقد تكتشف ضعف الاتصال بالشبكة المحلية أو الدولية وقد تلاحظ ظروف عمل المستخدم حيث يقوم بعدة أعمال في نفس الوقت أو أن هناك الكثير من الأفراد الذين يستخدمون نفس الجهاز أو أن المستخدم يجد صعوبة في الاستخدام وهكذا. كل هذا يساعدك على اكتشاف المشاكل الحقيقية.
وليس غريبا أن يكون التواجد في الموقع وملاحظة ما يجري هناك من أساسيات ثقافة نظام تويوتا. فنظام تويوتا يهدف إلى عدم تغطية المشاكل ويهدف إلى البحث عن الأسباب الجذرية للمشاكل واقتلاعها وهو نظام يعتمد على الحقائق والتحليل لا التخمين والتقارير الكاذبة وهو نظام يعتمد على التطوير المستمر. وهذا هو ما يتحقق من التواجد في الموقع وملاحظة سير العمليات. إنك تكتشف المشاكل وتكتشف أسبابها الحقيقية وتعتمد على ما تراه عيناك وتقوم بتطوير العمل بشكل مستمر. لذلك فإن هذا الاهتمام بالتواجد في موقع العمل وتحليل الأمور يأتي متناسقا تماما مع باقي عناصر ثقافة نظام تويوتا الإنتاجي.
إن مجرد التواجد في الموقع والنظر إلى ما حولك لا يفي بالغرض. فالغرض هو الوقوف على الحقيقة وتحليلها وتطويرها. إن الغرض هو التفكير العميق والبحث عن جذور المشاكل والبحث عن طرق للتطوير. فالأمر ليس نزهة للموقع ولكنه تفكير عميق وملاحظة وتحليل.
دائرة أهنو:
كان تاتيتي أهنو مؤسس نظام تويوتا ينصح المديرين بأن يرسم الواحد منهم دائرة في الموقع ويقف فيها ثم يلاحظ العملية ويحلل ما يرى. هذه هي أحد النصائح الشهيرة لأهنو والتي هي أساس في هذا الموضوع. لماذا ترسم دائرة؟ إن الفكرة هي أن تظل في نفس المكان لفترة طويلة تلاحظ منه ما يجري.
وهناك أسلوب آخر وهو Gemba Walk أي أن تتجول في الموقع. وهذا يعني أن تقوم بزيارة الموقع بشكل يومي وأن تعود كل يوم بأفكار جديدة أو بمشاكل تحتاج للحل. وقد تحدد هدفا كل يوم لجولتك مثل التأكد من وجود علامات الامان أو اتباع أساليب ضبط الجودة أو ملاحظة الفواقد من نوع ما. وبصفة عامة فإنك في هذه الجولة تبحث عن الفواقد والمشاكل ومواطن التطوير. وقد تشمل الجولة بعض الحديث مع العاملين للسؤال عن مشكلة ما أو التأكد من أمر ما.
قصة طريفة
من القصص التي أعجبتني جدا في هذا الشأن قصة المهندس يوجي يوكويا الياباني والتي قرأتها في كتاب Toyota Way. هذا المهندس تم تكليفه بتطوير السيارة سيينا Sienna في شركة تويوتا وذلك لبيعها في شمال أمريكا. وعلى الرغم من أن هذا المهندس سبق له زيارة أجزاء من شمال أمريكا فإنه شعر بحاجته لزيارة المنطقة بعيون المهندس الذي سيطور هذه السيارة. هذا كلام محمود ومقبول ولكن باقي القصة هو أمر عجيب فعلا ويبين مدى حرص هؤلاء على التواجد في الواقع وتحليله.
إن هذا المهندس لم يطلب أن يزور المدن الأمريكية الكبيرة ليلقي نظرة على السيارات وعلى أسلوب قيادة السيارات هناك. لقد طلب من مديره أن يسمح له بزيارة شمال أمريكا ليقود سيارة بنفسه في الولايات الأمريكية الخمسين والمقاطعات الكندية الثلاثة عشر وجميع أجزاء المكسيك. وبالفعل قام بهذه الرحلة وقاد في الولايات الخمسين بما فيهم ألاسكا وهاواي وكذلك كندا والمكسيك. وقد حاول تأجير نفس السيارة سيينا في كل هذه الولايات ليكتشف طرق تطويرها وكيفية سيرها على الطرق المختلفة.
وعاد المهندس يوكويا بأفكار لتطوير السيارة بناء على تجربته الشخصية. فقد رأى اختلاف الطرق في كندا عن الولايات المتحدة حيث تكون في كندا مرتفعة في الوسط ربما لسهولة ذوبان الجليد. ولاحظ تأثير الرياح بجوار المسيسيبي كما لاحظ صعوبة الدوران في بعض الطرق الضيقة. واكتشف أمورا أخرى مثل حاجة الركاب للأكل في السيارة وشرب القهوة وشراء بضائع كثيرة. هكذا استفاد هذا المهندس واستفادت تويوتا من فلسفة التواجد في الموقع والملاحظة والتحليل.
ابحث عن موقع عملك وتواجد به ولاحظ وحلل وطور. ابحث عن الفواقد واهتم بأمور السلامة. اكتشف المشاكل وكن بناء. لا تبحث عن شخص تعاقبه ولا عن مشكلة فتخفيها ولكن ابحث عن مشكلة فتحلها. جرب بنفسك لترى النتائج.
من مراجع الموضوع:
حين تتواجد في الموقع وتلاحظ أعمال الصيانة على سبيل المثال -كما حدث معي- فإنك تكتشف الأسباب الحقيقية لتأخر العمل. إنها ليست أسبابا معقدة ولكنها أشياء بسيطة. ستلاحظ أن الفنيين قد أتوا بأدوات ثم اكتشفوا أنهم قد نسوا بعض الأدوات، قد تجد ان بعض الأدوات لا يعمل، قد تكتشف أن أسطوانات الأكسجين كانت فارغة، قد تكتشف طول أوقات الانتظار لحضور شخص ما أو لإحضار قطع الغيار، قد تكتشف أن قطع الغيار لم تكن مناسبة وهكذا. هذا ما لن تكتشفه من مكتبك. وحينما تتواجد في الموقع فإنك تبدأ في التفكير في طرق ابتكارية للقيام بنفس العمل وتجد الفرصة لتناقش أفكار العاملين وتشجعها.
فلسفة عامة لكل الأعمال
وهذا الأمر ليس مرتبطا فقط بالعمل في المصانع بل يتعداه إلى المجالات الأخرى. على سبيل المثال فإن تواجد مدير المطعم في المطبخ وحيث يرى عملية تقديم الطعام للضيوف يجعله يلاحظ المشاكل ثم يحلها. وتواجد مصمم المُنتج في مكان استخدامه الحقيقي يجعله يلاحظ مستخدمي المنتج ويتعرف على بعض الأخطاء في التصميم فيقوم بتطوير التصميم. وزيارة موقع المورد يجعلنا نتعرف على حقيقة إمكاناته ومستوى جودته وأسلوب عمله. وتواجد مُعد برامج الحاسوب في مكان استخدامها الحقيقي يجعله يكتشف بعض الصعوبات التي يواجهها المستخدم والتي لم يتوقعها. وقد كانت لي تجربة حديثة حيث قمت بزيارة بعض العاملين في مقر عملهم لتدريبهم على بعض البرامج. وقد اكتشفت أن ما أقوم به بسرعة كبيرة على حاسوبي يستغرق وقتا طويلا لديهم نتيجة لقدم الجهاز المستخدم. وقد تكتشف ضعف الاتصال بالشبكة المحلية أو الدولية وقد تلاحظ ظروف عمل المستخدم حيث يقوم بعدة أعمال في نفس الوقت أو أن هناك الكثير من الأفراد الذين يستخدمون نفس الجهاز أو أن المستخدم يجد صعوبة في الاستخدام وهكذا. كل هذا يساعدك على اكتشاف المشاكل الحقيقية.
وليس غريبا أن يكون التواجد في الموقع وملاحظة ما يجري هناك من أساسيات ثقافة نظام تويوتا. فنظام تويوتا يهدف إلى عدم تغطية المشاكل ويهدف إلى البحث عن الأسباب الجذرية للمشاكل واقتلاعها وهو نظام يعتمد على الحقائق والتحليل لا التخمين والتقارير الكاذبة وهو نظام يعتمد على التطوير المستمر. وهذا هو ما يتحقق من التواجد في الموقع وملاحظة سير العمليات. إنك تكتشف المشاكل وتكتشف أسبابها الحقيقية وتعتمد على ما تراه عيناك وتقوم بتطوير العمل بشكل مستمر. لذلك فإن هذا الاهتمام بالتواجد في موقع العمل وتحليل الأمور يأتي متناسقا تماما مع باقي عناصر ثقافة نظام تويوتا الإنتاجي.
إن مجرد التواجد في الموقع والنظر إلى ما حولك لا يفي بالغرض. فالغرض هو الوقوف على الحقيقة وتحليلها وتطويرها. إن الغرض هو التفكير العميق والبحث عن جذور المشاكل والبحث عن طرق للتطوير. فالأمر ليس نزهة للموقع ولكنه تفكير عميق وملاحظة وتحليل.
دائرة أهنو:
كان تاتيتي أهنو مؤسس نظام تويوتا ينصح المديرين بأن يرسم الواحد منهم دائرة في الموقع ويقف فيها ثم يلاحظ العملية ويحلل ما يرى. هذه هي أحد النصائح الشهيرة لأهنو والتي هي أساس في هذا الموضوع. لماذا ترسم دائرة؟ إن الفكرة هي أن تظل في نفس المكان لفترة طويلة تلاحظ منه ما يجري.
وهناك أسلوب آخر وهو Gemba Walk أي أن تتجول في الموقع. وهذا يعني أن تقوم بزيارة الموقع بشكل يومي وأن تعود كل يوم بأفكار جديدة أو بمشاكل تحتاج للحل. وقد تحدد هدفا كل يوم لجولتك مثل التأكد من وجود علامات الامان أو اتباع أساليب ضبط الجودة أو ملاحظة الفواقد من نوع ما. وبصفة عامة فإنك في هذه الجولة تبحث عن الفواقد والمشاكل ومواطن التطوير. وقد تشمل الجولة بعض الحديث مع العاملين للسؤال عن مشكلة ما أو التأكد من أمر ما.
قصة طريفة
من القصص التي أعجبتني جدا في هذا الشأن قصة المهندس يوجي يوكويا الياباني والتي قرأتها في كتاب Toyota Way. هذا المهندس تم تكليفه بتطوير السيارة سيينا Sienna في شركة تويوتا وذلك لبيعها في شمال أمريكا. وعلى الرغم من أن هذا المهندس سبق له زيارة أجزاء من شمال أمريكا فإنه شعر بحاجته لزيارة المنطقة بعيون المهندس الذي سيطور هذه السيارة. هذا كلام محمود ومقبول ولكن باقي القصة هو أمر عجيب فعلا ويبين مدى حرص هؤلاء على التواجد في الواقع وتحليله.
إن هذا المهندس لم يطلب أن يزور المدن الأمريكية الكبيرة ليلقي نظرة على السيارات وعلى أسلوب قيادة السيارات هناك. لقد طلب من مديره أن يسمح له بزيارة شمال أمريكا ليقود سيارة بنفسه في الولايات الأمريكية الخمسين والمقاطعات الكندية الثلاثة عشر وجميع أجزاء المكسيك. وبالفعل قام بهذه الرحلة وقاد في الولايات الخمسين بما فيهم ألاسكا وهاواي وكذلك كندا والمكسيك. وقد حاول تأجير نفس السيارة سيينا في كل هذه الولايات ليكتشف طرق تطويرها وكيفية سيرها على الطرق المختلفة.
وعاد المهندس يوكويا بأفكار لتطوير السيارة بناء على تجربته الشخصية. فقد رأى اختلاف الطرق في كندا عن الولايات المتحدة حيث تكون في كندا مرتفعة في الوسط ربما لسهولة ذوبان الجليد. ولاحظ تأثير الرياح بجوار المسيسيبي كما لاحظ صعوبة الدوران في بعض الطرق الضيقة. واكتشف أمورا أخرى مثل حاجة الركاب للأكل في السيارة وشرب القهوة وشراء بضائع كثيرة. هكذا استفاد هذا المهندس واستفادت تويوتا من فلسفة التواجد في الموقع والملاحظة والتحليل.
ابحث عن موقع عملك وتواجد به ولاحظ وحلل وطور. ابحث عن الفواقد واهتم بأمور السلامة. اكتشف المشاكل وكن بناء. لا تبحث عن شخص تعاقبه ولا عن مشكلة فتخفيها ولكن ابحث عن مشكلة فتحلها. جرب بنفسك لترى النتائج.
من مراجع الموضوع:
The Toyota Way, J. Liker, McGrawHill, 2004
مواقع مرتبطة بالموضوع:
