تويت
لزيادة أرباح إى مؤسسة إنتاجية فيتوقف ذلك على
زيادة الإنتاجية ، وتخفيض التكلفة ،
ومن بين الإدارات الهامة لزيادة الإنتاجية هو " دراسة تخطيط وتبسيط وتحسين طرق العمل "،
فعن طريق هذه الدراسة يتم إختيار أفضل طرق الإنتاج وتسلسل التشغيل وإختيار وتصميم العدد والمعدات وتطوير المنتج نفسه.
ولإمكان إجراء هذه الدراسات يتم الإستعانة بمجموعة من النماذج الأتية:-
م النموذج الأستخدام
1
2
3
4
• جدول تسلسل العمليات Operation Process Chart
• جدول التسلسل التشغيلى Flow Process Chart
• خريطة التسلسل Flow Diagram
• المسار الحرج PERT Chart
يتم الإستعانة بهذه الجداول عند محاولة التعرف على طريقة تصنيع منتج معين إبتداء من صرف الخامات من المخازن إلى وصول المنتج للمرحلة النهائية ، ومرورا بأزمنة التصنيع ومراحل التفتيش ، وذلك فى محاولة لتحليل وإستنباط طرق جديدة لتصنيع هذا المنتج.
5
6
7
• جدول العامل والماكينة Man / Machine Chart
• جدول إستغلال وقت العمل Gang Process Chart
• جدول حركات العامل Operator Process Chart
لتحليل ودراسة كيفية أداء العامل لعمله ، بهدف تطوير هذا الأداء بما يؤدى إلى الإستفادة القصوى من العامل والماكينة على حد سواء.
8
• جدول تداول المواد والمعداتTravel Chart
ويستخدم فى تحليل ودراسة مسارات تداول الخامات.
ولكى يتم إستخدام هذه النماذج بصورة مبسطة ، فإنه يتم الإستعانة بمجموعة من الرموز والأشكال للتدليل على العمل المراد شرحه أو الإشارة إليه.
خطوات تنفيذ دراسة طرق العمل :-
عند البدء فى عمل دراسة طرق عمل لمنتج ما أو لجزء معين ، ولابد أن تتم هذه الخطوات بنفس التسلسل الموضوع.
(1) تحديد الهدف:-
والمقصود هو الهدف من إجراء الدراسة ، فهل تهدف الدراسة إلى:-
• خفض التكلفة
• زيادة الإنتاجية
• لمعالجة الخلل فى كيفية تداول الخامات والمواد
• دخول منتج جديد يستخدم نفس الماكينات ولكن بتسلسل مختلف
• لتطوير المنتجات القائمة.
• تعديل تصميم لمنتجات لظهور منتجات منافسة
وتحديد الهدف من شأنه تحديد النهج الذى يجب أتباعة فى الدراسة.
(2) التســـــــجيل :-
وهو تسجيل الوضع الحالى بكل تفاصيله الدقيقة والفرعية مع الإستعانة بالنماذج المذكورة سابقا ، ويراعى التسجيل بنفس التسلسل المتبع ويرفق أحيانا كروكى لمكان العمل لزيادة الإيضاح.
(3) التحــــــــليل :-
تحليل العمل هو طريقة يقوم بها باحث العمل لتحليل جميع العناصر المنتجة وغير المنتجة المكونة للعمل بهدف تطويره وتحسينه.،
وتعتمد طريقة التحليل على الإجابة على مجموعة من الأسئلة توجه لكل خطوة من خطوات العمل بحيث تشمل الموضوعات العشرة الأتية:-
1- الغرض من العملية
2- تصميم الجزء
3- المسموحات والمواصفات
4- المواد
5- خطوات التشغيل
6- التوظيب والعدد
7- ظروف العمل
8- تداول المواد
9- تخطيط المصنع
10- مبادى إقتصاديات الحركة .
ومحور هذه الأسئلة هو أداة الإستفهام " لماذا ؟ "
لماذا تعتبر هذه العملية مهمة ؟
لماذا يتم التنفيذ بهذه الكيفية ؟
لماذا تم وضع المسموحات بهذه الصورة ؟
لماذا تم توصيف الخامات بهذه المكونات؟
لماذا تم تحديد هذا العامل بالذات للعمل على هذه العملية
وأداة الإستفهام " لماذا " سوف يؤدى إلى وضع عدة أسئلة أخرى
" ماذا ، كيف ، من ، أين ، متى "
• ما هو الغرض من هذه العملية ؟
• كيف يمكن أداء هذه العملية بصورة أفضل ؟
• من هو أحسن من يؤدى هذه العملية ؟
• أين يمكن تنفيذ العملية بتكلفة أقل ؟
• متى يمكن تنفيذ العملية بأقل مسافة لتداول الخامات ؟
وبتوجيه هذه الأسئلة والإجابة عليها يمكن إدماج أو إلغاء بعض الأعمال وعمليات التشغيل قبل إستنباط أى طريقة جديدة وهنا تكون عملية التحليل قد أدت الغرض منها.
(4) إستنباط طريقة جديدة للعمل :-
بإنتهاء مرحلة التحليل يمكن الحصول على طريقة بديلة أو أكثر لتنفيذ العمل مع توضيح أوجه الخلاف بينها وبين الطريقة القديمة.
(5) القيــــــــاس :-
والمقصود به هو قياس العمل ، حيث يؤدى أسلوب القياس إلى المفاضلة بين أكثر من طريقة من طرق العمل ، كذلك لحساب الوفر المقق بين الطريقة المقترحة والطريقة القديمة .
ويتم تنفيذ قياس العمل بإحدى الطرق المعروفة سواء بالساعة الميقاتية أو بالطرق الإحصائية ، ولكن أحيانا إستخدام بعض النماذج المساعدة مثل نموذج العامل والماكينة.
(6) التطبيـــــــق :-
عند الإستقرار على الطريقة المقترحة لأداء العمل تبدأ مراحل التطبيق والتى يمكن إيجازها فى الخطوتين التاليتين :-
أ- بيع الفكرة :-
• يجب الحصول على موافقة الجهات المنفذة على التعديلات المقترحة.
• يجب إشعار المسئولين أنهم أصحاب فكرة التطوير.
• وبهذا الأسلوب يمكن أن يصبحوا سندا للفكرة الجديدة ، ومدافعين عنها .
• ثم يبدأ الشرح مع التركيز على مدى الوفر الذى سوف يتحقق فى الخامات ( المباشرة وغير المباشرة ) وفى العمالة وفى زمن التشغيل .
• وفور الحصول على موافقة المسئولين يتم الأتجاه مباشرة إلى مرءوسيهم وأيضا بنفس الأسلوب السابق.
• ويجب أن يتم تسجيل الطريقة الجديدة فى صورة تقرير يتضمن فى أوله موجز عن الطريقة المقترحة.
(ب) التنفيذ:-
يجب على باحث العمل أن يشرف بصورة تامة على مراحل تنفيذ الطريقة المقترحة ، حتى لا تحدث إى تعديلات غير مرغوب فيها ، وفى نفس الوقت يكون قريبا من العمال المباشرين وعمال التوضيب فيقوم بشرح الطريقة الجديدة لهم حتى لا يكونوا عقبة أثناء التنفيذ.
(7) المتابعة :-
بعد إنتهاء التنفيذ وبدأ العمل بالطريقة الجديدة يجب متابعة الأداء للتأكد من التطبيق الكامل للطريقة المعدلة ، للتعرف على مشاكل التطبيق وكيفية حلها ، والإطمئنان على تنفيذ العمل بالإسلوب المقترح وعدم تعديله أو الرجوع للطريقة القديمة ، وأيضا للتأكد من بيانات الوفر والتحسين الذى طرأ على مستوى الأداء ، والتخفيضات المحققة سواء للخامات أو ساعات التشغيل ، أو ظروف العمل أو التكلفة ... الخ .
خطوات خريطة توزيع الأعمال
1. تدريب المشرفين:-
قبل البدء بإجراء الدراسة لإعداد خريطة توزيع الأعمال ـ يلزم عقد عدة اجتماعات ، لتوضيح النماذج التي ستستخدم في البرنامج، وكيفية تعبئتها ويعطي المشرفين فرصة كافية للمناقشة والاستفسار عن كل جانب من جوانب البرنامج، وذلك لكشف أي غموض أو التباس يبدو لهم.
2. جمع المعلومات عن واجبات الموظفين:
وعلى ضوء المعلومات التي يتم جمعها، تأتي المقترحات والتوصيات لإعادة توزيع الأعمال،
من خلال النماذج التي تستخدم في دراسة توزيع الأعمال هي جدول أعمال الموظف اليومية وجدول الواجبات الأُسبوعية وقائمة نشاطات الوحدة وخريطة توزيع الأعمال.
ما هي خريطة توزيع الأعمال
هي عبارة عن جدول يبيّن جميع النشاطات المسؤولة عنها الوحدة، وجميع الأعمال التي يقوم بها كل موظف في الوحدة، وتظهر الخريطة، أعمال الموظفين مرتّبة حسب نشاطات الوحدة.
وتفرد خريطة الأعمال من دراسة تحسين النشاطات والأعمال في الوحدة الإدارية، والتعرف على أوجه النشاطات في الوحدة وما يخصص لكل نشاط من ساعات العمل في الأُسبوع أو الثلاثة أيّام أو أكثر وبهذا نستطيع أن نتعرف على:
• النشاطات المهمة أو الأقل أهمية في الوحدة،وعلى الأعمال التي يقوم بها الموظف، وكيفية توزيعه لأوقاته على هذه الأعمال .
• وإذا نظرنا بشكل أُفقي للخريطة ، فإننا نستطيع أن نتعرف على الأعمال والساعات التي يساهم بها كل موظف في كل نشاط من نشاطات الوحدة و نتعرف على الوقت الذي يستنفده كل نشاط من وقت الوحدة .
• وهذه الخريطة تساعد في بيان النشاطات، والأعمال غير المهمة، وهذا قد يؤدي إما إلى إلغائها أو إدماجها في بعضها البعض.
• كما أنها تساعد في اكتشاف الاختصاصات في الأعمال، وفي مدى الاستفادة من النشاطات في المنظمة، وفي كيفية توزيع الأعمال بين الموظفين
• وتساعد هذه الخريطة في وضع الحلول وإمكانية اقتراح توزيع أفضل للأعمال عند وضع التوزيع المقترح الذي يقدم للإدارة العليا لإقراره.
• هذه الخريطة تبيّن الزيادة الواقعة على بعض الموظفين، مما تسبب ترفيعه أو إضافه راتبه أو التخفيف عنه حتى يبقى الموظف على نشاطه في الحدود المقررة المطلوبة من مثله.
3- دراسة تحليل تلك الخريطة
• يتم الدراسة والتحليل لأجل اكتشاف مواطن الضعف في توزيع الأعمال .
• خريطة توزيع الأعمال هي وسيلة لتنظيم وعرض الأُمور المطلوبة في كيفية توزيع الأعمال في الوحدة.
• الخريطة لا تعطي الحلول للمشكلة التي تواجهها الوحدة وأن اكتشاف حلول تلك المشاكل إنما هي من واجبات المشرف والمحلل الإداري.
• وقبل البدء في تحليل خريطة توزيع الأعمال يجب التأكد من صحة إعداد البيانات الواردة فيها، ومراجعتها مع قوائم الواجبات للموظفين مع قائمة نشاطات الوحدة.
وعندئذ يمكن الاستفادة من الخريطة استفادة كبيرة بالمقارنة بتلك القوائم يتوصل المشرف أو المدير بعد ملاحظة هذه الأمور الثلاثة إلى نتائج واقعية عن طريق دراستها وتحليلها، ومن ذلك يظهر الجواب عن هذه الأسئلة، ما هي وجوه النشاطات التي يستنفد أداؤها وقت الموظفين؟
o وهل ينبغي أن تأخذ هذه النشاطات هذا الوقت؟
o وهل الوقت الذي يصرف على كل وجه من وجوه نشاطات الوحدة، يمكن تبريره تبريراً صحيحاً؟
o وهل هناك جهود قد أُسيء توجيهها؟
o وهل هناك أوقات قد خصّصت بمهمات غير ضرورية أو مضرّة؟
o وهل يستفاد من مجهودات الموظفين أحسن استفادة؟
o وهل تستخدم جميع المهارات الاستخدام السليم؟
o وهل يعهد إلى موظف ذي خبرة عالية بالاضطلاع بأعمال لا تتطلب سوى مهارة قليلة أو بالعكس؟
o وهل يقوم الموظفون بأعمال متعددة لا يتصل ولا يرتبط بعضها ببعض، فلا علاقة بين تلك الأعمال ولا تنسيق، مما يدل على أن المنظمة لا تتبع التخصص بالقدر الكافي؟
o وهل العمل مقسم تقسيماً سليماً أو أن التقسيم مبالغ فيه؟
o وهل حدّدت وظيفة كل موظف تحديداً دقيقاً؟
o وهل يؤدي أكثر من موظف عملاً واحداً في وقت واحد، وكل منهم لا ينهض إلاّ بجزء بسيط من العمل، بينما يجب أن يقوم بكل العمل موظف واحد أو اثنان فيحدث تضخم في عددالموظفين بالنسبة لهذا العمل؟
o وهل يتعطل سير العمل كثيراً، أم يأتي في الوقت المناسب؟
o وهل تذهب مجهودات الموظفين ووقتهم سدىً، بسبب تدخل أكثر من موظف واحد في عملية واحدة؟
o وهل الأعمال الواجبة موزعة توزيعاً عادلاً، أم أن بعض الموظفين مرهقين بالواجبات والأعمال بينما يقضي غيرهم قسماً من أوقاتهم بدون أعمال أو بأعمال تافهة؟
o وهل الرواتب التي يتقاضاها الموظفون بمجموعها تتناسب مع قدر الإنتاج؟ وإذا كانت كذلك فهل تقسيمها تقسيم صحيح أو أن بعض الموظفين يأخذون أكثر وبعض الموظفين أقل؟
4- إعادة توزيع الأعمال
وتأتي بعد أن تكشف عملية تحليل خريطة توزيع الأعمال عن نقاط الضعف الموجودة في توزيع الأعمال الحالية في الوحدة الإدارية، وتلي ذلك مرحلة اقتراح الحلول المناسبة بإعادة توزيع الأعمال في الوحدة توزيعا عادلاً، وسليماً ويراعي اختصاص ومهارة وكفاءة كل موظف في الوحدة الإدارية،
o ويعد المحلل الإداري خريطة توزيع الأعمال المقترحة، ويبيّن فيها التغييرات التي ستطرأ على واجبات وأعمال كل موظف في الوحدة الإدارية، وعلى نشاطات الوحدة ككل.
o كما أنه يبيّن أنه يجب أن يغير الموظف مكانه إلى مكان آخر، بل الوحدة بكاملها تغير من مكان إلى مكان آخر إذا لم يكن التسلسل أو التنسيق مناسباً.
o ومن اللازم أن يناقش المحلل الإداري التوصيات والمقترحات التي يراها مناسبة، لمعالجة مشاكل توزيع الأعمال في الوحدة مع الرؤساء الإداريين قبل وضعها في صورتها النهائية، وأن يستمع إلى آرائهم بخصوص تلك التوصيات والمقترحات.
o ويعد المحلل الإداري بعد ذلك خريطة توزيع الأعمال المقترحة في صورتها النهائية، ويرفق لها تقريراً يبيّن التوصيات والمقترحات بخصوص إعادة توزيع الواجبات لكل موظف في الوحدة إلى غير ذلك من نقاط الضعف التي يحللها ويعطي التوصية بكيفية إصلاحها.
o كما أنه يضع البدائل الممكنة إذا كانت هنالك بدائل متعددة ويبيّن أن هذا البديل أفضل أو أنّه مساوٍ، وإن كان أرجح من ناحية خارجية، أو أن هذا البديل ليس بأفضل لأنه من الواضح أن البدائل على ثلاثة أقسام، وإن كان لكل قسم أيضاً جهات متفاوتة.
o فى الخريطة لابد من توضيح بيان أيّام العطل الرسمية، وغير الرسمية من الإجازات الشخصية لولادة أو مرض أو اضطرار إلى سفر أو ما أشبه ذلك، فإن كثيراً ما ينتهز الموظف ـ خصوصاً الكسول ـ أمثال هذه العطل ليزيد في حجمها وذلك من نقاط ضعف الإدارة، فاللازم أن يعالجها المحلل، كما أن مثل شهر رمضان وشهر محرم وصفر حيث تتغير المواعيد في الأول أو يكون الوقت مهلهلاً في الثاني، يجب أن يؤخذ بالملاحظة في وضع الجدول المعدل.
اساليب تخطيط العمل
هناك اساليب عديدة للتخطيط نتناول منها التنبؤ وتحليل الاتجاه العام ، والموازنات ، وخرائط العمل وشبكات الاعمال وقوائم العمل المطلوب واجندة المكتب ، 0000 وغيرها .
اولا :- التنبؤ وتحليل الاتجاه العام
ثانيا : الموازنات
ثالثا : النماذج والخرائط
(1) خرائط العمل :-
وتسمى احيانا خرائط " جانت " وتربط فى الغالب ثلاثة ابعاد :
رابعا : شبكات الاعمال ( بيرت PERT)
خامسا : اجنده المكتب
سادسا : قوائم العمل المطلوب انجازها
زيادة الإنتاجية ، وتخفيض التكلفة ،
ومن بين الإدارات الهامة لزيادة الإنتاجية هو " دراسة تخطيط وتبسيط وتحسين طرق العمل "،
فعن طريق هذه الدراسة يتم إختيار أفضل طرق الإنتاج وتسلسل التشغيل وإختيار وتصميم العدد والمعدات وتطوير المنتج نفسه.
ولإمكان إجراء هذه الدراسات يتم الإستعانة بمجموعة من النماذج الأتية:-
م النموذج الأستخدام
1
2
3
4
• جدول تسلسل العمليات Operation Process Chart
• جدول التسلسل التشغيلى Flow Process Chart
• خريطة التسلسل Flow Diagram
• المسار الحرج PERT Chart
يتم الإستعانة بهذه الجداول عند محاولة التعرف على طريقة تصنيع منتج معين إبتداء من صرف الخامات من المخازن إلى وصول المنتج للمرحلة النهائية ، ومرورا بأزمنة التصنيع ومراحل التفتيش ، وذلك فى محاولة لتحليل وإستنباط طرق جديدة لتصنيع هذا المنتج.
5
6
7
• جدول العامل والماكينة Man / Machine Chart
• جدول إستغلال وقت العمل Gang Process Chart
• جدول حركات العامل Operator Process Chart
لتحليل ودراسة كيفية أداء العامل لعمله ، بهدف تطوير هذا الأداء بما يؤدى إلى الإستفادة القصوى من العامل والماكينة على حد سواء.
8
• جدول تداول المواد والمعداتTravel Chart
ويستخدم فى تحليل ودراسة مسارات تداول الخامات.
ولكى يتم إستخدام هذه النماذج بصورة مبسطة ، فإنه يتم الإستعانة بمجموعة من الرموز والأشكال للتدليل على العمل المراد شرحه أو الإشارة إليه.
خطوات تنفيذ دراسة طرق العمل :-
عند البدء فى عمل دراسة طرق عمل لمنتج ما أو لجزء معين ، ولابد أن تتم هذه الخطوات بنفس التسلسل الموضوع.
(1) تحديد الهدف:-
والمقصود هو الهدف من إجراء الدراسة ، فهل تهدف الدراسة إلى:-
• خفض التكلفة
• زيادة الإنتاجية
• لمعالجة الخلل فى كيفية تداول الخامات والمواد
• دخول منتج جديد يستخدم نفس الماكينات ولكن بتسلسل مختلف
• لتطوير المنتجات القائمة.
• تعديل تصميم لمنتجات لظهور منتجات منافسة
وتحديد الهدف من شأنه تحديد النهج الذى يجب أتباعة فى الدراسة.
(2) التســـــــجيل :-
وهو تسجيل الوضع الحالى بكل تفاصيله الدقيقة والفرعية مع الإستعانة بالنماذج المذكورة سابقا ، ويراعى التسجيل بنفس التسلسل المتبع ويرفق أحيانا كروكى لمكان العمل لزيادة الإيضاح.
(3) التحــــــــليل :-
تحليل العمل هو طريقة يقوم بها باحث العمل لتحليل جميع العناصر المنتجة وغير المنتجة المكونة للعمل بهدف تطويره وتحسينه.،
وتعتمد طريقة التحليل على الإجابة على مجموعة من الأسئلة توجه لكل خطوة من خطوات العمل بحيث تشمل الموضوعات العشرة الأتية:-
1- الغرض من العملية
2- تصميم الجزء
3- المسموحات والمواصفات
4- المواد
5- خطوات التشغيل
6- التوظيب والعدد
7- ظروف العمل
8- تداول المواد
9- تخطيط المصنع
10- مبادى إقتصاديات الحركة .
ومحور هذه الأسئلة هو أداة الإستفهام " لماذا ؟ "
لماذا تعتبر هذه العملية مهمة ؟
لماذا يتم التنفيذ بهذه الكيفية ؟
لماذا تم وضع المسموحات بهذه الصورة ؟
لماذا تم توصيف الخامات بهذه المكونات؟
لماذا تم تحديد هذا العامل بالذات للعمل على هذه العملية
وأداة الإستفهام " لماذا " سوف يؤدى إلى وضع عدة أسئلة أخرى
" ماذا ، كيف ، من ، أين ، متى "
• ما هو الغرض من هذه العملية ؟
• كيف يمكن أداء هذه العملية بصورة أفضل ؟
• من هو أحسن من يؤدى هذه العملية ؟
• أين يمكن تنفيذ العملية بتكلفة أقل ؟
• متى يمكن تنفيذ العملية بأقل مسافة لتداول الخامات ؟
وبتوجيه هذه الأسئلة والإجابة عليها يمكن إدماج أو إلغاء بعض الأعمال وعمليات التشغيل قبل إستنباط أى طريقة جديدة وهنا تكون عملية التحليل قد أدت الغرض منها.
(4) إستنباط طريقة جديدة للعمل :-
بإنتهاء مرحلة التحليل يمكن الحصول على طريقة بديلة أو أكثر لتنفيذ العمل مع توضيح أوجه الخلاف بينها وبين الطريقة القديمة.
(5) القيــــــــاس :-
والمقصود به هو قياس العمل ، حيث يؤدى أسلوب القياس إلى المفاضلة بين أكثر من طريقة من طرق العمل ، كذلك لحساب الوفر المقق بين الطريقة المقترحة والطريقة القديمة .
ويتم تنفيذ قياس العمل بإحدى الطرق المعروفة سواء بالساعة الميقاتية أو بالطرق الإحصائية ، ولكن أحيانا إستخدام بعض النماذج المساعدة مثل نموذج العامل والماكينة.
(6) التطبيـــــــق :-
عند الإستقرار على الطريقة المقترحة لأداء العمل تبدأ مراحل التطبيق والتى يمكن إيجازها فى الخطوتين التاليتين :-
أ- بيع الفكرة :-
• يجب الحصول على موافقة الجهات المنفذة على التعديلات المقترحة.
• يجب إشعار المسئولين أنهم أصحاب فكرة التطوير.
• وبهذا الأسلوب يمكن أن يصبحوا سندا للفكرة الجديدة ، ومدافعين عنها .
• ثم يبدأ الشرح مع التركيز على مدى الوفر الذى سوف يتحقق فى الخامات ( المباشرة وغير المباشرة ) وفى العمالة وفى زمن التشغيل .
• وفور الحصول على موافقة المسئولين يتم الأتجاه مباشرة إلى مرءوسيهم وأيضا بنفس الأسلوب السابق.
• ويجب أن يتم تسجيل الطريقة الجديدة فى صورة تقرير يتضمن فى أوله موجز عن الطريقة المقترحة.
(ب) التنفيذ:-
يجب على باحث العمل أن يشرف بصورة تامة على مراحل تنفيذ الطريقة المقترحة ، حتى لا تحدث إى تعديلات غير مرغوب فيها ، وفى نفس الوقت يكون قريبا من العمال المباشرين وعمال التوضيب فيقوم بشرح الطريقة الجديدة لهم حتى لا يكونوا عقبة أثناء التنفيذ.
(7) المتابعة :-
بعد إنتهاء التنفيذ وبدأ العمل بالطريقة الجديدة يجب متابعة الأداء للتأكد من التطبيق الكامل للطريقة المعدلة ، للتعرف على مشاكل التطبيق وكيفية حلها ، والإطمئنان على تنفيذ العمل بالإسلوب المقترح وعدم تعديله أو الرجوع للطريقة القديمة ، وأيضا للتأكد من بيانات الوفر والتحسين الذى طرأ على مستوى الأداء ، والتخفيضات المحققة سواء للخامات أو ساعات التشغيل ، أو ظروف العمل أو التكلفة ... الخ .
خطوات خريطة توزيع الأعمال
1. تدريب المشرفين:-
قبل البدء بإجراء الدراسة لإعداد خريطة توزيع الأعمال ـ يلزم عقد عدة اجتماعات ، لتوضيح النماذج التي ستستخدم في البرنامج، وكيفية تعبئتها ويعطي المشرفين فرصة كافية للمناقشة والاستفسار عن كل جانب من جوانب البرنامج، وذلك لكشف أي غموض أو التباس يبدو لهم.
2. جمع المعلومات عن واجبات الموظفين:
وعلى ضوء المعلومات التي يتم جمعها، تأتي المقترحات والتوصيات لإعادة توزيع الأعمال،
من خلال النماذج التي تستخدم في دراسة توزيع الأعمال هي جدول أعمال الموظف اليومية وجدول الواجبات الأُسبوعية وقائمة نشاطات الوحدة وخريطة توزيع الأعمال.
ما هي خريطة توزيع الأعمال
هي عبارة عن جدول يبيّن جميع النشاطات المسؤولة عنها الوحدة، وجميع الأعمال التي يقوم بها كل موظف في الوحدة، وتظهر الخريطة، أعمال الموظفين مرتّبة حسب نشاطات الوحدة.
وتفرد خريطة الأعمال من دراسة تحسين النشاطات والأعمال في الوحدة الإدارية، والتعرف على أوجه النشاطات في الوحدة وما يخصص لكل نشاط من ساعات العمل في الأُسبوع أو الثلاثة أيّام أو أكثر وبهذا نستطيع أن نتعرف على:
• النشاطات المهمة أو الأقل أهمية في الوحدة،وعلى الأعمال التي يقوم بها الموظف، وكيفية توزيعه لأوقاته على هذه الأعمال .
• وإذا نظرنا بشكل أُفقي للخريطة ، فإننا نستطيع أن نتعرف على الأعمال والساعات التي يساهم بها كل موظف في كل نشاط من نشاطات الوحدة و نتعرف على الوقت الذي يستنفده كل نشاط من وقت الوحدة .
• وهذه الخريطة تساعد في بيان النشاطات، والأعمال غير المهمة، وهذا قد يؤدي إما إلى إلغائها أو إدماجها في بعضها البعض.
• كما أنها تساعد في اكتشاف الاختصاصات في الأعمال، وفي مدى الاستفادة من النشاطات في المنظمة، وفي كيفية توزيع الأعمال بين الموظفين
• وتساعد هذه الخريطة في وضع الحلول وإمكانية اقتراح توزيع أفضل للأعمال عند وضع التوزيع المقترح الذي يقدم للإدارة العليا لإقراره.
• هذه الخريطة تبيّن الزيادة الواقعة على بعض الموظفين، مما تسبب ترفيعه أو إضافه راتبه أو التخفيف عنه حتى يبقى الموظف على نشاطه في الحدود المقررة المطلوبة من مثله.
3- دراسة تحليل تلك الخريطة
• يتم الدراسة والتحليل لأجل اكتشاف مواطن الضعف في توزيع الأعمال .
• خريطة توزيع الأعمال هي وسيلة لتنظيم وعرض الأُمور المطلوبة في كيفية توزيع الأعمال في الوحدة.
• الخريطة لا تعطي الحلول للمشكلة التي تواجهها الوحدة وأن اكتشاف حلول تلك المشاكل إنما هي من واجبات المشرف والمحلل الإداري.
• وقبل البدء في تحليل خريطة توزيع الأعمال يجب التأكد من صحة إعداد البيانات الواردة فيها، ومراجعتها مع قوائم الواجبات للموظفين مع قائمة نشاطات الوحدة.
وعندئذ يمكن الاستفادة من الخريطة استفادة كبيرة بالمقارنة بتلك القوائم يتوصل المشرف أو المدير بعد ملاحظة هذه الأمور الثلاثة إلى نتائج واقعية عن طريق دراستها وتحليلها، ومن ذلك يظهر الجواب عن هذه الأسئلة، ما هي وجوه النشاطات التي يستنفد أداؤها وقت الموظفين؟
o وهل ينبغي أن تأخذ هذه النشاطات هذا الوقت؟
o وهل الوقت الذي يصرف على كل وجه من وجوه نشاطات الوحدة، يمكن تبريره تبريراً صحيحاً؟
o وهل هناك جهود قد أُسيء توجيهها؟
o وهل هناك أوقات قد خصّصت بمهمات غير ضرورية أو مضرّة؟
o وهل يستفاد من مجهودات الموظفين أحسن استفادة؟
o وهل تستخدم جميع المهارات الاستخدام السليم؟
o وهل يعهد إلى موظف ذي خبرة عالية بالاضطلاع بأعمال لا تتطلب سوى مهارة قليلة أو بالعكس؟
o وهل يقوم الموظفون بأعمال متعددة لا يتصل ولا يرتبط بعضها ببعض، فلا علاقة بين تلك الأعمال ولا تنسيق، مما يدل على أن المنظمة لا تتبع التخصص بالقدر الكافي؟
o وهل العمل مقسم تقسيماً سليماً أو أن التقسيم مبالغ فيه؟
o وهل حدّدت وظيفة كل موظف تحديداً دقيقاً؟
o وهل يؤدي أكثر من موظف عملاً واحداً في وقت واحد، وكل منهم لا ينهض إلاّ بجزء بسيط من العمل، بينما يجب أن يقوم بكل العمل موظف واحد أو اثنان فيحدث تضخم في عددالموظفين بالنسبة لهذا العمل؟
o وهل يتعطل سير العمل كثيراً، أم يأتي في الوقت المناسب؟
o وهل تذهب مجهودات الموظفين ووقتهم سدىً، بسبب تدخل أكثر من موظف واحد في عملية واحدة؟
o وهل الأعمال الواجبة موزعة توزيعاً عادلاً، أم أن بعض الموظفين مرهقين بالواجبات والأعمال بينما يقضي غيرهم قسماً من أوقاتهم بدون أعمال أو بأعمال تافهة؟
o وهل الرواتب التي يتقاضاها الموظفون بمجموعها تتناسب مع قدر الإنتاج؟ وإذا كانت كذلك فهل تقسيمها تقسيم صحيح أو أن بعض الموظفين يأخذون أكثر وبعض الموظفين أقل؟
4- إعادة توزيع الأعمال
وتأتي بعد أن تكشف عملية تحليل خريطة توزيع الأعمال عن نقاط الضعف الموجودة في توزيع الأعمال الحالية في الوحدة الإدارية، وتلي ذلك مرحلة اقتراح الحلول المناسبة بإعادة توزيع الأعمال في الوحدة توزيعا عادلاً، وسليماً ويراعي اختصاص ومهارة وكفاءة كل موظف في الوحدة الإدارية،
o ويعد المحلل الإداري خريطة توزيع الأعمال المقترحة، ويبيّن فيها التغييرات التي ستطرأ على واجبات وأعمال كل موظف في الوحدة الإدارية، وعلى نشاطات الوحدة ككل.
o كما أنه يبيّن أنه يجب أن يغير الموظف مكانه إلى مكان آخر، بل الوحدة بكاملها تغير من مكان إلى مكان آخر إذا لم يكن التسلسل أو التنسيق مناسباً.
o ومن اللازم أن يناقش المحلل الإداري التوصيات والمقترحات التي يراها مناسبة، لمعالجة مشاكل توزيع الأعمال في الوحدة مع الرؤساء الإداريين قبل وضعها في صورتها النهائية، وأن يستمع إلى آرائهم بخصوص تلك التوصيات والمقترحات.
o ويعد المحلل الإداري بعد ذلك خريطة توزيع الأعمال المقترحة في صورتها النهائية، ويرفق لها تقريراً يبيّن التوصيات والمقترحات بخصوص إعادة توزيع الواجبات لكل موظف في الوحدة إلى غير ذلك من نقاط الضعف التي يحللها ويعطي التوصية بكيفية إصلاحها.
o كما أنه يضع البدائل الممكنة إذا كانت هنالك بدائل متعددة ويبيّن أن هذا البديل أفضل أو أنّه مساوٍ، وإن كان أرجح من ناحية خارجية، أو أن هذا البديل ليس بأفضل لأنه من الواضح أن البدائل على ثلاثة أقسام، وإن كان لكل قسم أيضاً جهات متفاوتة.
o فى الخريطة لابد من توضيح بيان أيّام العطل الرسمية، وغير الرسمية من الإجازات الشخصية لولادة أو مرض أو اضطرار إلى سفر أو ما أشبه ذلك، فإن كثيراً ما ينتهز الموظف ـ خصوصاً الكسول ـ أمثال هذه العطل ليزيد في حجمها وذلك من نقاط ضعف الإدارة، فاللازم أن يعالجها المحلل، كما أن مثل شهر رمضان وشهر محرم وصفر حيث تتغير المواعيد في الأول أو يكون الوقت مهلهلاً في الثاني، يجب أن يؤخذ بالملاحظة في وضع الجدول المعدل.
اساليب تخطيط العمل
هناك اساليب عديدة للتخطيط نتناول منها التنبؤ وتحليل الاتجاه العام ، والموازنات ، وخرائط العمل وشبكات الاعمال وقوائم العمل المطلوب واجندة المكتب ، 0000 وغيرها .
اولا :- التنبؤ وتحليل الاتجاه العام
ثانيا : الموازنات
ثالثا : النماذج والخرائط
(1) خرائط العمل :-
وتسمى احيانا خرائط " جانت " وتربط فى الغالب ثلاثة ابعاد :
رابعا : شبكات الاعمال ( بيرت PERT)
خامسا : اجنده المكتب
سادسا : قوائم العمل المطلوب انجازها
تعليق