تويت
نظراً لقيمة وقت العمل فإن قدرتنا على توصيل المعلومات بشكل واضح ومختصر وسريع هي من المهارات الجيدة. يمكننا أن نختصر التقرير في ورقتين أو ثلاث ولكن اليابانيون ابتدعوا فكرة بسيطة ولكنها ذات قيمة وهي كتابة التقرير المختصر في ورقة من حجم أ3 وهو الورق الذي تكون مساحته ضعف الورق المعتاد. فورق التصوير والطباعة المعتاد يسمى أ4 وأما الورق الكبير فيسمى أ3 ويكون أبعاده 297 مم طول و420 مم عرض.التقرير أ4 يكون طوليا كالشكل أدناه
| الموضوع : مشاكل جودة منتج الشركة التاريخ: 6سبتمبر 2006 من: إدارة الجودة |
| …………………………… |
| …………………………… |
| …………………………… |
| …………أ4…………….. |
| …………………………… |
| …………………………… |
| …………………………… |
أما التقرير أ3 فيكون عرضيا بضعف المساحة كما هو مبين في الشكل أدناه
| الموضوع : مشاكل جودة منتج الشركة التاريخ: 6سبتمبر 2006 من: إدارة الجودة |
|
| …………………………… | …………أ3…………….. |
| …………………………… | …………………………… |
| …………………………… | …………………………… |
| …………………………… | …………………………… |
| …………………………… | …………………………… |
عادة يتم تطبيق النصف الأيمن -عند الكتابة بالإنجليزية- أو الأيسر -عند الكتابة بالعربية- مرتين بحيث يمكن وضع التقرير في ملفات ذات حجم أ4. ويمكن -بالطبع – كتابة نفس التقرير وتداوله إلكترونيا.
وبالتالي يبدو التقرير عند تطبيقه كما بالشكل
ما هي قيمة كتابة التقرير في ورق أ3 بدلا من الورق العادي؟
أ- يمكنك كتابة أشياء عديدة مساوية لما تكتبه في ورقتين من الورق العاديب- يتمكن القارئ من رؤية محتويات التقرير جنباً إلى جنب دون الحاجة لتقليب الأوراق لمحاولة ربط الحقائق بالنتائجت- يمكنك وضع صورة أو رسم يوضح أمرا هاما في التقرير ويمكن للقارئ رؤيته بجانب الحقائق والنتائج مما يساعد على فهم الموضوع بسهولة
كيف يُكتب التقرير أ3؟
يتم تقسيم التقرير إلى عمودين بدون الحاجة لتخطيط العمودين. ثم يتم تقسيم كل عمود إلى فقرتين أو ثلاثة. قد يوضع رسم يبين شكل الجهاز الذي نتحدث عنه أو الجدول الزمني للتنفيذ. تُكتب المعلومات بشكل منظم ومختصرتَصور البعض أن التقرير أ3 هو أسلوب لحل المشاكل. ولكنه في الواقع أسلوب كتابة تقرير بنفس الأسلوب الياباني لدراسة المشاكل. ولذلك فيمكنك كتابة تقرير على ورق أ3 ولا يساعد على تفهم المشكلة وحلها. ولكن ينبغي كتابة التقرير بأسلوب يعكس التفكير المنطقي في حل المشاكل. ولذلك فعند كتابة تقرير يُوضح مشكلة ما وأسلوب حلها فقد يُقسم التقرير إلىأ- شرح المشكلةب- شرح الأسباب المحتملة للمشكلةت- تحديد سبب المشكلةث- كيفية التنفيذج- جدول التنفيذوإن كنا قد قمنا بحل المشكلة ولو جزئيا فقد يكون التقسيم كالتاليأ- شرح المشكلةب-ما تم فعلهت- تحديد سبب المشكلةث- إجراءات منع تكرار المشكلةقد تُفضل وضع ملخص في البداية وقد لا تضعه
وبالتالي يبدو التقرير عند تطبيقه كما بالشكل
ما هي قيمة كتابة التقرير في ورق أ3 بدلا من الورق العادي؟
أ- يمكنك كتابة أشياء عديدة مساوية لما تكتبه في ورقتين من الورق العاديب- يتمكن القارئ من رؤية محتويات التقرير جنباً إلى جنب دون الحاجة لتقليب الأوراق لمحاولة ربط الحقائق بالنتائجت- يمكنك وضع صورة أو رسم يوضح أمرا هاما في التقرير ويمكن للقارئ رؤيته بجانب الحقائق والنتائج مما يساعد على فهم الموضوع بسهولة
كيف يُكتب التقرير أ3؟
يتم تقسيم التقرير إلى عمودين بدون الحاجة لتخطيط العمودين. ثم يتم تقسيم كل عمود إلى فقرتين أو ثلاثة. قد يوضع رسم يبين شكل الجهاز الذي نتحدث عنه أو الجدول الزمني للتنفيذ. تُكتب المعلومات بشكل منظم ومختصرتَصور البعض أن التقرير أ3 هو أسلوب لحل المشاكل. ولكنه في الواقع أسلوب كتابة تقرير بنفس الأسلوب الياباني لدراسة المشاكل. ولذلك فيمكنك كتابة تقرير على ورق أ3 ولا يساعد على تفهم المشكلة وحلها. ولكن ينبغي كتابة التقرير بأسلوب يعكس التفكير المنطقي في حل المشاكل. ولذلك فعند كتابة تقرير يُوضح مشكلة ما وأسلوب حلها فقد يُقسم التقرير إلىأ- شرح المشكلةب- شرح الأسباب المحتملة للمشكلةت- تحديد سبب المشكلةث- كيفية التنفيذج- جدول التنفيذوإن كنا قد قمنا بحل المشكلة ولو جزئيا فقد يكون التقسيم كالتاليأ- شرح المشكلةب-ما تم فعلهت- تحديد سبب المشكلةث- إجراءات منع تكرار المشكلةقد تُفضل وضع ملخص في البداية وقد لا تضعه
| اسم المُعدة : مضخة مياه التبريد رقم أ- 120 متر مكعب/ساعة التاريخ: 6سبتمبر 2006 مُعِد التقرير: حسن أحمد – صيانة ميكانيكية |
|
| ضَع رسم توضيحي للمُعِدة هنا | ملخص: تم تغيير كاوتش قارنة كباس الهواء نتيجة تشققه وارتفاع مستوى الاهنزازات وتم إعادة الكباس في الخدمة وأصبحت الاهتزازات في المستوى الطبيعي |
| النتيجة عادت الاهتزازات على نقطة 1 إلى مستوى كذا |
وصف المشكلة تلاحظ ارتفاع مستوى الاهتزازات من كذا إلى كذا عند النقطة رقم 1 الموضحة على الرسم |
| توصيات | وصف أعمال الصيانة |
| يتم دراسة تقليل ومن فحص الكاوتش من سنة إلى ستة أشهر | تم دراسة الاهتزازات وتم فحص كاوتش القارنة واستقامة القارنة ولوحظ تشقق في الكاوتش وعدم استقامة المضخة مع الموتور |
| يتم التأكد من استقامة المضخة رقم ب اليوم والتأكد من سلامة كاوتش القارنة | وبالتالي تم تغيير الكاوتش وإعادة استقامة المضخة مع الموتور |
| استغرق العمل ساعة ونصف بدون تأثر العمليات الإنتاجية | |
وهذا نموذج آخر
فيم يستخدم تقرير أ3؟
يُستخدم هذا النوع من التقارير لتوضيح مشكلة ما وأسلوب حلها أو لاقتراح تطوير عملية ما
ملاحظات
أ- هذه هي الصورة المعتادة للتقرير أ3 ولكن يمكنك الحيود عنها قليلا بتقسيم التقرير بما يتناسب مع طبيعة الموضوع ولكن ينبغي في جميع الأحيان أن يتم توضيح الظاهرة والأسباب والاقتراحات وجدول التنفيذ أو النتائج. تذكر أن كتابة تقرير غير مختصر أو لا يحتوي هذه الأشياء الأساسية لن يجعل التقرير جيداب- يمكن أن يكون هذا التقرير تقريرا منفصلا أو يكون اختصارا لتقرير طويل يتم إرفاقهت- يمكن كتابة التقرير يدويا أو على الحاسبث- قد يتم تقسيم الصفحة إلى ثلاثة أعمدة بدلا من اثنين وقد يتم استخدام جزء بعرض الصفحة بالكامل أو بمعظمه لعرض صورة أو رسم تخطيطيج- قد يتم وضع مربع حول كل قسم أو يتم ترك الأجزاء بدون تخطيط مربعاتح- حاول وضع أي رسم تخطيطي يُوَضِّح الموضوع وأي رسم بياني هام أو جدول زمني
للتنفيذح- جرِّب استخدام تقرير أ3 لتتعرف على فائدته بنفسك
نماذج لتقارير أ3:
يمكنك تحميل الملف التالي الذي يحتوي على عدة نماذج لتقرير أ
يُستخدم هذا النوع من التقارير لتوضيح مشكلة ما وأسلوب حلها أو لاقتراح تطوير عملية ما
ملاحظات
أ- هذه هي الصورة المعتادة للتقرير أ3 ولكن يمكنك الحيود عنها قليلا بتقسيم التقرير بما يتناسب مع طبيعة الموضوع ولكن ينبغي في جميع الأحيان أن يتم توضيح الظاهرة والأسباب والاقتراحات وجدول التنفيذ أو النتائج. تذكر أن كتابة تقرير غير مختصر أو لا يحتوي هذه الأشياء الأساسية لن يجعل التقرير جيداب- يمكن أن يكون هذا التقرير تقريرا منفصلا أو يكون اختصارا لتقرير طويل يتم إرفاقهت- يمكن كتابة التقرير يدويا أو على الحاسبث- قد يتم تقسيم الصفحة إلى ثلاثة أعمدة بدلا من اثنين وقد يتم استخدام جزء بعرض الصفحة بالكامل أو بمعظمه لعرض صورة أو رسم تخطيطيج- قد يتم وضع مربع حول كل قسم أو يتم ترك الأجزاء بدون تخطيط مربعاتح- حاول وضع أي رسم تخطيطي يُوَضِّح الموضوع وأي رسم بياني هام أو جدول زمني
للتنفيذح- جرِّب استخدام تقرير أ3 لتتعرف على فائدته بنفسك
نماذج لتقارير أ3:
يمكنك تحميل الملف التالي الذي يحتوي على عدة نماذج لتقرير أ
الملفات المرفقة
تعليق