تويت
يعتمد مفهوم Hammer and Champy لإعادة هندسة العمليات التجارية على تسخير التكنولوجيا لتحسين العمليات كمحرك رئيسي لها. لفهم سبب أهمية التكنولوجيا بالنسبة إلى تقنية BPR ، دعونا أولاً نراجع ما تقوم به تقنية BPR.
ما هى عملية إعادة هندسة الأعمال التجارية؟
"BPR هو إعادة التفكير الأساسية و إعادة تصميم جذري لعمليات الأعمال لتحقيق تحسينات جذرية في مقاييس الأداء المعاصر الحرج، مثل التكلفة و الجودة و الخدمة و السرعة.". ثم يُطلب النظر في سبب أدائهم للمهام بالطريقة التي يقومون بها. سوف يبحث مهندس العمليات في الأنشطة التي سيتم تنفيذها و كيفية تصميمها لاستثمار الحد الأدنى من الموارد و الحصول على أقصى عوائد.
لتوضيح هذه النقطة ، دعونا نأخذ مثال Apple iPod. تعيد Apple التفكير في الطريقة التي يجب أن تتاح بها الموسيقى للمستهلكين. التغييرات التي جلبتها كانت:
جذرية: بينما كانت جميع الملصقات الموسيقية الأخرى تبيع الموسيقى عبر متاجر الطوب و متاجر الهاون ، طورت شركة أبل برنامج iTunes الخاص بها لبيع الموسيقى رقمياً. (كانت Napster قد أتاحت الموسيقى الرقمية من خلال منصة P2P سابقًا ، لكن تم رفع دعوى عليها من قِبل العلامات الموسيقية بسبب انتهاك حقوق الطبع و النشر)
أساسي: باعت شركة Apple الموسيقى الفردية بدلاً من الألبومات الكاملة التي يتم بيعها في متاجر الطوب و الهاون.
أبقت شركة آبل في الاعتبار الحاجة النهائية للمستهلك و أعادت النظر فيما إذا كانت الاتفاقيات مطلوبة أم لا.
لماذا إعادة هندسة المؤسسة؟
إعادة هندسة العمليات التجارية مطلوبة في حالتين:
عند اكتشاف المنظمة بعض المنهجية المتطورة التي ستُحدث ثورة في عملياتها لمنحها مزيدًا من الإنتاجية و الكفاءة و بالتالي فإن العملية برمتها تحتاج إلى تغييرات.
فشل المؤسسة في مواكبة التقنيات المتغيرة. نظرًا لأنه لم تبتكر باستمرار ، فإنها تواجه الآن موقف "التغيير أو الموت" و إعادة هندسة العمليات التجارية التي تساعد على دمج أحدث أفضل الممارسات في العمليات هي الطريقة الوحيدة لإنقاذ الأعمال.
كيفية إعادة هندسة المؤسسة؟
توافر المعلومات: لإعادة تصميم العملية بشكل أساسي ، يجب أن يعرف المرء التفاصيل المعنية. يجب التقاط التفاصيل من المصادر الداخلية و الخارجية و تقديمها إلى الأشخاص المعنيين في المدة الزمنية المطلوبة. هذا يساعدهم على تحديد المأزق و التغلب على طرق أفضل للوصول إلى النهاية المطلوبة.
تبادل المعلومات: عادة ما يتم تسهيل مشروع BPR بواسطة فريق متعدد الوظائف. في معظم الأوقات ، تنتشر الفرق عبر مواقع جغرافية مختلفة. يجب مشاركة المعلومات بنجاح بين مختلف الأشخاص لضمان أن تتم إعادة الهندسة كما هو مخطط لها و دون أي عوائق.
التكنولوجيا كحل: تقوم العمليات الجديدة التي تم تطويرها نتيجة لمبادرات BPR بنشر أحدث التقنيات لتحقيق النتائج النهائية المرجوة. عادة ما يتم تطبيق التجارة الإلكترونية أو الأتمتة أو أي حل آخر قائم على التكنولوجيا.
أصبحت عملية إعادة هندسة الأعمال كلمة رنانة مهمة للغاية في معجم BPM. يتعين على العديد من الشركات التي تأخرت في إدراك قوة BPM وأهميتها الخضوع لمبادرات لإعادة الهندسة للتأكد من أنها لا تزال ذات صلة بالسوق. مبادرات إعادة الهندسة باهظة الثمن وقد تتطلب أوقات معينة. هذا هو السبب في أنهم مستاؤون من قبل العديد من الشركات.
تلعب تحسينات العملية الإضافية دورًا هامًا في الحفاظ على تدفق الإنتاج بسلاسة. و مع ذلك ، عندما أصبح النظام بأكمله قديمًا ، فقد حان الوقت لإعادة هندسة العمليات التجارية بالكامل (BPR).
الغرض من إعادة هندسة العمليات التجارية هو اصلاح النهج الحالي بالكامل. يتم إعادة تصميم العمليات التجارية من الألف إلى الياء مع تجديد التركيز على مهمة الشركة و احتياجات العملاء. بالنسبة لمعظم الشركات ، يتمثل الهدف الأساسي لشركة BPR في تحسين الإنتاجية و الجودة و فعالية التكلفة بشكل جذري ، و تحويل الشركة التي بالكاد تنافسية إلى منافس جدي.
متى يجب التفكير في عملية الهندرة أو إعادة هندسة الأعمال
تتطلب إعادة هندسة الأعمال بالكامل موارد كبيرة. في بعض الحالات ، يكون عائد الاستثمار منخفضًا جدًا بحيث لا يجعل المشروع ذا قيمة، و ستكون مبادرات التحسين الأصغر كافية. تعتبر إعادة هندسة العمليات التجارية على نطاق واسع أكثر ملاءمة للمؤسسات التي تواجه أيًا من التحديات التالية أو كلها:
- على الرغم من بذل قصارى جهدها ، لا يمكن للمؤسسة ببساطة مواكبة المنافسين من أي حجم.
- على الرغم من أن الاستثمارات الرأسمالية الكبيرة يتم إجراؤها في العمليات الحالية ، إلا أن العائد على الاستثمار يتقلص.
- التحسينات التدريجية تؤدي إلى عملية معقدة ومكلفة بشكل متزايد ، مع القليل في طريق تحسين الإنتاج والجودة.
- من الواضح أن العملية قد انفصلت عن ما يمكن تصحيحه أو إعادة تصحيح بسيط لعدم الكفاءة.
- المسؤولية عن العمليات مجزأة، و تشارك مجموعة متنوعة من الأفراد و الفرق. عندما تظهر المشكلات ، لا يتحمل أحد المسؤولية عن حل المشكلات و سير العمل وتشغيله مرة أخرى.
- في هذه الحالات ، يمكن أن تعني إعادة هندسة العمليات التجارية الفرق بين الاستمرار في النضال و العودة إلى القمة.
كيفية إعادة هندسة العملية
بمجرد تحديد أن العملية لم يعد من الممكن التغيير و التبديل بها ، فقد حان الوقت لبدء عملية إعادة الهندسة. ابدأ بتشكيل فريق ، يتكون بشكل مثالي من فرد واحد على الأقل من كل إدارة معنية ، إلى جانب أعضاء القيادة المناسبين.
الخطوة 1: إنشاء بيان المهمة وتحديد الأهداف
إذا لم يكن هناك بيان مهمة موجود ، حدد واحدًا ، و إذا وجد ، تأكد من أنه لا يزال يصطف مع أهداف الشركة. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فأعد المهمة لتتناسب مع الغرض الحقيقي للمؤسسة.
- كيف تغيرت الشركة منذ تم تعريف المهمة؟
- هل تغيرت المهمة؟
- كيف تغيرت قاعدة العملاء؟
- كيف يمكن تحديث المهمة لوضع احتياجات العمل و احتياجات العميل في الاعتبار؟
- يوفر إكمال بيان المهمة فرصة لتحديد أهداف العمل الرفيعة المستوى التي تتناسب مع احتياجات العمل والعملاء.
الخطوة 2: تحديد العمليات التجارية الأساسية
يعد الفحص الدقيق لعمليات الأعمال الحالية خطوة أولية مهمة.
كيف ترتبط العمليات بالمهمة و أهداف العمل الأساسية التي تم إنشاؤها في الخطوة الأولى؟
كيف يمكن تغيير العمليات الأساسية لتحقيق تحسينات في قياسات الأداء الحرجة مثل التكلفة و الجودة و الخدمة و السرعة؟
ما هي أدوات تكنولوجيا المعلومات و إدارة العمليات التجارية المتاحة؟ على سبيل المثال ، يمكن استخدام وظيفة التقارير في منصات BPM المتقدمة لتتبع المقاييس الرئيسية.
عند الإجابة على هذه الأسئلة ، يمكن لفريق BPR البدء في التفكير في طرق جديدة لتنظيم سير العمل لتحسين التكلفة و الجودة و الخدمة و السرعة. بالإضافة إلى ذلك ، لدى الفريق فرصة لاتخاذ القرارات بشأن الدور الذي ستلعبه التكنولوجيا المتقدمة في العمليات المحدثة.
الخطوة 3: تطوير فريق العملية
من خلال BPR ، تتم إعادة تنظيم مسؤولية العمليات بحيث تشرف الفرق متعددة الوظائف على التسلسل الكامل من البداية إلى النهاية. هذا يحد من عمليات الإزالة غير الضرورية و يُسرع في تدفق المعلومات.
تتم إدارة العمليات الجديدة الناجحة بواسطة قسم واحد تم تدريبه على التعامل مع جميع الأنشطة المطلوبة. لقد تبين أن إعطاء فريق واحد مسؤولية شاملة عن عملية ما يحقق قدرًا أكبر من الإنتاجية و الكفاءة و الجودة.
تتوفر تقنية BPM المتقدمة لجعل تبادل المعلومات و التعاون في سير العمل سلسًا. من خلال هذه المنصات ، تكون البيانات مركزية ، ولأعضاء الفريق طريقة بسيطة و آمنة للاتصال.
الخطوة 4: تصميم عملية مبسطة
عند تحديد الأدوار ، غالبًا ما يصبح من الواضح أن مجموعة متنوعة من الأشخاص قد تم ضمهم إلى العملية بشكل غير ضروري. يتطلب التبسيط إزالة المهام الإضافية و الموظفين الخارجيين. يجب أن تضيف جميع الأنشطة و المشاركين في العملية قيمة ، و إلا فإنهم يُشكلون عائقًا على كفاءتها و فعاليتها بشكل عام. يمكن تحقيق ذلك من خلال مراجعة و اتخاذ الإجراءات بشأن النقاط التالية:
- الجمع بين أنشطة مماثلة.
- الحد من عدد الأشخاص المشاركين في إكمال كل مهمة.
- الحد من عدد العمليات الفرعية و المهام في العملية.
- احتفظ بالبرنامج القديم ، و قم بدمج المهام للعمليات عبر العمل في نظام أساسي واحد متعدد الاستخدامات.
- استخدم برنامج BPM لآلية المهام كلما كان ذلك ممكنًا.
أخيرًا ، لا تخف من التخلص من العمليات بأكملها ما لم تعد تضيف قيمة إلى النشاط التجاري. يجب أن تدقع إعادة هندسة العملية الناجحة الشركة نحو مهمتها و دعم تحقيق الأهداف المعلنة.
أفضل الممارسات في إعادة هندسة العمليات التجارية
إن إعادة هندسة العمليات التجارية هي عملية معقدة تستغرق وقتًا طويلاً ، و في بعض الحالات ، يفشل المشروع بأكمله. تكتشف أنجح الفرق أن الحفاظ على حجم الفريق إلى مجموعة من 10 أشخاص أو أقل يمكن أن يحدث فارقًا مهمًا في النجاح. بالإضافة إلى ذلك ، يوصى بشدة بشراء أصحاب المصالح الرئيسيين قبل البدء في المشروع.
يعد برنامج BPM أداة فعالة لإدارة عملية إعادة هندسة الأعمال بنجاح ، حيث توفر خرائط العمليات تمثيلًا مرئيًا للعملية التي تتم مراجعتها. تتيح هذه الأدوات للمستخدمين إجراء تغييرات بسهولة خلال مرحلة تخطيط المشروع ، و يمكنهم قياس نجاح عملية جديدة بعد التنفيذ و الإبلاغ عنها. لمعرفة المزيد حول كيفية قيام BPM بدور في إعادة هندسة عملية عملك ، تفضل بزيارة ProcessMaker ، الشركة الرائدة في حلول برامج BPM.
