تويت
التنظيم هو وظيفة الإدارة التي تنطوي على تطوير الهيكل التنظيمي وتخصيص الموارد البشرية لضمان تحقيق الأهداف. فهيكل المنظمة هو الإطار الذي يتم تنسيق الجهد ضمنه. وعادةً ما يتم تمثيل الهيكل بواسطة مخطط تنظيمي، والذي يوفر تمثيلًا بيانيًا لسلسلة الأوامر داخل المؤسسة. يشار عادًة إلى القرارات التي تتخذ بشأن هيكل المنظمة باسم قرارات التصميم التنظيمي و ينطوي التنظيم أيضًا على تصميم وظائف فردية داخل المنظمة. يجب اتخاذ القرارات حول واجبات ومسئوليات الوظائف الفردية، وكذلك الطريقة التي ينبغي بها تنفيذ الواجبات. عادة ما تسمى القرارات التي تتخذ بشأن طبيعة الوظائف داخل المنظمة بقرارات "تصميم العمل".
وينطوي التنظيم على مستوى المنظمة على تحديد أفضل السبل لإضفاء الطابع الإداري على الوظائف أو تقسيمها إلى إدارات لتنسيق الجهود بفعالية. هناك العديد من الطرق المختلفة للإدارة، بما في ذلك التنظيم حسب الوظيفة أو المنتج أو الموقع الجغرافي أو العميل. تستخدم العديد من المؤسسات الكبيرة أساليب متعددة للإدارة.
ينطوي التنظيم على مستوى وظيفة معينة على أفضل السبل لتصميم الوظائف الفردية لاستخدام الموارد البشرية بفعالية. تقليديًا، كان تصميم الوظائف مبنيًا على مبادئ تقسيم العمل والتخصيص، والتي افترضت أنه كُلمَّا كان محتوى الوظيفة أكثر ضيقًا ، كلما أصبح الموظف المنفذ للوظيفة أكثر كفاءة. ومع ذلك، فقد أظهرت التجربة أنه من الممكن أن تصبح الوظائف محددة جدًا ومتخصصة. على سبيل المثال، كيف تود وضع الأغطية على الجرار في يوم واحد تلو الآخر، كما فعلت قبل عدة عقود، إذا كنت تعمل في شركة تصنع الحلوى الهلامية والمربى؟ عندما يحدث هذا، ينتج عن النتائج السلبية، بما في ذلك انخفاض الرضا الوظيفي والالتزام التنظيمي، وزيادة التغيب، ودوران.
وينطوي التنظيم على مستوى وظيفة معينة على أفضل السبل لتصميم الوظائف الفردية لاستخدام الموارد البشرية بفعالية. تقليديًا، كان تصميم الوظائف مبنيًا على مبادئ تقسيم العمل والتخصص، والتي افترضت أنه كلمَّا كان محتوى الوظيفة أكثر تحديدًا، كلما أصبح الموظف المنفذ للوظيفة أكثر كفاءة. ومع ذلك، فقد أظهرت التجربة أنه من الممكن أن تصبح الوظائف محددة جدًا ومتخصصة. على سبيل المثال، كيف تود وضع الأغطية على الجرار في يوم واحد تلو الآخر، كما فعلت قبل عدة عقود، إذا كنت تعمل في شركة صنعت الهلام والمربى؟ عندما يحدث هذا، ينتج عن النتائج السلبية، بما في ذلك انخفاض الرضا الوظيفي والالتزام التنظيمي، وزيادة التغيب، و دوران الموظفين.
وفي الآونة الأخيرة، حاولت العديد من المنظمات تحقيق التوازن بين الحاجة إلى التخصص العمالي والحاجة للعمال للحصول على وظائف تنطوي على التنوع والاستقلالية. يتم الآن تصميم العديد من الوظائف بناءًا على مبادئ مثل التمكين وإثراء الوظائف والعمل الجماعي. على سبيل المثال، قامت شركة HUI Manufacturing ، الشركة المصنعة للصفائح المعدنية المخصصة، بالتخلص من "الإدارات" التقليدية للتركيز على الاستماع والاستجابة لاحتياجات العملاء. من الاجتماعات على مستوى الشركة إلى مجموعات العماء ، يعرف موظفو HUI عملائهم ويفهمون كيف يمكن أن تخدمهم الشركة بشكل أفضل (Huimfg, 2008).
ينطوي التوجيه على مصادر التأثير الاجتماعية وغير الرسمية التي تستخدمها لإلهام الإجراءات التي يتخذها الآخرون. إذا كان المديرون قادة فعالين، فإن مرؤوسيهم سيكونوا متحمسين لبذل الجهد لتحقيق الأهداف التنظيمية قدمت العلوم السلوكية مساهمات كثيرة لفهم وظيفة الإدارة هذه. توفر البحوث والدراسات الشخصية عن توجهات العمل معلومات مهمة عن الكيفية التي يمكن للمديرين أن يقودوا بها المرؤوسين بطريقة أكثر فعالية. على سبيل المثال، يخبرنا هذا البحث أنه لكي يصبح المديرون فعالين في القيادة، يجب عليهم أولاً فهم شخصيات وقيم ومواقف وسلوكيات موظفيهم.
تقدم دراسات نظرية التحفيز والدوافع معلومات مهمة حول الطرق التي يمكن من خلالها تنشيط العمال من أجل بذل جهد إنتاجي. تقدم دراسات الاتصالات التوجيه لكيفية تواصل المديرين بشكل فعال و مقنع. كما تقدم الدراسات حول أسلوب القيادة والقيادة معلومات حول الأسئلة، مثل: "ما الذي يجعل المدير قائدًا جيدًا؟" و "في أي حالات تكون بعض أساليب القيادة الأكثر ملائمة وفعالية؟"
تنطوي الرقابة على ضمان ألا ينحرف الأداء عن المعايير. تتكون السيطرة من ثلاث خطوات، والتي تشمل (1) وضع معايير الأداء ، (2) مقارنة الأداء الفعلي مقابل المعايير ، و (3) اتخاذ إجراءات تصحيحية عند الضرورة. غالبًا ما يتم تحديد معايير الأداء من الناحية النقدية مثل الإيرادات أو التكاليف أو الأرباح، ولكن قد يتم ذكرها أيضًا في مصطلحات أخرى، مثل الوحدات المنتجة أو عدد المنتجات المعيبة أو مستويات الجودة أو خدمة العملاء.
يمكن قياس الأداء بعدة طرق، اعتمادًا على معايير الأداء، بما في ذلك البيانات المالية، وتقارير المبيعات، ونتائج الإنتاج، ورضا العملاء، وتقييم الأداء الرسمي. و يشارك المديرون على جميع المستويات في الوظيفة الإدارية للرقابة إلى حد ما.
لا ينبغي الخلط بين الوظيفة الإدارية للرقابة والتحكم في المعنى السلوكي أو التلاعب. لا تعني هذه الوظيفة أن على المديرين محاولة التحكم أو التلاعب بالشخصيات، أو القيم، أو التوجه، أو عواطف مرؤوسيهم. وبدلاً من ذلك، فإن وظيفة الإدارة هذه تتعلق بدور المدير في اتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان اتساق أنشطة المرؤوسين ذات الصلة بالعمل والمساهمة في تحقيق الأهداف التنظيمية والإدارية و تتطلب الرقابة الفعالة وجود الخطط، حيث يوفر التخطيط معايير أو أهداف الأداء اللازمة. وتتطلب الرقابة أيضًا فهمًا واضحًا للمسئولية عن الانحرافات عن المعايير. و هناك طريقتان تقليديتان للرقابة هما تدقيق الميزانية والأداء. يتضمن التدقيق فحص السجلات والوثائق الداعمة والتحقق منها. يوفر تدقيق الميزانية معلومات حول مكان المؤسسة فيما يتعلق بما كان مخططًا له أو مدرجًا في الميزانية، بينما قد يحاول تدقيق الأداء تحديد ما إذا كانت الأرقام التي تم الإبلاغ عنها تعكس الأداء الفعلي. على الرغم من أنه غالبًا ما يتم التفكير في السيطرة من حيث المعايير المالية، يجب على المديرين أيضًا التحكم في عمليات الإنتاج والعمليات، وإجراءات تقديم الخدمات، والامتثال لسياسات الشركة، والعديد من الأنشطة الأخرى داخل المنظمة.
تعتبر الوظائف الإدارية للتخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة على نطاق واسع أفضل وسيلة لوصف وظيفة المدير، وكذلك أفضل طريقة لتصنيف المعرفة المتراكمة حول دراسة الإدارة. على الرغم من حدوث تغييرات هائلة في البيئة التي يواجهها المديرون والأدوات التي يستخدمها المديرون لأداء أدوارهم، إلا أن المديرين ما زالوا يؤدون هذه الوظائف الأساسية.
