تويت
من خلال الإشكالية المطروحة نجد أن الاتصال أهمية بالغة تجعله المحفز الأساسي لضمان سير الإدارة ، فبدونه لا يمكن للعملية الإدارية أن تكتمل ، فأي قصور في الخدمات الاتصالات يمكن أن تؤثر سلبا على مستوى أداء الأعمال في المؤسسة و لقد أدت تطبيقات علم الاتصال في مختلف الميادين إلى إثراء معطياته الأساسية مما انعكس على زيادة فعالياته و هذا ما سنراه جليا في توضيح مفهوم الاتصال و طرقه.
المطلب الأول : مفهوم ودور الاتصال
أ ) تعريف ودور الاتصال وعناصره
أ- 1 تعريف الاتصال
يمكن تعريف مصطلح الاتصال من خلال عدة أوجه :
أ)-1-1 من الناحية اللغوية : فالاتصال كلمة مشتقة من مصدر« وصل » الذي يحمل معنيين رئيسيين : الربط بين كائنين أو شخصين و ذلك على عكس الانفصال و القطع و البعد ، و الربط يعني وصله و جمعه ضد فصله ، أما المعنى الأخر فهو البلوغ أو الانتهاء إلى غاية ما ، وصل إلى الشيء أي بلغه ، وصلني الخبر بلغني « فالاتصال في اللغة أساسا الصلة و العلاقة و بلوغ غاية معينة من تلك الصلة».
وتعني كلمة الاتصالCommunication التعبير والتفاعل من خلال بعض الرموز لتحقيق هدف معين . وتنطوي على عنصر القصد و التدبير . وهذه الكلمة مشتقة من الأصل اللاتيني communs بمعنى المشاركة أو تكوين العلاقة أو بمعنى شائع أو مألوف كما ارجع البعض هذه الكلمة إلى الأصل Common بمعنى عام أو مشترك وأي من هذه المفاهيم يوضح لنا أن الاتصال عملية تتضمن (المشاركة- التفاهم) حول (موضوع ،فكرة )لتحقيق (هدف ، برنامج ).
أ)-1-2 من الناحية الاصطلاحية : فالاتصال « هو عملية تفاعل بين طرفين من خلال رسالة معينة فكرة أو الخبرة أو مهارة أو أي مضمون اتصالي آخر عبر قنوات اتصالية ينبغي أن تتناسب مع مضمون الرسالة بصورة توضح تفاعلا مشتركا بينهما ».
لقد تعددت مفاهيم الاتصال بتعدد التخصصات التي تناولت موضوعه ولذلك فلم تقتصر هذه المفاهيم على مهنة معينة ،أو تخصص معين دون الآخر لهذا سنحاول تحديد أهم هذه المفاهيم.
1- الاتصال بمعناه العام والبسيط « يقوم على نقل أو استقاء أو تبادل المعلومات بين أطراف مؤثرة ومتأثرة مصادرو متلقين على التخصيص أو التعميم. على نحو يقصد به وترتيب عليه تغيير في المواقف أو السلوك » .
أي أن أكثر العمليات الاتصالية قدر ة على تحقيق الغرض منها هي تلك التي تربط بين المحرضات ( أي الإشارات أو الرموز الاتصالية التي تهدف إلى إحداث الأثر ) كما وكيفا ، وبين قابلية الملتقى ونزوعه على ما في الإنسان من جنوح الأهواء والتمركز حول الذات » .
ويعرف الاتصال الإداري : بأنه عملية تبادل الآراء والمعلومات بين الأطراف المختلفة داخل التنظيم بغرض تحقيق هدف معين، وهذا معناه أن هناك رسالة معينة بين طرفين.
وهناك تعريفا آخر للاتصال الإداري بأنه : العملية التي يتم بها نقل المعلومات بين مرسل ومرسل إليه سواء كان نقل المعلومات شفويا أو تحريريا .
وان الاتصال هو تبادل المعلومات بين الأفراد على كل المستويات الإدارية بغرض تحقيق التفاعل في معناه الواسع وبالتالي تحقيق ديناميكية الجماعة .
و أورد معجم المصطلحات الإدارية : تعريفا للاتصال بأنه « عبارة عن تبادل الأفكار والآراء والمعلومات بين الأفراد بواسطة الوسائل الشفهية وغير الشفهية وذلك للتأثير على سلوك وتحقيق النتائج المطلوبة » .
أ -2 دور و أهمية الاتصال :
تلعب الاتصالات الإدارية دورا هاما داخل الإدارات، فهي تحافظ على تدفق وانسياب العمل داخلها وكلما كانت هناك أنظمة جيدة للاتصالات كلما زادت كفاءة العمل . و تبدو أهمية الاتصال في علاقته الوثيقة والواضحة للتخطيط من ناحية و بعملية إصدار القرارات من ناحية ثانية وبعملية الرقابة من ناحية أخرى .
فمن الناحية الأولى نجد أن الاتصال الجيد يساعد القائمين على وضع و إعداد الخطة من معرفة حقيقة الثروة البشرية و المادية الموجودة بالدولة ، وكذلك على المؤشرات الإحصائية الدقيقة التي تتوقف عليها صحة التنبؤ وبالتالي صحة التخطيط .
هذا فضلا على أن وجود الاتصال الجيد والفعال يساعد القائمين على تنفيذ الخطة من معرفة أهدافها بشكل واضح لا لبس فيه .
ومن ناحية ثانية إذا نظرنا إلى عملية صنع القرارات بمراحلها المختلفة ، تلك التي
تبدأ بمرحلة تشخيص المشكلة ، ثم مرحلة البحث عن البدائل ، ثم مرحلة تقييم كل بديل و تنتهي بمرحلة اختيار البديل الأمثل ، لوجدنا أنها جميعا نتائج جهد مشترك حتى لو صدر القرار في النهاية من رئيس فرد ، واتخاذ القرار الرشيد يتوقف بلا شك على وجود منافذ جيدة وواضحة للاتصال بكل من يساهم في عملية صنع القرارات .وتبدو أهمية الاتصال في هذا الشأن حتى بعد عملية اتخاذ القرارات ، فمجرد اتخاذ القرار لا يعني شيئا بالنسبة للمنظمة إذا ما بقي حبيس أدراج مكتب المدير ويظل عديم الأثر ما لم تتم عملية نقله وتوصيله إلى من يهمهم القرار من وحدات وأفراد. ومن ناحية ثالثة وأخيرة ، فان فعالية الرقابة تتوقف إلى حد كبير على سهولة الاتصال ووضوح قنواته .
فالإداري لا يستطيع أن يؤدي وظيفته في الرقابة بطريقة مثمرة وجادة ما لم تكن لديه شبكة جيدة وفعالة للاتصال يجمع عن طريقها بين كافة أرجاء التنظيم .
ولاشك أن الاتصال تزداد أهميته باتساع حجم التنظيم وتعدد فروعه .
بالإضافة لذلك هناك مهام أخرى للاتصال منها :
*نشر أهداف المنظمة وقيم فلسفتها ، وإعلام الأفراد بخطط المنظمة و إمكاناتها وإبلاغ الأوامر للعاملين.
*تبادل التوقعات والمنشورة ووجهات النظر ، وإصدار التوجهات والإرشادات لأداء العمل
، واستلام استفسارات الأفراد ونتائج الأعمال .
* تعريف مشكلات العمل وتحديد مصدر البيانات اللازمة ، وإبلاغ الأفراد بانجازاتهم ،
ونشر الأفكار الجديدة والاقتراحات.
* توضيح التغيرات والتحديات المراد إحداثها ،وتطوير اتجاهات وقيم الأفراد ، واستقصاء ردود الفعال العاملين .
أ -3 – عناصـر عمليــــة الاتصال :
إن الاتصال عملية يستطيع من خلالها طرفان أن يتشاركا في فكرة أو مفهوم أو مهارة أو إحساس أو اتجاه أو عمل معين ، وهذا يعني أن احد الطرفين لديه معلومات أو مهارات أو أفكار و آراء معنية يريد أن ينقلها إلى الطرف الآخر مشتركا معه فيها .
وعلى الرغم من البساطة التي تبدو بها عملية الاتصال . فهي في حقيقة الأمر عملية معقدة أنها عملية اجتماعية تتم في تنظيم بشكل أساسي بين وحدات اجتماعية
( أفراد - جماعات ) وليس بين كيانات مادية . وتضم هذه العملية العناصر الرئيسية التالية : المصدر أو المرسل الرسالة وسيلة الاتصال المستقبل ، رد الفعل / الاستجابة رموز - التشويش.
*-المصدر أو المرسل: تبدأ عملية الاتصال بالمصدر ، فهو المسؤول عن إعداد وتوجيه المعلومات والمفاهيم والآراء أو المبادئ أو الاتجاهات التي يحتاجها من يتعامل معهم من الأفراد أو الجماعات في موقف معين . وهو المسؤول عن تهيئة الظروف المناسبة المؤدية إلى تعديل سلوكهم إلى أفضل .وقد يكون هذا المصدر فردا كالرئيس الإداري الذي يود إبلاغ أمور معينة إلى مرؤوسيه .أو مدرس أو موجها في مؤسسة . وفي حالات أخرى قد يكون المرسل منظم أو هيئة مثل الصحافة أو هيئة الإذاعة . *الرسالة : وهي فحوى أو مضمون الرسالة الذي ينقله المصدر إلى من خلال الوسيلة أي الأفكار أو المفاهيم أو المهارات أو المبادئ أو القيم أو الاتجاهات ، أو أمرا، أو اقتراحا ، أو شكوى ، ومن الضروري إدراك فحوى الرسالة ، فنفس محتوى الاتصال قد لا يعني بالضرورة نفس الشيء بالنسبة لمختلف الأفراد والجماعات ، وذلك يسبب تأثير العوامل الاجتماعية والنفسية . هذا والرسالة المعنوية يجب أن تدعمها الأعمال أو النتائج ، فالحقائق وحدها لا تغري ،ومع ذلك فان الحقائق والمعلومات يمكن أن تؤدي دورا له دلالته في تحريك.
وترشيد السلوك ،كما أن تقديم البيانات بعد أن تظهر الحاجة إليها يكون له أثرا اكبر مما لو حدث العكس .
* وسيلة الاتصال : يمكن تشبيه الوسيلة بأنها القناة أو القنوات التي تمر خلالها الرسالة بين المرسل والمستقبل فهي باختصار عبارة عن قنوات للاتصال ونقل للمعرفة .
وهي مجموعة الرموز المستخدمة في نقل المعاني والأفكار التي تتضمنها الرسالة عديدة ومتدخلة منها اللفظية والغير لفظية وإن انسجامها وتكاملها يساعد في ايجابيته وفاعلية الاتصال .
*المستقبل: المستقبل شخص يتسلم الرسالة ويقوم بترجمتها إلى معنى معين قد يكون هذا
المعنى مطابقا للمعنى الذي قصده المرسل وقد يكون مختلفا عنه أو حتى مناقضا له.
*الترميز : تتكون أي لغة من ذخيرة من المفردات واستطاع الإنسان أن يكون من المفردات رموز لها معاني جديدة ،والتعبير عن المعنى له طريقين : الأولى وهي الرموز اللفظية ويطلق عليها اللغة الحقيقية أما الطريقة الثانية فهي الرموز غير لفظية وهذه الرموز لا تحكمها قواعد تسلسل وتتابع مثل التي تحكم الرموز اللفظية . ولذلك نقول أن الرموز هي أساس الاتصال ، وعمود الفقري وهي التي يستطيع الإنسان من خلالها أن يعبر عن أفكاره واتجاهاته .
*التغذية الرجعية أو المفعول الارتجاعي:
وهي عملية تبين جدوى التعليمات ومدى نجاحها في تحقيق ما هدفت إليه وتختلف طرقها باختلاف القنوات المستخدمة في الاتصال ولا يقتصر ذلك على البيئة الداخلية للمنظمة بل يمتد للبيئة الخارجية بكافة مؤثراتها والتي يفترض أن يتم لمعرفة ردود فعلها حول ما يجري داخل المنظمة سلبا أو إيجابا بحيث يتم التقويم للجوانب السلبية والتعزيز للجوانب الايجابية وقد تكون التغذية العكسية قوية إعلامية ، تصحيحية و تعزيزية يلاحظ أن مضمون الاتصال الواحد يسبب إدراك الناس له بمعاني مختلفة .
*-التشويش : تدخل يمكن أن يؤثر على فهم رسالة المرسل مثل الاتجاهات والمفاهيم و التحيزات والعوائق الانفعالية القائمة بين المرسل والمستقبل.
ب) أهداف ووظائف الاتصال
تختلف أهداف عملية الاتصالات الإدارية تبعا لطبيعة المنظمة وأهدافها الرئيسية ،كما تأدي عملية الاتصال وظائف عدة و مهمة .
ب-1 أهداف الاتصال
ب – 1 -1 أهداف الاتصال عموما : تتحدد أهداف الاتصال في تمد المرؤوسين بمعلومات عن المؤسسة وأهدافها والخطط والسياسات والإجراءات الواجب إتباعها . كما أنها تعمل على تشجيع الأفراد على النجاح في انجاز أعمالهم ، فالإعلام الصادق يؤدي إلى تفهم المرؤوسين لكل ما يحيط بالمؤسسة ، والتعليمات الخاصة بإجراءات التنفيذ .كما أنها تحيطهم علما بالمشكلات أو المواقف التي تواجه تنفيذ الخطة . ومن ناحية أخرى تعتبر الأساس في معرفة مشكلات العاملين ، ومقترحاتهم سواء بالنسبة للمشكلات أو الظروف العمل في المنظمة.
ولهذا فعملية الاتصال تسعى لتحقيق هدف عام وهو التأثير في المستقبل حتى يتحقق المشاركة في الخبرة مع المرسل وقد ينصب هذا التأثير على أفكاره لتعديلها وتغييرها أو على اتجاهاته أو على مهاراته.
ب- 1 -2 أهداف الاتصال ضمن المؤسسة:
جدير بالذكر أن الاتصال يهدف إلى تحقيق الترابط الوثيق بين أطراف المنظمة على مستوى الداخلي والخارجي فهو بمثابة البنية الأساسية التي يقوم عليها المنظمة والتي تدور حولها وظيفة المدير حيث يتعذر ممارسة العملية الإدارية إلا في حضور نظام جيد وفعال للاتصال حتى يتمكن المدير من التأثير على مرؤوسيه. ولذلك تكمن الأهداف الأساسية للاتصال لمدير المنظمة ذي المسؤوليات المتعددة اتجاه العاملين والمساهمين و المجتمع و الموردين والعملاء والإدارات الحكومية في الأبعاد التالية : الاستعلام والتحري ، الإخبار التأثير. فيجب على المدير أن يبحث ويحصل على المعلومات اللازمة ( الاستعلام ) وتزويد الآخرين بالمعلومات وتنمية وتوسيع الفهم ( إخبار ) ويدعم الاتجاهات والتصرف ( التأثير ) ، و أيا كان الفرد يعمل داخل التنظيم فقد يكون الاتصال رسميا أو غير رسمي وشفوي أو كتابي .
أما فيما يتعلق بالاتصال بالمرؤوسين فان المدير الناجح الذي ينجز الهدف الثاني و الثالث فانه يستكشف انه تمكن بنجاح من تكوين فريق العمل، حيث أن :
الإعلام والأخبار+ التأثير= العمل الجماعي ( فريق العمل ) .
ب –2 وظائف الاتصال
إن النظرة القديمة للاتصال ترى أن الاتصالات تؤدي إلى نوعين من الوظائف الهامة جدا في ميدان العمل :
إن الوظيفة الأولى تحفيزية بالمعنى الذي تؤدي فيه إلى تحسين العلاقات الاجتماعية من ناحية ومن ناحية أخرى تعود أهميتها إلى ما تنتجه من اقتراحات وحلول تقنية في حدود ما يمكن للعاملين التعبير عنه فيما يخص أنشطتهم .إن هذا النوع من الاتصال لا يهدف فقط إلى تجنيد الموارد البشرية كما يضن البعض ، وإنما يتعدى ذلك إلى الحفاظ على العلاقات المباشرة ف الأنشطة الإنتاجية .
أما الوظيفة الثانية هي أن يكون الاتصال إجرائيا أو وظيفيا أي يضمن العدد الكبير من المعلومات التي بواسطتها تسهيل العملية الإدارية .
ب – 2 -1 وظائف الاتصال داخل المؤسسات والمنظمات :
ويستخدم الاتصال لتحقيق عدة وظائف في المؤسسات والمنظمات هي :
- استقبال ونقل الرسالة من طرف أو جانب لآخر .
- استقبال المعلومات والبيانات المتاحة والوصول إلى نتائج جديدة ، يمكن عن طريقها
إعادة تركيب وبناء الأحداث وتحقيق مزيد من القدرة على التوقع والتنبؤ بالسلوك في المستقبل .
- التأثير في العمليات الفسيولوجية داخل الجسم وتعديلها وهو ما يطلق عليها.
- التأثير في الأشخاص وتوجيههم .
وتبرز وظائف الاتصال وأهميته للمؤسسات والمنظمات وتحقيق الإدارة الإستراتيجية من خلال مساهمته الفعالة في العمليات الإدارية الأساسية وتحقيق الإنسانية بين قنواتها المختلفة وهي :التخطيط – التوجيه والإشراف – الرقابة .
ب- 2 -2 الوظائف العامة للاتصال :
يمكنك إجمال العديد من الوظائف للاتصال فيما يلي :
*الوظائف التثقيفية : وتتجسد هذه الوظيفة في تزويد الناس بالمعلومات والمعارف النافعة لهم في جميع نواحي الحياة وتعريفهم بطبيعة البيئة والسياح الاجتماعي والثقافي الديني يعيشون من خلاله ...هي بهذا تعمل على تساند وتكامل المجتمع في النهاية .
*الوظيفة التعليمية : وتتجسد هذه الوظيفة في كون الاتصال عبارة عن عملية تفاعل اجتماعي واسع النطاق بين الرئيس والمرؤوس فيها اخذ وعطاء وفعل ورد فعل ، ويتم ذلك عن طريق تزويد المرؤوس بالخبرات المواقف والأخطاء والقيم الاجتماعية والروحية التي تساعده على التكيف مع مجتمعه .
وبهذا يساعد الاتصال على تناول وتداول التراث الثقافي والتراكم الثقافي من جيل إلى جيل وهو يساعد على إحداث التواصل المعرفي وتبادل الخبرات بين الأجيال المتعاقبة وأحداث التطورات المستمرة بصفة دائمة .
* الوظيفة الاجتماعية : تتمثل هذه الوظيفة في كون الاتصال عملية تفاعل اجتماعي تقوم بنقل المعلومات والأفكار وتهدف إلى تغيير السلوك الإنساني ...بناء عليه فان الاتصال أداة فعالة في تكوين العلاقات الإنسانية عن طريق تسهيل تبادل المعلومات والأفكار بين الناس .
كما أن الاتصال يلعب دورا هاما في توحيد الأفكار والمشاعر والاتجاهات والعمل على تغيير السلوك الإنساني لتحقيق الأهداف الجماعية في المجتمع أو المؤسسة .
* خلق الدوافع : وتعني أن الاتصال يساهم ثانيا في دفع وتوجيه وتقويم أداء العاملين في المنظمة .
* المعلومات : بالإضافة إلى الوظيفة العاطفية والدافعية ، يساهم الاتصال في تقديم المعلومات بالنسبة لعملية اتخاذ القرارات ، وعلى خلاف جانبي المشاعر والتأثير، الاتصال في هذه الحالة توجه تقني ، حيث ركزت البحوث التجريبية في مجال الاتصال على العمليات الخاصة بمعالجة المعلومات وعلى سبيل تحسين مستوى دقة قنوات الاتصال في نقل المعلومات المطلوبة من قبل الأفراد ، والمجموعات والقرارات التنظيمية.
* الرقابة : هناك وظيفة للاتصال تتمثل في الصلة الوثيقة بين الاتصال والبناء التنظيمي ، فالمنظمات في الواقع تسعى دائما في نشاطات الأفراد ، من خلال التنظيم واستخدام قنوات الاتصال الرسمية ، والخرائط التنظيمية .
* الحوار والنقاش: ونعني به تبادل الحقائق اللازمة لتسهيل الاتفاق أو توضيح مختلف وجهات النظر حول القضايا العامة وتوفير الأدلة الملائمة والمطلوبة لدعم الاهتمام والمشاركة الشعبية .
ج)- مراحل وشروط نجاح عملية الاتصال
ج- 1 المراحل التي تمر بها عملية الاتصال
ويتم على خطوات ومراحل متعددة والشخص الذي يقوم بعملية الاتصال غالبا ما يمر بكل أو بعض المراحل وقد يطول أو يقصر الوقت الذي يقضيه الشخص في كل مرحلة طبقا لظروفه الخاصة.
وفيما يلي توضيح لكل مرحلة من مراحل عملية الاتصال :
1-مرحلة الإدراك : في مرحلة الإدراك يسمع المرء (المستقبل)عن الوسيلة الجديدة، وعن الغرض منها وعما يمكن أن تحققه من أهداف، ويمكن تحقيق ذلك عن طريق وسائل الإعلام الجماهيرية كالإذاعة والتلفزيون والصحافة والمطبوعات
-مرحلة الاهتمام : في مرحلة الاهتمام يهتم المستقبل بمعرفة المزيد من المعلومات من الوسيلة التي يسمع عنها، ومن خصائص هذه الوسيلة ومدى ما يمكن أن تحققه من أهداف و الأغراض المختلفة التي تستعمل من اجلها ويمكن تحقيق ذلك عن طريق عقد الاجتماعات والمناقشات أو الزيارات المنزلية .
3-مرحلة التقييم : أما في مرحلة التقييم فيقوم الشخص بتقييم المعلومات التفصيلية التي حصل عليه عن الوسيلة وبعد أن ينتهي الشخص من تقييم المعلومات التي حصل عليها ويقتنع بصحتها ويتأكد من صلاحية الوسيلة لتحقيق أغراضه فانه يتقبل الوسيلة ، و يبدأ في اتخاذ قراره بنفسه دون ضغط خارجي .
ويجب أن يتم ذلك عن طريق عملية الاتصال المباشرة وعن طريق الاجتماعات أو الزيارات المنزلية أو المقابلات الفردية .
4-مرحلة المحاولة والتجربة : وفي مرحلة المحاولة والتجربة يسعى المرء إلى تجربة الوسيلة الجديدة ومحاولة استعمالها بتحفظ في هذه المرحلة يكون دون المرسل هو تشجيع المستقبل وطمأنته ومعاملته معاملة حسنة والعناية والاهتمام به ولن يتحقق ذلك إلا عن طريق الاتصال الشخصي في الاجتماعات الصغيرة والزيارات الفردية
5-مرحلة الممارسة : وفي مرحلة الممارسة يقوم الفرد فعلا باستعمال الوسيلة التي تم اختيارها وممارستها على أن يستمر الاتصال الشخصي دوريا وبانتظام في مقابلات تتبعية ، حتى يتأكد من إشباع المستقبل بالفكرة الجديدة وممارستها من اجل الوصول إلى تحقيق الهدف الذي خططنا للوصول إليه .
ج- 2 خصائص عملية الاتصال
هناك عدة خصائص يمتاز بها الاتصال :
1/ الاتصال عملية لها صفة التلقائية
2/ الاتصال ظاهرة اجتماعية عامة لها صفة الانتشار
3/ الاتصال عملية موضوعية وواقعية
4/ الاتصال عملية تحقق ترابط المجتمع
5/ الاتصال عملية لها صفة الجانبية
ج -3 عوامل وشروط نجاح الاتصال
لكي تكون عملية الاتصال عملية ناجحة وفعالة بعناصرها يجب توفر الشروط التالية :
• تحديد الهدف من الاتصال
• تحديد المضمون الأفضل للرسالة
• تحديد الجمهور الذي ستوجه إليه الرسالة
• تحديد كيفية النفاذ إلى عقل الجمهور وقلبه
• تحديد نوع إرجاع الأثر أو الصدى
• ضرورة توفر قدر مناسب من الوضوح المعرفية
• مقاومة الغواية والإغراء
• تقويم نتائج الاتصال
وتكون الاتصالات فعالة في حالة تركها لآثار ايجابية عند المستقبل وتقبله لها و تجاوبه معها .
• لذا لابد من توفير بعض الشروط في الاتصال منها :
• أن يكون بسيطا ومفهوما وواضحا دون غموض أو تعقيدات لغوية
• أن يكون مختصرا ومباشرا
• أن تشمل اتجاهاته كل المصالح والأفراد رغم اختلاف أماكن تواجدهم ورتبهم في الهيكل التنظيمي
أن العامل الهام في الاتصال هو :
• الإعداد الجيد - وذلك بالتعرف على الجمهور ورغباته واتجاهات سلوكياته
• كما يتوقف نجاح الاتصال على الإرسال الجيد بحي يصل فعلا إلى المرسل إليه (المستقبل ) في الوقت الملائم
ومن شروط الاتصال الجيد الصراحة والوضوح وعدم التحريف حتى يتم الإقناع بلا مجال للشك :
• اختيار الوسيلة المناسبة بحيث تلائم الجمهور أو المرسل إليه ويستطيع استيعابها
• الدراسة الجيدة للجمهور أو المرسل إليه من ناحية طبائعهم وآرائهم واتجاهاتهم
• تجنب الوقوع في خطا عفوي أو حتى إذا حدث يجب سرعة معالجته وتصحيحية .
• كما يجب متابعة الاتصال للتأكد من تمام التنفيذ وحل العقبات والمشاكل التي يقبلها المراسل .
إن البداية السليمة لعملية الاتصالات والتي تتعلق بالمعلومات وأصول تبادلها هي وجود ما يريد الرئيس الإداري توصيله وتبليغه إلى مرؤوسيه أو وجود المعلومات نفسها لذا لابد من إتباع خطوات عملية الاتصال وهي :
• إصدار التعليمات
• ضمان وصولها للمعنيين بها بالشكل السليم
• متابعة التنفيذ والتقويم .
