تويت
3/1المرحلة التحضيرية :
فور الانتهاء من توقيع عقد المشروع مع المقاول يقوم جهاز الإشراف على تنفيذالمشروع بعمل الإجراءات التحضيرية التالية :
3/1/1 مراجعة وثائق العقد :
1 – تتألف وثائق العقد من الوثائق الآتية :
أ - وثيقة العقد الأساسية .
ب - الشروط الخاصة ( إن وجدت ) .
ج - الشروط العامة .
د - المواصفات الخاصة ( إن وجدت ) .
هـ - المخططات والرسومات .
و - المواصفات العامة .
ز - جداول الكميات وفئات الأسعار .
ح - تقارير التربة .
ي - خطاب الترسية أو قبول العرض .
2 – تشكل هذه الوثائق وحدة متكاملة ، وتعتبر كل وثيقة فيها جزءاً من العقد ؛بحيث تفسر الوثائق المذكورة أعلاه ويتمم بعضها بعضاً .
3 – في حالة وجود تناقض بين أحكام وثائق العقد ؛ فإن الوثيقة المتقدمة تسود علىالوثيقة التي تليها في الترتيب الوارد أعلاه .
3/1/2 تسليم الموقع:
الهدف من هذا الإجراء تسليم الموقع على الطبيعة بنفس المكان والهيئة التي طرحبها المشروع خالياً من عوائق التنفيذ ، ويتم ذلك بموجب محضر يوقع من لجنة فنية تشكللذلك الغرض بمعرفة صاحب العمل مكونة من مندوب عن صاحب العمل و الجهة المشرفةوباشتراك المقاول أو مندوبه المفوض ، وذلك بالوقوف على موقع المشروع والتأكد من عدموجود أي عوائق تمنع البدء في التنفيذ ، ويتم الإجراء مرحلياً كما يلي :
1- بعد توقيع العقد يقوم صاحب العمل بإخطار المقاول ( بموجب خطاب رسمي علىعنوانه الموضح بالعقد ) يحدد فيه موعد تسليم الموقع له .
2- تقوم اللجنة بالوقوف على موقع المشروع ومطابقة مخطط الموقع العام على الموقعالمخطط للمشروع ، والتأكد من عدم وجود أي عوائق تمنع البدء في التنفيذ . وفي هذهالحالة يتم تحرير محضر تسليم الموقع على النموذج المعد لذلك ، ويكون تاريخ تحريرالمحضر هو تاريخ تسليم الموقع للمقاول وبداية مدة العقد .
3- في حالة وجود عوائق تمنع تسليم الموقع للمقاول فيتم إعداد محضر توضح فيه تلكالعوائق ، وبعد قيام الجهة صاحبة المشروع بإزالتها يحدد موعد آخر لتسليم موقعالمشروع للمقاول .
4- في حالة عدم حضور المقاول أو مندوبه في اليوم المحدد لاستلام الموقع تقوماللجنة بعمل إجراءاتها العادية ، ويتم تحرير محضر تسليم الموقع كالمعتاد ، ويتمإخطار المقاول بموجب خطاب رسمي بما تم مع تزويده بصورة من المحضر ، ويعتبر تاريخوقوف اللجنة على الطبيعة هو تاريخ تسليم الموقع للمقاول وبداية مدة العقد .
5- يعد المحضر من أصل وعدة صور حسب النموذج المعد لذلك ( نموذج رقم 1 ) وتسلمصورة للمقاول .
3/1/3 التنسيق مع الجهات ذات الاختصاص :
على المهندس القيام بالتنسيق مع صاحب العمل للحصول على موافقات الجهات ذاتالاختصاص والتي لها علاقة بموضوع العقد ، أو يتطلب العمل المساس بمرافقها داخل موقعالعمل ؛ لتسهيل مهمة الجهاز المشرف والمقاول مثل الحصول على موافقات الجهاتالمختلفة ( مرور – هاتف – كهرباء – مياه – صرف صحي - ……الخ ) لتحديد المساراتالخاصة بخطوط الخدمات لتلافيها ما أمكن ، وتحويل ما يتطلب تحويله أو تعديل منسوبهليتناسب مع المناسيب التصميمية .
3/1/4 سجلات الموقع :
يتم الاتفاق بين المهندس المشرف والمقاول على السجلات المختلفة الضرورية للعملوحجمها وتصميمها وما يدون بها من الأعمال المنجزة ، وزيارات الموقع وتفاصيل عنالقوى العاملة والمعدات والآليات ، وتعليمات الموقع وحالته ومدة التأخير إن وجدت .
3/1/5 البرنامج الزمني لتنفيذ المشروع :
تكون وفقاً للمادة رقم (13) من عقد الأشغال العامة التي تنص على :
( على المقاول أن يقدم مع عطائه برنامجاً زمنياً يتضمن ترتيب سير العمل ،والطريقة التي يقترحها لتنفيذ الأعمال ، وكذلك على المقاول أن يقدم إلى المهندس أوممثل المهندس عندما يطلب منه ذلك أية معلومات تفصيلية خطية تتعلق بالترتيباتاللازمة لإنجاز الأعمال ومعدات الإنشاء ، والأعمال المؤقتة التي يزمع المقاولتقديمها أو استعمالها أو إنشاءها حسب الأحوال . )
وتكون الخطوات الإجرائية المتبعة كما يلي :
1- يتم طلب البرنامج الزمني من المقاول فور استلامه موقع المشروع ، وعليه تقديمهخلال خمسة عشر يوماً من طلبه على أن يقدم بطريقة بيانية مناسبة مثل :
- طريقة الجداول البيانية ( bar - charts) وهي تستعمل عادة في المشاريع الصغيرةإلى المتوسطة وربما في بعض المشاريع الكبيرة محدودة البنود مثل الطرق .
- طريقة شبكات المسار الحرج ، وتستعمل في المشروعات الكبيرة .
وعلى المقاول عند تقديم الجدول الزمني بإحدى الطرق المذكورة تقديمه على هيئتينمنفصلتين هما :
( أ ) هيئة إجمالية للجدول توضح فترات النشاط الإنشائي ومجمله وتسلسل الأنشطة ،وهذه الهيئة تقدم عند توقيع العقد ، وتراجع مبدئياً للتأكد من منطقيته ، ثم يعتمدمبدئياً مع ملاحظة أن اعتماده لا يخلي المقاول الذي قدمه من تبعة ما يكون به منأخطاء .
(ب) هيئة مفصلة للجدول وتأتي لاحقة لاعتماد الجدول الإجمالي بالهيئة الأولى (الهيئة الإجمالية) وتشتمل على جدول زمني جزئي مفصل لمراحل النشاط ، وتقدم خلالخمسة عشر يوماً من استلام الموقع مع الالتزام بما تم اعتماده مسبقاً في الجدولالمجمل ، وتهدف هذه الهيئة إلى برمجة النشاط إلى نشاطات جزئية يلتزم بها المقاوللضمان سير العمل بطريقة منتظمة، ويبنى على الجدول اعتبارات وإجراءات أخرى مثل :
- إجراءات تقديم الرسومات التنفيذية .
- إجراءات اعتماد المواد .
- شراء المواد وتوريدها للموقع وهو إجراء يخص المقاول .
2 - وقوف المهندس المشرف على الموقع لإجراء المعاينات والإشراف والاستلاماتالمرحلية ، ويعتمد نجاح المقاول في إنجاز أعماله إلى حد كبير على مقدرته على إعدادجدول زمني تنفيذي معقول والالتزام به . كما أن تجاوب المهندس المشرف مع المقاوللمزاولة الأعمال الإشرافية بناءً على الجدول المعتمد يعتبر أمراً ضرورياً لسيرالعمل ،ويعتبر هذا البرنامج بعد دراسته ومراجعته وموافقة المهندس عليه واعتماده منصاحب العمل ملزماً للمقاول يتقيد بموجبه في أداء الأعمال المختلفة للمشروع .
3 - كما قد يتطلب الأمر أثناء تنفيذ الأعمال إدخال بعض التعديلات على البرنامجالأصلي (سواء كان ذلك بسبب بطء المقاول في التنفيذ أو بناء على طلب صاحب العمل ) فيتم ذلك بالاتفاق فيما بين المهندس والمقاول ، ثم التصديق عليه أو اعتماده من صاحبالعمل ، ويصبح ملزماً للمقاول .
3/1/6 الجهاز الفني للمقاول :
يلتزم المقاول بموجب العقد الموقع معه أن يؤمن عدداً مناسباً من الفنيين للعملبالمشروع حسب ما تقتضيه ضرورة العمل ، وعلى المقاول تأمين العدد اللازم لذلك حسب مايقتضيه العقد وتحدده الجهة المشرفة ، وتكون الإجراءات كالتالي :
يقدم المقاول بناءً على طلب من المهندس المشرف البيانات الكافية عن مديـرالمشروع ومساعديه من المهندسين والفنيين والمساحين من جميع التخصصات التي يتطلبهاتنفيذ المشروع ، وعلى المهندس التأكد مما يلي :
1- مناسبة المؤهلات العلمية للعاملين وكفاءتهم .
2- مدة ومجال الخبرة العملية السابقة والشهادات التي تثبت ذلك .
3- عدد الجهاز الفني للمقاول وكفايتهم .
ويحق للمهندس طلب استبدال من يراه غير مناسب للعمل بشخص آخر ذي مؤهلات وخبراتتتناسب وطبيعة العمل بالمشروع ، ولا يحق للمقاول تغيير أي عضو فني من جهازه المخصصلتنفيذ المشروع إلا بعد موافقة المهندس على ذلك ،وفي حالة عدم تواجد الجهاز المطلوبفتطبق عليه الحسميات المنصوص عليها بموجب شروط العقد .
3/1/7 مختبر الموقع :
على المهندس إلزام المقاول بتوفير مختبر مجهز بالأجهزة الكافية والفنيين ذويالكفاءة لإجراء التجارب الأساسية على مراحل تنفيذ المشروع وحسب العقد .
3/1/8 الآليات والمعدات :
يقدم المقاول بناءً على طلب المهندس بيان بمختلف أنواع المعدات والآليات التيسوف يستخدمها في تنفيذ المشروع على أكمل وجه وطبقاً للمواصفات وفي المدة المحددة ،ويحق للمهندس طلب زيادة المعدات أو استبدالها إذا رأى أنها غير صالحة للعمل أو حسبظروف العمل في المشروع ، ولا يحق للمقاول نقل أي معُدة من الموقـع أو التصرف فيهالأي سبب كان إلا بموافقة خطية من المهندس .
3/1/9 العينات والكتالوجات :
يتم الاتفاق بين المهندس والمقاول على تحديد النوعيات المطلوبة لمختلف الموادوالبنود والمعدات الخاصة بالمشروع وكتالوجاتها،وكذلك البدائل المختلفة إذا دعتالحاجة لذلك. وإنجازهذا العمل أو بعضه يعـد خطوة كبيرة في تسهيل العمل في المشروع ،ويساعد المقاول على إجراء الارتباطات المختلفة مع موردي المواد والمعدات أو مقاوليالباطن ، ويتم الاتفاق أيضاً على تجهيز غرفة للعينات بشكل يسمح بحسن استخدامها ورصالعينات المعتمدة بها ، وبحيث يسهل على الجهات المعنية المختلفة الاطلاع عليها وقتما تشاء بسهولة 0
3/1/10 احتياطات وتدابير الأمن والسلامة :
علي المهندس مراجعة الاحتياطات والتدابير التي يتعين على المقاول اتخاذها لتأمينالأمن والسلامة مثل : إضاءة الموقع ، والحراسة والمراقبة الكافية لوقاية المشروع ،وإحاطة الموقع بالأسوار ، ووضع العلامات الإرشادية والتحذيرية ، وكذلك توفير جميعتدابير السلامة المؤقتة اللازمة لحماية الأشخاص والمباني والمنشآت والأرصفة وجوانبالطرق وغيرها سواء بالموقع أو بالممتلكات المجاورة .
3/1/11 التأمين على الأعمال :
يجب على المقاول أن يؤمن ضد جميع الخسائر أو الأضرار الناشئة عن أي سبب كان – والتي يعتبر المقاول مسئولاً عنها بموجب شروط العقد – ويكون التأمين بطريقة تؤمنكلا من صاحب العمل والمقاول أثناء تنفيذ الأعمال ، وأثناء مدة الصيانة إزاء أيعملية يقوم بها بما فيها تنفيذ التزاماته بموجب شروط العقد ، وأن يكون التأمينبطريقة تغطي كلا من صاحب العمل والمقاول منذ بدء الأعمال وحتى تسليمها تسليماًابتدائياً ويكون التأمين وفقاً للمادة رقم (12/5) من عقد وزارة الأشغال العامة التيتنص على :
( يلتزم المقاول عند توقيع أي عقد تزيد قيمته عن خمسة ملايين ريال بأن يقدم إلىالجهة الحكومية بوليصة التأمين اللازمة التي تفيد قيامه بالتأمين على المشروعومكوناته الأساسية أثناء التنفيذ وحتى التسليم الابتدائي للمشروع ، من قبل شركةتأمين وطنية ) .
3/1/12 معاينة موقع التشوينات :
على المهندس الوقوف على الموقع المخصص لتشوين المواد اللازمة للمشروع ومدىملاءمته لحفظ المواد بطريقة سليمة وطبقاً للأصول الفنية والشروط ، وجعلها صالحةللاستعمال على الدوام وبما لا يتسبب في تلفها أو أصابتها بأي ضرر .
في حالة عدم ملاءمة الموقع للتشوينات يتـم إخطار المقاول باستكمال ما يلزم لجعلالموقع المختار مناسباً لتشوين تلك المواد .
3/1/13 مكاتب جهاز الإشراف :
يطلب المهندس المشرف من المقاول تأمين مكتب لجهاز الإشراف في موقع العمل مجهزاًبكافة التجهيزات طبقاً لعقد المشروع .
3/1/14 مقاول الباطن :
إذا طلب المقاول الأصلي إسناد بعض أعمال المشروع لمقاول أو أكثر من الباطن فعلىالمهندس دراسة مؤهلات وشهادات الخبرة لجهازه الفني وخبراته السابقة ، وبيان معـداتهوشهـادة تصنيفه والانتساب للغرفة التجارية ، وتحديد قدرته على الوفاء بالتزاماتالعمل ، والرفع لصاحب العمل لأخذ الموافقة الخطية عليه . وعلى المهندس القيامبتوجيه المقاول على أنه من الأفضل والأحسن إسناد الأعمال التخصصية مثل الهاتف ،المصاعد ، التكييف إلى شركات متخصصة لها وكلاء معتمدين في المملكة مع ضرورة الأخذفي الاعتبار بأن المقاول الرئيسي مسئول أمام صاحب العمل عن الأعمال المنفذة من قبلمقاول الباطن .
3/2 المرحلة التنفيذية
وهي مرحلة الأعمال اعتباراً من بداية التنفيذ الفعلي للمشروع وحتى الاستلامالابتدائي له .
3/2/1 حفظ وثائق المشروع :
على المهندس تحضير الملفات اللازمة لحفظ وثائق المشروع للمحافظة عليها من التلفولسهولة الرجوع إليها في أي وقت أثناء المشروع ، و على أن يتم حفظها وفق تسلسل سليموبطريقة ميسرة .
كما يتم حفظ أي مراسلات ( أو صور منها ) تتم بين صاحب العمل والمقاول ، وكذلكبين جهاز الإشراف والمقاول ، وأيضاً يتم حفظ المخططات الخاصة بالمشروع بطريقةتحفظها من التلف .
3/2/2 المخططات التنفيذية work shop drawings ) ) :
مخططات المشاريع التي تعطى للمقاولين لتقديم عروضهم هي مخططات هندسية نموذجيةللمشروع. لذا يلزم المقاول أثناء التنفيذ تقديم مخططات تفصيلية على حسب جدولالتقديمات الذي يتم إعداده على أساس الجـدول الزمني التنفيذي المعتمد للمشروع ،ويلزم في ذلك الخطوات التالية :
1- يطلب المهندس من المقاول تقديم رسومات تنفيذية تفصيلية ( رسومات الورشة ) لكافة الأعمال متفقة مع المخططات والمواصفات للمشروع وكل وثائق المشروع .
2– يقوم المقاول بتعبئة نموذج اعتماد المخططات ويقدمه إلى المهندس المشرف مرفقاًبه المخططات التنفيذية المطلوب اعتمادها .
3- يقوم المهندس أو الجهاز المشرف بمراجعة المخططات ومطابقتها بمخططات ووثائقالعقد ، ويراعى أثناء المراجعة أن يتم التنسيق بين الأعمال المختلفة (معماري / إنشائي / كهرباء / صحي / تكييف ) .
4- يتخذ المهندس أو الجهاز المشرف أحد الإجراءات التالية :
( أ ) تعتمد المخططات كما قدمت بدون أية ملاحظات .
(ب) تعتمد المخططات مع مراعاة الملاحظات المدونة على المخططات بدون إعادة تقديم .
(ج) تعتمد المخططات مع مراعاة الملاحظات المدونة على المخططات مع إعادة التقديمبعد استيفاء الملاحظات.
( د ) غير معتمدة للأسباب والملاحظات المدونة .
ويتم مراعاة ألا تزيد المدة التي تستغرقها الإجراءات عن المدة المنصوص عليهابالعقد ، والتي عادة ما تكون عشرة أيام في المتوسط .
5 - يعيد المهندس أو الجهاز المشرف للمقاول نسخة من المخططات مع نموذج الاعتمادبعد اختيار أحد الإجراءات السابقة كما في الفقرة السابقة رقم ( 4 ).
6 - يقوم المقاول باتخاذ الإجراء اللازم لإعادة التقديم إذا لزم الأمر .
3/2/3 المواد والعينات :
يطلب المهندس من المقاول تقديم عينات المواد المطابقة للمواصفات مرفقاً بها صورةلفقرة المواصفات وفقرة جدول الكميات ، وكذلك الحسابات والشهادات المطلوبة ، وتكونالإجراءات كالتالي :
1- يقوم المقاول بتعبئة نموذج طلب اعتماد المواد ( نموذج رقم 6 ) ويقدمه إلىالمهندس المشرف مرفقاً به عينات المواد المطلوب اعتمادها .
2- يقوم المعنيون بالاعتماد بمراجعة المستندات وفحص العينات والتأكد من أنهامطابقــة للمواصفات ومناسبة للمشروع ، وبعد ذلك يتم أخذ أحد الإجراءات التالية:
( أ ) تعتمد العينة كما قدمت بدون أية ملاحظات .
(ب) تعتمد العينة مع مراعاة الملاحظات التي تم إبداؤها بدون إعادة التقديم .
(ج) تعتمد العينة مع مراعاة الملاحظات التي تم إبداؤها ولابد من إعادة التقديم .
(د ) غير معتمدة للأسباب والملاحظات الموضحة .
ويتم مراعاة ألا تزيد المدة التي تستغرقها الإجراءات عن المدة المنصوص عليهابالعقد .
3- يعيد المهندس أو الجهاز المشرف نموذج طلب اعتماد المواد بعد اختيار أحدالإجراءات كما في الفقرة السابقة ( رقم 2) .
4 - يقوم المقاول باتخاذ الإجراءات اللازمة لإعادة التقديم إذا لزم الأمر .
5 - الاحتفاظ بالعينات المعتمدة في غرفة العينات بالمـوقع للرجوع إليها في حالةاختلاف المواد الموردة أو عند الاستلام الابتدائي للمشروع .
6- التأكد من سلامة تخزين المواد في أماكن مأمونة لحمايتها من العوامل الجوية ،وبطريقة تضمن استخدامها بالكفاءة المطلوبة وصالحة للاستعمال .
3/2/4 ضبط الجودة النوعية للأعمال :
يعتبر هذا الإجراء من أهم واجبات جهاز الإشراف الميداني خلال سير العمل بالمشروعفي مراحله المختلفة ؛ للحصول على مستوى الجودة المطلوبة ، والتأكد من مطابقة جميعالأعمال المنفذة للمواصفات والمخططات التنفيذية ، ويتبع في ذلك الإجراءات التالية :
1- إجراء المعاينة الظاهرية لجميع المواد والأدوات والأجهزة قبل استخدامها فيالمشروع ، وإجراء الاختبارات الميدانية والمعملية على ما يلزم منها ، ثم اعتمادهاطبقاً للمواصفات وشروط العقد .
2- إجراء ما يحتاجه لتأكيد الجودة النوعية للأعمال المنفذة حسب المواصفات منمعاينات أو اختبارات وقت التنفيذ أو لاحقة له مثل : ضبط الحفر ومناسيبه ، ونسبمكونات الخرسانة ولدونة وقوام الخلطة الخرسانية ، وقوة التحمل بعد 7 أيام و 28 يوم، ونسب مكونات الأسفلت وتدرج الخلطة ، ونسبة الثبات وقوة الدمك والسمك و…الخ وذلكعلى النماذج المعدة لذلك .
3 - رفض جميع الأعمال المنفذة المخالفة للمواصفات والشروط والتقرير عنها ومطالبةالمقاول بإصلاحها .
4- تدوين نتائج المشاهدات والفحوص والاختبارات بسجل منظم يسهل الرجوع إلىمفرداته ، وأن يشتمل التقرير الشهري على بيان عن أعمال الفحوصات والاختبارات .
3/2/5 الاستلام المرحلي للأعمال :
الهدف من هذا الإجراء هو التأكد من استعمال المقاول للمواد المعتمدة بالإضافةإلى التأكد من عدم تنفيذ أي مـن الأعمال بطريقة مخالفة للطرق الفنية السليمة التيتكون موضحة بوثائق العقد ، ويجب أن يتم هذا الإجراء بصفة مستمرة طوال فترة تنفيذالمشروع ، ويتبع الخطوات الإجرائية التالية :
1- يرسل المقاول طلباً لتفتيش الأعمال والمواد إلى المهندس المشرف ( نموذج رقم 6 ) .
2- على المهندس القيام بفحص الأعمال والتأكد من أن المواد وتركيبها ومصنعيتهاتمت طبقاً لمتطلبات العقد ، وأن التفاوتات لم تتعد المسموح به . وإذا تبين وجودقصور أو اختلاف أو أية ملاحظات فلابد من تدوينها في نموذج الملاحظات .
3- يختار المهندس المشرف أحد الإجراءات التالية عند اعتماد الأعمال واستلامها :-
( أ ) تعتمد الأعمال كما تم تنفيذها .
(ب) تعتمد الأعمال مع مراعاة الملاحظات التي أبديت ولا ضرورة لإعادة استلامها .
(ج ) تعتمد الأعمال باستثناء الأعمال التي أبديت حولها ملاحظات ، ويجب استلامهامن جديد
( د ) لا تعتمد الأعمال للأسباب المبينة .
4- يجب إجراء الاختبارات اللازمة للمواد والأعمال في المراحل المختلفة كما هومبين في العقد ووثائقه . وفي حالة عدم وضوح الاختبارات اللازمة ينصح بالرجوع إلىالمواصفات العامة .
5 - بعد الانتهاء من أعمال التفتيش أو الاختبار يتم اعتمادها وتسليم نسخة منهاللمقاول .
6 – يجب استلام الأعمال المراد تغطيتها بعناية خاصة واعتمادها قبل التغطية .
3/2/6 التقرير اليومي :
أهدافه الرئيسية : -
- تسجيل حالات الطقس المختلفة .
- بيان عدد العمال ومهنة كل فريق منهم .
- بيان عدد المهندسين والفنيين المتواجدين من قبل المقاول .
- تسجيل الآلات والمعدات المهمة الصالحة للعمل .
- بيان الإحضارات التي تم توريدها في ذلك اليوم ومدى مطابقتها للمواصفات وسلامةتخزينها.
- بيان الأعمال الجاري تنفيذها في ذلك اليوم .
- بيان المخالفات والمشكلات التي حصلت في ذلك اليوم .
- أية ملاحظات مهمة تخص تنفيذ المشروع .
- معرفة ظروف الطقس مسبقاً تساعد على اتخاذ بعض الاحتياطات الضرورية ( الجوالحار ، الرياح ، الأمطار ……… ) .
- تستدعي بعض الحالات العلاجية معرفة ظروف الجو التي كانت سائدة في ذلك اليوم .
- تجميع البيانات السابقة فترة من الزمن تساعد على معرفة مدى جدية المقاول فيالعمل لإنهاء المشروع .
- البيانات السابقة تفيد كثيراً في تقويم خسارة صاحب العمل أو المقاول عند حدوثالاختلافات ، والرغبة في تحديد الواقع الفعلي اليومي للمشروع ، وحساب التكلفةاليومية للمعدات والعمال 0
وتتم إجراءات إعداد التقرير اليومي كالتالي :
تتم تعبئة نموذج التقرير اليومي ( نموذج رقم 2 ) من قبل أحد فنيي الجهاز المشرف، ويوقع عليه أحـد فنيي المقاول ، ويعتمده المهندس المشرف ، ويحتفظ كل من المهندسالمشرف والمقاول بصورة من التقرير .
3/2/7 التقرير الدوري عن سير العمل بالمشروع :
أهدافه الرئيسية :
- بيان المعلومات المختصرة والمفيدة جداً التي تعطي المسئولين فكرة موجزة عن سيرالعمل بالمشروع ، والصعوبات التي قد يواجهها وكيفية التغلب عليها .
- يساعد إدارة المتابعة على المتابعة الدورية للمشروع عن كثب .
وعلى المهندس المشرف إعداد تقرير فني دوري (نموذج رقم 5 ) عن سير العمل يشتملعلى كافة الأعمال المنفذة ، والأعمال الجاري تنفيذها ومدى جودتها ومطابقتهاللمواصفات ، ونسبة التقدم بالعمل ، ونسبة المدة المنقضية ومستوى التنفيذ ، وتحديدمدى التزام المقاول بالجدول الزمني ، وبيان أي تأخير أو تقدم عنه . وعليه إعدادالتقرير من واقع التنفيذ الفعلي ، ويكون المهندس المشرف مسئولاً مباشرة عن إعدادالتقرير وصحة ما يدون به .
3/2/8 التقرير عن بطء المقاول في التنفيذ أو توقفه عن العمل :
يعد المهندس المشرف - إضافة إلى التقرير الدوري - تقريراً خاصاً عن المشروع الذييسير ببطء خلافاً للجدول الزمني المعتمد ، أو عن المشروع الذي توقف العمل به دونمبرر . ويرفق معه التفاصيل اللازمة عن مستوى الإنجاز ومسببات التأخير أو التوقف ،ويرفعه إلى الجهة الأعلى والتي تقوم بحثِّ المقاول على الجدية في العمل ، أو إزالةالعقبات التي تعترض سبيل التقدم بالعمل ، أو إنذاره حينما يكون غير ملتزم ، أوإجراء اللازم بشأنه حسب ما تقتضيه مصلحة المشروع طبقاً للعقد .
3/2/9 تحديث الجدول الزمني للمشروع :
إذا طرأ على سير العمل بالمشروع ما يجعل الالتزام بالجدول الزمني الأصليمستحيلاً فيجب تعديله وتحديثه بما يتناسب مع الواقع ، وتتبع الخطوات التالية :
- يكلف المقاول بإعداد الجدول الزمني المعدل ، ويقدم إلى المهندس المشرف لاعتمادالتعـديل إذا كان لا يقتضي زيادة في مدة التنفيذ .
- إذا اقتضى التعديل تمديد مدة المشروع بأسباب من الجهة صاحبة المشروع فيعاملبما يتفق والتعليمات المنظمة لذلك والمشار إليها بالبند رقم (2/5/8 ) .
- تعالج التعديلات بحيث تتلافى قدر الإمكان زيادة في مدة التنفيذ .
- التأكيد على المقاول بعدم التوقف خلال فترة التحديث ، وعليه متابعة الإجراء معصاحب الصلاحية لاعتماد الجدول الزمني المعدل .
- اعتماد التعديل لا يخلي المقاول مما قد يكون به من أخطاء ، وتقع مسئوليةالتحديث على المقاول.
3/2/10 إحداث تعديلات فنية على التصميم :
إذا وجـد خطأ في التصميم أو استجدت أمور بمبررات مقنعة تقتضي ضرورة التعديل ؛ففي هذه الحالات يتم إجراء التعديل اللازم حسب الإجراءات التالية :
- يقوم المهندس المشرف بمجرد إخطار المقاول له بوجود خطأ في التصميم أو أمورتقتضي التعديل بمراجعة الحلول المقدمة وتحديد المناسب منها ، والتوصية بما يراه منحلول مناسبة ، وإعداد تقرير يبين ما يترتب على التعديل من كافة الجوانب ومن ثم يتمرفعه لمرجعه .
- يتم دراسة الحلول المقترحة واختيار الحل المناسب ، وبعد ذلك يتم العرض علىصاحب الصلاحية لاعتماده وتعميد المقاول به .
- يجب ألا يتم تنفيذ تصميم معدل قبل اعتماده مسبقاً من صاحب الصلاحية .
- إذا كانت هناك بعض التعديلات البسيطة التي لا تؤثر على سلامة المنشأ ، وليسلها أي تأثير مالي أو تأثير على مدة التنفيذ فيمكن أن تتم محلياً بشرط أن تحققوضعاً أفضل.
3/2/11 إيقاف المقاول عن التنفيذ (جزئياًّ أو كلياًّ) :
تكون وفقاً للمادة رقم (32) من عقد الأشغال العامة والسابق الإشارة إليها فيالبند 2/5/5 ويتم اتباع الإجراءات التالية :
- يقوم المهندس المشرف بإصدار أمر ميداني مؤقت بالتوقف عن العمل بالأجزاءالمعنية مع إيضاح المبررات .
- ينقضي هذا التوقف بعد إنهاء الإشكال مباشرة ، وذلك بأمر استئناف العمل منالمهندس المشرف .
- عند إيقاف المقاول لظروف خارجة عن إرادته وليس هو سبباً فيها فيتم تعويضه بمدةمساوية لمدة الإيقاف ، ويتم إجراء تمديد المدة بما يتفق والتعليمات المنظمة لـذلكوالمشار إليها بالبند رقم 2/5/8 من الشروط العامة .
- أسباب الإيقاف عن العمل التي تتعلق بالمقاول مثل تنفيذ أعمال مخالفة للمواصفاتأو …الخ هذه الظروف لا يمكن للمقاول استئناف العمل دون إزالتها ولكنها لا تعطي حقاًللمقاول بتمديد المدة حيث إنه سببٌ لحدوثها .
3/2/12 إجراءات سحب العمل :
1- تقوم الجهة الفنية المختصة التابعة لصاحب العمل بإخطار المقاول خطياًّوبالبريد المسجل بإخلاله بالتزاماته وضرورة تصحيح الوضع خلال خمسة عشر يوماً منتاريخه ، وأن عليه خلال تلك المدة التجاوب خطياًّ بالإفصاح عن تجاوبه بإزالةالمخالفة ، وتقديم جدول زمني معدل لإزالتها إن لزم الأمر .
2 - في حالة عدم تجاوب المقاول خلال خمسة عشر يوماً يخاطب المقاول برقياًإلحاقاً للخطاب السابق وإشارة إليه ، ويعطى مهلة خمسة عشر يوماً أخرى ، فإن لميستجب تقوم الجهة الفنية المختصة التابعة لصاحب العمل بعمل تقرير وافٍ عن المشـروعوالإجراءات التي اتخذتها حياله والأسباب التي دعت إلى سحب المشروع .
3 - يعرض الأمر على لجنة فحص العروض التي تصدر توصياتها حيال ما رفع من قبلالجهة الفنية ، ومن ثمَّ يعرض الأمر على صاحب الصلاحية لإصدار القرار النهائي .
4 - إذا وافق صاحب الصلاحية على سحب المشروع تصدر الجهة الإدارية قراراً بسحبالمشروع ، ويخطر المقاول بذلك رسمياً ، وتزود بعض الجهات بصورة من قرار السحب مثل (وزارة المالية والاقتصاد الوطني – ديوان المراقبة العامة – مصلحة الزكاة والدخل- وكالة تصنيف المقاولين بوزارة الأشغال العامة والإسكان – وزارة الداخلية) .
5 - بعد توقيع قرار السحب تبلغ الجهة المشرفة بإيقاف المقاول عن العمـلخطياًّوإبلاغه بضرورة تسليم كافة الموجودات بالموقع من مواد بناء ومعدات ، ويحجزعليها وتحفظ بالموقع عدا المواد التي يخشى تلفها.
6 – بناء على قرار السحب يشكل صاحب العمل وفي أقرب وقت لجنة لحصر الأعمالالمنجزة والأعمال المتبقية وكافة الموجودات بالموقع ، ويتم إخطار المقاول خطياًّبموعد وقوف اللجنة على المشروع ويؤخذ توقيعه على المحضر .
7 – يكون إبلاغ المقاول قرار السحب خطياً بخطاب مسجل أو برقية تشتمل على إخطارهبالقرار وضرورة تواجد مندوبه في الوقت المحدد ليشهد الحصر للأعمال المنفذة والأعمالالمتبقية والمواد والمعدات والتوقيع على محضر اللجنة .
8 – في حالة عدم حضور المقاول أو مندوباً عنه في الموعد المحدد يجري الحصر فيغيابه ، ويخطر بنتيجته ، ويسقط حقه في الاعتراض أو التحفظ على ما يدون بالمحضر .
9 - لا يدون في المحضر من الأعمال المنجزة إلا ما سبق أن تمت الموافقة عليه منجهة الإشراف ومطابقاً للمواصفات بموجب تقرير استلام الأعمال المرحلي ، وتدون كافةالمواد والمعدات بالموقع حصراً بالوصف والنوع والكمية ، ولا تكون الجهة المالكةملزمة بأخذ المواد والمعدات الموجودة بالموقع إلا بالقدر اللازم لإكمال العمل ، ومازاد عن ذلك يكلف المقاول بنقله من الموقع .
10- تقوم جهة الإشراف بحصر كميات الأعمال التي لم تنجز ، ويتم إعداد جداول كمياتكاملة للأعمال المتبقية والأعمال المطلوب تنفيذها في حدود العقد الأصلي ، مع إضافةبنود الأعمال التي تحتاج لإزالة أو إصلاح ، ويراعى عند إجراء السحب ما يلي :
أ – عدم الإفراج عن الضمان النهائي ( ضمان حسن الأداء ) وحجزه حتى تتم المحاسبةالنهائية معه .
ب– إكمال بقية الأعمال التي لم تنجز على حساب المقاول الأصلي طبقاً للنظام .
3/2/13 تقديم النصح والمشورة للمقاول :
يقوم المهندس بتوجيه المقاول ومعاونته وإعطائه المشورة الفنية التي تساعده علىإنجاز المشروع بالمستوى المطلوب وفي الموعد المحدد ، وإخطار المقاول بالمخالفاتالمطلوب إزالتها أولاً بأول وحسب النظام حتى لا يترتب عليها أي إضرار .
3/2/14 توجيه الجهاز المساعد :
على المهندس القيام بتوجيه جهاز الإشراف العامل معه بالموقع للقيام بمراقبةأعمال المقاول أولاً بأول ، والتأكد من قيامه بتنفيذ تلك الأعمال وفقاً للطرقالفنية السليمة ، مع تحديد مهام وواجبات كـل عضو من أعضاء جهاز الإشراف .
3/2/15 دفتر أحوال الموقع ( دفتر التعليمات ) :
يقوم المهندس بتزويد المقاول ببعض التعليمات ذات العلاقة بالتنفيذ ، وتسجل بدفترأحوال الموقع ، وتسلم صورة للمقاول ، وتعتبر هذه التعليمات ملزمة للمقاول .
3/2/16 دفتر حصر الأعمال :
على المهندس مراجعة حصر الأعمال التي يتم تنفيذها والمطابقة للشروط والمواصفاتوتدوين ذلك بدفتر الحصر ، وذلك للرجوع إليه عند إعداد المستخلصات ، ويقوم المقاولبالتوقيع على كل صفحة في دفتر الحصر وحاسب الكميات ( إن وجد ) والمراقب والمهندس .
3/2/17 الاجتماعات الدورية :
يجتمع المهندس ومساعديه من مهندسين ومراقبين ومساحين لبحث ومناقشة ما قد يكونهناك من مشاكل في التنفيذ أو معوقات تعرقل سير العمل ، وقد يدعى المقاول لحضور تلكالاجتماعات أو جزء منها ، ومثل هذه الاجتماعات يمكن أن تخفف أو تلغي المكاتباتوالمراسلات التي قد تؤدي في بعض الحالات إلى سوء الفهم بين الأطراف المختلفة ، كماأنها عامل مساعد على شرح وجهات النظر وحل المشكلات ودياً وسريعاً ، يفضل أن تكونهذه الاجتماعات أسبوعياً ، ويتم إعداد محاضر موثقة وموقعة من جميع الحاضرين ، وتحفظفي ملف خاص لسهولة الرجوع إليها عند الحاجة .
3/2/18 إعداد أوامر التغيير :
تكون وفقاً للمادة رقم (44) من عقد الأشغال العامة والتي تنص على :
( على المهندس أن يقوم بتحديد القيمة إن وجدت التي يرى أن تضاف أو تحسم منالمبلغ المذكور في العطاء بسبب أي عمل زائد أو إضافي جرى تنفيذه أو إلغاؤه بناء علىأمره ، ويجري تقـويم مثل هذا العمل وفقاً للمعدلات المذكورة في العقد إذا رأىالمهندس أنها قابلة للتطبيق . أما إذا كان العقد لا يتضمن أية معدلات تنطبق علىالعمل الزائد أو الإضافي ؛ فعلى صاحب العمل والمقاول أن يتفقا على تحديد الأسعارالعادلة لذلك .) ويتم اتباع الخطوات الإجرائية التالية :
- دراسة الأعمال المطلوب إضافتها أو حذفها أو استبدالها دراسة وافية وتجهيزمخططاتها وحساب كمياتها وتكاليفها إذا كان لها بنود مماثلة في العقد .
- إذالم يكن لتلك الأعمال بنود مماثلة في العقد ( أي أنها بنود مستحدثة ) فيخطرالمقاول بتلك الأعمال لدراستها وتقديم أسعاره لتنفيذها ، ثم التفاوض معه للوصولللسعر السائد في المنطقة.
- يتم تحديد قيمة البنود والكميات غير المنفذة ( الوفورات ) لتغطية قيمة البنودوالأعمال الإضافية ( الزيادات) ويتم إعداد بيان بكمية وقيمة الوفورات والزيادات ( نموذج رقم 9) وتحديد نسبة قيمة كل منها إلى قيمة العقد .
- يتم تحرير محضر يحدد فيه الأعمال وكمياتها وتكلفتها ومدة تنفيذها إن كانالتكليف قد تم في مدة لا تسمح للمقاول بتنفيذ تلك الأعمال أثناء مدة العقد ( نموذجرقم 10 ) .
- يتم رفع كافة المستندات لصاحب الصلاحية للموافقة عليها ، ومن ثم إصـدار قرارلتعميد المقاول بتنفيذ تلك الأعمال .
3/2/19 المستخلصات الجارية :
على المهندس القيام بمراجعة المستخلص الدوري ( نموذج رقم 8 ) المقدم من المقاولمن واقع دفاتر الحصر للأعمال المنفذة طبقاً للشروط والمواصفات ، ويتم التوقيع علىالمستخلص من المقاول أو مندوبه ومن المهندس ( يتم الرجوع إلى دليل صرف المستخلصاتالصادر من وكالة الوزارة للتخطيط والبرامج لمعرفة مرفقات المستخلصات ) :
- يقدم المقاول مستخلصاً جارياً بالأعمال التي نفذها على النموذج المعد لذلكمرفقاً به المستندات الدالة على قبول الأعمال المنجزة من جهة الإشراف .
- تقوم جهة الإشراف بمراجعة المستخلص فور استلامه وقبوله في حالة مطابقته أوتدوين الملاحظات التي تمنع قبوله .
وفي حالة عدم قبول المستخلص يتم إعادة المستخلص ومستنداته إلى المقاول معالملاحظات.
- في حالة قبول المستخلص يتم توقيعه من جهة الإشراف ، ثم يرفع إلى الجهة الأعلىللاعتمـاد مع مراعاة النقاط التالية :
(أ) عمل جدول مستقل للأعمال الإضافية المعتمدة تلحق بالمستخلص ، ويجب التوقيععلى جميع كشوفات الأعمال الإضافية المعتمدة من المهندس المشرف .
(ب) تحسم الغرامات أو الحسميات المختلفة من المستخلص مثل غرامة التأخير وغرامةالإشراف ( إذا لزمت ) أو أية غرامات أخرى ينص عليها العقد المبرم .
(ج) تصرف للمقاول مستخلصات جارية بقيمة الأعمال التي نفذها فعلاً والمطابقةللشروط والمواصفات بعد قبولها من جهة الإشراف بحد أقصى 90 % من قيمة العقد .
3/2/20 معاينة الأعمال عند انتهاء مدة العقد :
على المهندس المشرف عند انتهاء مدة العقد معاينة الأعمال بالمشروع وإعدادتقريرفني يحدد حالة وإمكانية الاستفادة من المشروع من عدمها ، وذلك قبل أسبوعين مننهاية مدة العقد على النموذج المعد لذلك ( نموذج رقم 12 ) .
في حالة توقع عدم الاستفادة من المشروع عند نهاية مدة العقد يقوم المهندس المشرفمع مندوب المقاول بمعاينة المشروع ويقررون مستوى ونسبة الإنجاز ، وهل يمكنالاستفادة من المشروع بتلك الحالة ، وتحديد البنود التي تعيق الاستفادة من المشروع، ويتم إعداد محضر ويتم توقيعه من الأعضاء ويعتمد من رئيس البلدية .
إذا تقرر عدم إمكانية الاستفادة من المشروع يُبلغ المقاول بذلك ، ويعطى صورة منالمحضر ، ويطلب منه سرعة إنجاز الأعمال المتبقية وإخطار البلدية عند انتهائها .
في حالة توقع إنهاء المشروع والاستفادة منه في نهاية المدة المحددة في العقدبدون نواقص أو مع وجود نواقص غير جوهرية حسب تقرير المهندس المشرف يتم تشكيل لجنةالاستلام الابتدائي للمشروع .
3/2/21 الاستلام الابتدائي للمشروع :
يتم الاستلام الابتدائي للمشروع حينما تكتمل جميع الإعمال دون نواقص ، وهو يعنيالاستلام الأولي للأعمال كافة حسب ما جاء بعقد المشروع وبعد انتهاء المدة المقررةلتنفيذه ( المدة الأصلية + المدة الإضافية المعتمدة ) ويمكن استلامه قبل ذلك إذاأنهى المقاول المشروع قبل انتهاء مدة التنفيذ بناءً على خطاب يوجهه إلى صاحب العملبهذا الخصوص وذلك وفق الإجراءات التالية :
1- يقدم المقاول خطاباً للجهة صاحبة المشروع يشعرها فيه أنه أنهى جميع الأعمالعلى الوجه المطلوب وطبقاً لمستندات العقد ، وأنه جاهز لتسليم المشروع إبتدائياً .
2- يتم تشكيل لجنة الاستلام الابتدائي مـن قبل صاحب العمل يكون المهندس أحدأعضائها ، ويحدد تاريخ وقوف اللجنة على الطبيعة 0
3- يتم إشعار المقاول بموعد وقوف اللجنة على الطبيعة وذلك بناءً على :
أ – طلب المقاول .
ب – تقرير المهندس طبقاً لمعاينة الأعمال المعد قبل نهاية العقد بأسبوعين .
4- تقوم لجنة الاستلام بالاطلاع على وثائق ومستندات العقد وهي ( العقد وشروطهبما في ذلك المواصفات وجداول الكميات والمخططات - أوامر التغيير - محاضر الاجتماعاتوتقارير الاختبار والأداء – التعديلات– المدد الإضافية – محضر المعاينة – أية وثائقأخرى مهمة للاستلام مثل الملاحظات التي جرى إبداؤها أثناء التنفيذ ومدى تلافيها ) .
5 – تقوم اللجنة المذكورة بمعاينة الأعمال على الطبيعة وإجراء الاختباراتالضرورية اللازمة لعملية الاستلام ، وكذلك اختبارات الأداء الوظيفي لأعمال التكييفوالأعمال الصحية والأعمال الكهربائية وكل ما تراه اللجنة ضرورياً لاستلام جميعالأعمال مثل التحقق من المناسيب والأبعاد الداخلية والخارجية للمبنى والميولالطولية والعرضية ……الخ .
6 – تقوم اللجنة بعد ذلك بتعبئة نموذج محضر الاستلام الابتدائي ، وتختار إحدىالحالات التالية طبقاً لما استقر عليه الرأي بناء على المعاينة والاختبارات التيأجرتها لاستلام المشروع وهي :
أ – أن جميع الأعمال قد تم تنفيذها بالكامل طبقاً للمخططات والمواصفات والشروطوالأصول الفنية ، وعلى ذلك توصي اللجنة باستلام المشروع استلاماً ابتدائياً .
ب – أن جميع الأعمال قـد تم تنفيذها طبقاً للمخططات والمواصفات والشروط فيما عدابعض الملاحظات البسيطة على بعض الإعمال التي يمكن قبولها فنياً مع إجراء حسم مناسبعليها ، أو مـع وجود نواقص لم يتم تنفيذها ولا تمنع من الاستفادة من المشروع ولاتؤثر على سلامة المشروع . ويمكن الاستغناء عنها وقيمتها لا تزيد عن 20% من إجماليقيمة العقد ، وعلى ذلك توصي اللجنة باستلام المشروع ابتدائياً على أن يتم الحسممقابل الملاحظات و النواقص من المستخلص الختامي .
ج – أن جميع الأعمال قـد تم تنفيذها طبقاً للمخططات والمواصفات والشروط فيما عدابعض الأعمال المبينة في قائمة الملاحظات ( يتم إعداد قائمة بالملاحظات ) والمرفقةبهذا المحضر ، والتي يجب على المقـاول استكمالها خلال مدة يتفق عليها . وأن هـذهالأعمال لا تمنع من الاستفادة من المشروع بحالته الراهنة ، وتوصي اللجنة باستلامالمشروع مع التزام المقاول بإنهاء قائمة الملاحظات خلال المدة المحددة ، ومن ثمتقوم اللجنة بالوقوف من جديد على المشروع وكتابة تقرير بشأن تلك الملاحظات .
د – أن كثيراً من الأعمال التي تم تنفيذها عليها ملاحظات كثيرة ، أو أن هناكأعمالاً ناقصة بالمشروع لا يستغني عنها ، وأن المشروع بحالته الراهنة لا يمكناستلامه ابتدائياً لكثرة الملاحظات والنواقص ، وفي هذه الحالة يعتبر هذا المحضرمحضراً للمعاينة .
7 – يتم تحرير محضر الاستلام الابتدائي ( نموذج رقم 13) ويوقع من كافة أعضاءاللجنة ويعطى المقاول صورة منه ، ويلاحظ أنه بمجرد إجراء الاستلام الابتدائيواعتماده من صاحب العمل فإن المقاول يعتبر قد وفى بالتزاماته حسب العقد المبرم ،وأنه يستحق دفع كافة مستحقاته عدا ما يحجز منها حتى إكمال الملاحظات أو ما يحسمنتيجة النواقص وسوء التنفيذ 0
8 – إذا لم تتمكن لجنة الاستلام من إجراء تجربة أعمال التكييف بسبب عدم ملائمةدرجة حرارة الجو يتم الاستلام الابتدائي لكافة الأعمال بالمشروع مع تأجيل تجربةالتكييف حتى الوقت الملائم قبل انتهاء مدة الضمان .
9 - يجوز استلام المشروع ابتدائياً بنواقص لا تمنع الاستفادة منه إذا كانت غيرجوهرية وضئيلة القيمة وإذا اقتضت المصلحة ذلك.
10– يتبقى على المقاول بعد إجراء الاستلام الابتدائي مسئولية صيانة المشروعوإصلاح ما يظهر خلال سنة الضمان الأولى حتى يتم الاستلام النهائي للمشروع ، كما أنهسيظل مسئولاً عما قد يظهر من عيوب مستترة لمدة عشر سنوات من تاريخ الاستلام النهائي .
3/2/22 المستخلص الختامي :
يصرف المستخلص الختامي بعد استلام المشروع ابتدائياً مدرجاً فيه قيمة الأعمالالتي تم تنفيذها فعلاً بعد حسم المبالغ التي سبق صرفها على الحساب ، وتكون الخطواتالإجرائية كالتالي :
1- بعد استلام المشروع ابتدائياً يقوم المهندس بإعداد المستخلص الختامي ( نموذجرقم 8 ) يدرج فيه جميع الأعمال التي تم تنفيذها مطابقة للشروط والمواصفات وجداولالكميات .
2- يوقع مهندس المقاول على دفاتر الحصر والمستخلص الختامي .
3- يحال المستخلص الختامي إلى الجهة المختصة لاستكمال إجراءات المراجعة والصرف ،ويرفق به التالي :
- أصل العطاء المقدم من المقاول بعد تطبيق الأسعار به على الأسعار بالمستخلصونسبة التخفيض ( إن وجد ) .
- أصل محضر الاستلام الابتدائي .
- أصل محضر نهاية مدة المشروع وبيان الأعمال المستفاد منها من عدمه.
- أصل محضر أقل العطاءات ( إن وجد ).
- أصل محضر فتح العطاءات ( إن وجد ) .
- أصل محاضر تحليل العطاءات (إن وجدت).
- أصل محضر لجنة فحص العروض ( الترسية ) ( إن وجد ) .
- أصل العقد .
- شهادة من مكتب العمل بعدم وجود قضايا عمالية .
- أصل محضر تسليم الموقع موقّعاً ومؤرخاً .
- أصل موافقة صاحب الصلاحية على التكليف بالأعمال الإضافية .
- أصل خطاب تكليف المقاول بالأعمال الإضافية .
- أصل مذكرات الإدخال للتوريدات التي لم تركب وتاريخها .
- صورة من شهادة زكاة نهائية سارية المفعول صالحة لصرف الدفعات ومصدقة ( أوشهادة زكاة عن العقد ) ملف العملية .
- مراجعة وزارة المالية للعقد الذي تزيد مدته عن سنة .
- شهادة تصفية العمالة .
- مراجعة ديوان المراقبة العامة للمستندات .
- خطابات تمديد مدة العقد .
- تحاليل المياه بالنسبة لعقود السقيا .
- صورة حديثة من السجل التجاري للمقاول مجدد عشرة أرقام .
- صورة مسيرات الرواتب للعمال بالنسبة لعقود النظافة .
- أصل شهادة إنجاز لعقود النظافة .
- صورة الضمان النهائي ( 5 % ) وتاريخ سريانه .
- إعداد خطاب للوزارة مرفقاً به المستندات السابق ذكرها متضمناً طلب استكمالإجراءات الصرف .
ويتم مراعاة الآتى عند صرف المستخلصات الختامية :
- إكمال نواقص الاستلام الابتدائي وفي حالة عدم إكمالها تحجز قيمتها .
- حسم قيمة الأعمال التي وردت بشأنها ملاحظات ويطبق عليها حسم ، وذلك بموجب كشفحسميات معد من لجنة الاستلام الابتدائي .
- حسم أية مبالغ أخرى مستحقة لم يسبق حسمها مثل غرامة التأخير أو غرامة الإشرافأو غرامة تغيب الجهاز الفني للمقاول أو أية مبالغ أخرى مستحقة .
3/2/23 صرف المبالغ المحجوزة عن نواقص الاستلام الابتدائي :
يتم ذلك بعدما يقوم المقاول بإنهاء نواقص الاستلام الابتدائي كالتالي :
يتم ذلك بعدما يقوم المقاول بإنهاء نواقص الاستلام الابتدائي كالتالي :
1- يقوم المهندس المشرف باستلام أعمال نواقص الاستلام الابتدائي .
2- يتم عمل محضر باستلام النواقص .
3- يحال المحضر إلى الجهة المختصة للمراجعة وصرف المبالغ المحجوزة .
3/2/24 الاستلام النهائي للمشروع :
يتم هذا الإجراء بعد مضي فترة الصيانة ( مدة الضمان ) والتي تكون غالباً سنةواحدة من تاريخ الاستلام الابتدائي ما لم يتم الاتفاق على مدة أخرى ، وبعد التحققمن أن المقـاول قد قام بجميع التزاماته ، وأن الأعمال نفذت بحالة جيدة . أما إذاتبين من المعاينة أن المقاول لم يقم ببعض التزاماته فيؤجل التسليم النهائي لحينإنهاء المقاول ما طلب إليه من أعمال ، وفيما يلي الخطوات الإجرائية للاستلامالنهائي :
1 – يقدم المقاول خطاباً لصاحب العمل يشعره فيه أنه جاهز لتسليم المشروع نهائياً، ويفضل أن يكون ذلك قبل شهر من الوقت المتوقع لتسليم المشروع نهائياً .
2 – يتم تشكيل لجنة الاستلام النهائي من قبل صاحب العمل ، ويكون المهندس أحدأعضائها ، ويحدد تاريخ وقوف اللجنة على موقع المشروع .
3 - يتم إخطار المقاول رسمياً بموعد وقوف اللجنة على موقع المشروع .
4 - تقوم لجنة الاستلام بالاطلاع على وثائق المشروع ومحضر الاستـلام الابتدائيوما ورد من ملاحظات في محضر الاستلام الابتدائي .
5 – تقوم اللجنة المذكورة بالمرور على المشروع ومعاينة الأعمال على الطبيعة ،وملاحظة العيوب التي ظهرت أثناء مدة الضمان وغير الناتجة من سوء الاستعمال .
6 – تقوم اللجنة بعـد ذلك بتعبئة نموذج محضر الاستلام النهائي ، وتختار إحدىالحالات التالية طبقاً لما استقر عليه الرأي بناءً على المعاينة :
( أ ) أن تكون جميع الأعمال المنفذة مطابقة للمخططات والشروط والمواصفات ، ولميظهر بالمشروع أية عيوب أو نواقص ( يستثنى من ذلك العيوب الناشئة من سوء الاستعمال ) وعلى ذلك توصي اللجنة باستلام المشروع استلاماً نهائياً .
( ب ) أن تكون قـد ظهرت بالمشروع بعض العيوب أو الملاحظات خلال مدة الضمان ليستناتجة من سوء الاستعمال والتي توضحها اللجنة بقائمة الملاحظات المرفقة بالمحضر ،والتي لا يمكن معها استلام المشروع استلاماً نهائياً ، وفي هذه الحالة توصي اللجنةباعتبار هذا المحضر محضراً للمعاينه ، وعلى المقاول إشعار صاحب العمل خطياًّ بموعدالانتهاء من استكماله لجميع الملاحظات المدونة بالمحضر حتى تقف اللجنة ، علىالمشروع من جديد لإجراء الاستلام النهائي .
7 – يحرر محضر الاستلام النهائي ( نموذج رقم 14 ) ويوقع من كافة أعضاء اللجنةويعطى المقاول صورة ، ويترتب على هذا المحضر تصفية جميع حقوق المقاول طبقاً للنظام .
8- يقوم المهندس بإرسال أصل محضر الاستلام النهائي للجهة المختصة لاستكمالمستندات الإفراج عن الضمان النهائي ( ضمان حسن الأداء )طبقاً للنظام .
9 – يقوم المهندس المشرف بإرسال صورة من محضر الاستلام النهائي لوكالة الوزارةللشئون الفنية لغرض المتابعة للمشاريع التابعة للوزارة وللجهات المشرفة في الأماناتومصالح المياه إذا كان المشروع تابعاً للأمانات ومصالح المياه والصرف الصحي
