تويت
اتخاذ القرارات الادارية Decision Making
يعتبر اتخاذ القرارات، والإشراف على أولئك الذين يتخذون القرارات تحتك، هما مهمتان أساسيتان للقيادة. و من خلال تنظيم طريقة اتخاذ القرارات الخاصة بك، يمكنك التأكد من أن كل قرار سيكون الأفضل. و سيقدّر أعضاء منظمتك الطريقة المنتظمة و العادلة لاتخاذ القرارات، وستستفيد منظمتك بشكل أكثر شمولاً من خبراتها.
عندما تواجه خيارًا صعبًا، فأنت لا تريد أن تكون "حاسماً" لدرجة أنك تقوم بأخذ القرار قريباً، وتغلق المدخلات والمناقشات في وقت مبكر جداً. يمكن اعتبار ذلك أكثر "اندفاعًا" من كونه حاسم ، ويمكن أن يكون له عواقب سلبية على مجموعتك. يمكنك أن تقرر قبل أن تحصل على جميع المعلومات المهمة ، على سبيل المثال ؛ أو قد تقرر قبل أن تتاح الفرصة للجميع لتوضيح آرائهم أو التصالح مع قرار يختلفون معه, لذلك في بعض الأحيان، يمكن أن يكون القرار الواعي هو "عدم اتخاذ قرار". فبعد مداولات متأنية ، قد يقرر صانع القرار (أصحاب القرار) المعني أنه من الأفضل الانتظار حتى تكون هناك معلومات أكثر، أو حتى تتاح الفرصة للأعضاء "للتهدئة"، أو إذا تم إجراء نقاش حاد حول هذا الموضوع.
أهمية اتخاذ القرار
ما هي الآثار المترتبة على القرارات التي نتخذها؟ قد تكون العواقب المباشرة لقراراتنا واضحة، ولكن بالإضافة إلى ذلك، من المهم أن نتذكر:
لأن صنع القرار هو جزء مهم من القيادة ، فضلاً عن كونه شيئًا لا يمكننا تجنبه ، فمن الجيد معرفة أفضل طريقة للقيام بذلك. الخطوة الأولى في ذلك هي أن نفهم ما هي الاحتمالات.
أساليب اتخاذ القرار: من لديه سلطة اتخاذ القرار؟
عندما يكون هناك قرار يتم اتخاذه، من الذي سيقوم بذلك؟ هل يجب اتخاذ القرارات من قبل شخص واحد أو لجنة أو من قبل المجموعة بأكملها؟ كل من هذه الطرق صالحة، وقد يكون كل منها مناسبًا لمجموعتك في ظل ظروف مختلفة. بشكل عام ، عند تحديد من سيتخذ قرارات لمؤسستك، يجب مراعاة ما يلي:
عندما يكون القرار مهمًا، عندما يكون هناك متسع من الوقت، عندما تكون الأمور الأخرى غير ملحة، عندما تكون الخبرة أقل تخصصًا، وعندما يعبر الآخرون عن اهتمامهم باتخاذ القرار - فهذه جميع الحالات التي يكون فيها اتخاذ القرار لامركزيًا أو قد يكون قرار المجموعة مناسبًا. ولكن عندما تحتفظ الظروف المعاكسة - في حالات الطوارئ، على سبيل المثال، أو عندما تتم معالجة معلومات الخبراء، أو عندما لا يكون هناك أحد يهتم كثيرًا - قد يكون عملية اتخاذ القرار من الأفضل أن تقوم بها مجموعة أصغر، أو حتى شخص واحد فقط.
هناك ثلاثة نماذج أساسية لصنع القرار قد تتبعها مجموعتك ، لكل منها صيغه الخاصة به، وكل منها قد يكون مناسبًا لمؤسستك في ظل ظروف مختلفة:
شخص واحد يقوم باتخاذ القرار
عندما يتحمل شخص واحد مسئولية اتخاذ القرار، يمكن اتخاذ القرار إما مع أو بدون مدخلات و مشاركات من أعضاء آخرين في المجموعة. و غالباً ما يتم اتخاذ القرارات التي يتم اتخاذها دون مدخلات بواسطة قائد أو خبير، أو ببساطة من قبل الشخص الأكثر مشاركة في القضية. على سبيل المثال ، قد لا يسأل المساعد الإداري الذي يقوم بكتابة الرسالة الإخبارية للمؤسسة عن آراء حول الخط الذي يجب استخدامه ؛ و لكنه ببساطة و لكنه يقوم باختيار واحد .
على الرغم من أن هذا الاختيار قد يبدو دكتاتوريًا إلى حد ما، ويذكرك بهذا المدير الذي تكره حقًا ، في بعض الأحيان ، فهو الأكثر منطقية. تعمل كل وظائف المنظمة بسبب آلاف القرارات الصغيرة التي يتخذها الأعضاء كل يوم. بعضها صغير جدا ، حتى الشخص الذي يتخذها بالكاد يلاحظها - كيف يتم الرد على الهاتف، وكيف يتم توقيع الرسالة ، ما هي ألوان الورق المقوى لشراء خزانة المعدات. و بالنظر إلى جميع القرارات التي تحدث، فمن غير الواقعي ببساطة الاعتقاد بأننا سنناقش كل قرار مع كل شخص في المجموعة.
قد يطلب الشخص الذي يقرر باستخدام المدخلات من المجموعة طرح أفكارهم، اطلب من مجموعة صغيرة (مثل المجلس الاستشاري) لتوصيتهم، أو الاستفادة من عدد قليل من الأفراد من ذوي الخبرة في هذه المسألة.
وأخيرًا ، من المهم أن يعرف القادة متى يكون من الأنسب ترك القرارات إلى الآخرين. إذا كان أحد القادة لا يعرف موعد التفويض ، فسوف يتم أخذ وقتها (وربما العديد من الأشخاص الآخرين) في الاعتبار من خلال العديد من التفاصيل التي يمكن التعامل معها بشكل أفضل من قبل الآخرين. على سبيل المثال ، يجوز للمدير التنفيذي أن يقرر ما يجب أن تقوله الرسائل إلى أعضاء المجلس الاستشاري ، مع ترك مثل هذه القرارات فيما يتعلق بمن يشتري الأدوات المكتبية، في المتجر، وما إلى ذلك، إلى مدير المكتب.
بالإضافة إلى ذلك، إذا شعر أعضاء آخرون في المنظمة بأن لديهم بعض السلطة أو "الكلمة" في المجموعة، فسيكون من المرجح أكثر أن يستثمروا وقتهم وطاقتهم في ما يقومون به. إن القائد الذي يتخذ جميع القرارات يحرم نفسه من خبرات موظفيه، و يحرم الموظفين من قدرتهم على النمو وتقديم مساهمات ذات قيمة للمنظمة.
كيف يتجنب القائد ظاهرة "الإدارة التفصيلية" التي يمكن أن تكون ضارة للغاية؟ العديد من الأشياء يمكن أن تكون مفيدة:
مجموعة تأخذ القرار بتوافق الأداء
في توافق في الآراء ، ستوافق المجموعة بأكملها على مسار عمل معين. هناك اختلافات مختلفة في هذا أيضا. على سبيل المثال، هناك "إجماع قوي"، على الجميع أن يوافقوا علانية، أي سيقول كل عضو أو يكتب ، "نعم ، أنا متفق على أنه ينبغي لنا القيام بذلك." ونرى أيضًا إجماعًا "خافتًا"، حيث قد لا يتفق الجميع، ولكنهم على الأقل لا يعارضون ذلك. إن الإجماع "الخافت" شائع جدا ، خاصة عندما يكون للمجموعات الكثير للقيام به. يقول: "حسنا ، يمكننا جميعا أن نتعايش مع هذا، حتى نتمكن من الانتقال إلى البند التالي."
و لكن حتى اتفاق الرأي الضعيف قد يكون من الصعب تحقيقة مع تزايد حجم المجموعات. في بعض الأحيان، من الصعب الحصول على شخصين للاتفاق على شيء، ناهيك عن مائتين. ولهذا السبب، تنتقل العديد من المجموعات إلى الاحتمال الثالث:
مجموعة تأخذ القرار بواسطة التصويت
عندما يقوم الناس بالتصويت، هناك عدة طرق لتحديد الحد الأدنى للتصويت اللازم. الحد الأدنى للتصويت قد يكون:
الاحتمال الرابع، الجدير بالذكر لفترة وجيزة، هو أن القرار يمكن أن يتحقق باستخدام أكثر من واحد من هذه الأساليب. على سبيل المثال، قد ترغب المجموعة أولاً في الوصول إلى توافق في الآراء. إذا لم يمكن تحقيق ذلك، فقد يصوت - أو قد يختار دراسة القضية أكثر من ذي قبل قبل إجراء التصويت.
كيف تقوم باتخاذ القرار؟
إذن، كيف يشرع القائد في اتخاذ القرارات؟ على الرغم من أن كل قائد سيكون له أسلوب مميز، إلا أن الخطوات التالية مفيدة في معظم الظروف، خاصة بالنسبة إلى القرارات الأكبر أو الأكثر أهمية.
قرر من الذي سيأخذ القرار
هذا الاختيار هو الذي عادة ما يقوم به القائد. و قد يفكر في قائمة الخصائص المدرجة في "من يجب أن يقرر؟" أعلاه لمساعدته في هذا القرار الأولي.
الاطلاع على راحة الموظفين
إذا تم اتخاذ القرار من قبل مجموعة من الأشخاص، فإن مهمة قائد المجموعة هي التأكد من أن مستوى الراحة مرتفع بين أعضاء المجموعة. من الصعب على كثير من الناس التحدث علانية في مجموعة، خاصة إذا كانوا لا يعرفون الأعضاء الآخرين بشكل جيد. تذكر: صمت أعضاء المجموعة يعتبر خسارة تلقائية لمؤسستك.
بمجرد أن تقوم بإعداد المرحلة، إذا جاز التعبير، فأنت على استعداد لبدء النظر في الوضع أمامك. يجب أن يتخذ صانع القرار (القرارات) ما يلي:
انظر الي القرار كجزء من الصورة الكبيرة
من السهل الانخراط في اللحظة. ومع ذلك، من المهم النظر إلى المكان الذي يوجد فيه القرار في "المخطط الكبير" لما تقوم به. بكل بساطة، يجب أن يكون لدى صانعي القرار فهم أساسي لكيفية تأثير هذا القرار على القضية التي تعمل عليها ، وكذلك على مؤسستك ككل.
مثال: النظر إلى الصورة الكبيرة
لنفترض أن مجموعتك تدرس ما إذا كان يجب على أعضاء الائتلاف تقديم عروض تدريب على المهارات في المدارس المحلية حول طرق للحد من العنف. لديك الموارد اللازمة لتقديم العرض التقديمي، وأنت تعرف أنه يمكن أن يعني الضغط الجيد للمجموعة فقط.
إذن، قرار سهل، أليس كذلك؟ ومع ذلك، فهناك مشكلة - فجماعتك تعتبر نفسها حافزًا للتغيير - لقد عمل الأعضاء جاهدين لسنوات لجعل الأعضاء الآخرين في المجتمع محفزين، وليس للقيام بكل عمل بأنفسهم. لقد حاولوا منع المنظمة من الوقوع في ما يعتبرونه "فخ" لتصبح منظمة الخدمة. ن المؤكد أن تقديم هذه العروض سيضعك في فئة مزود الخدمة ، على الأقل في الوقت الحاضر. على المدى الطويل، هل إعطاء هذه العروض أفضل حقا للمنظمة؟
تجميع المعلومات
يمكن أن تأتي المعلومات من مجموعة متنوعة من المصادر - من الصحافة، من الأشخاص المتأثرين بالمشكلة، ومن الأشخاص الذين لديهم تأثير كبير في المجتمع، ومن الإحصاءات، ومن مصادر أخرى كثيرة. الشيء المهم هو أن تتذكر أنه مهما فعلت، لا تتخطي بسرعة أكثر هذه الخطوة. فالقرار غير المعلن (أو غير المطلع) هو على الأرجح واحد من لقرارات التي ستندم عليها. حاول معرفة كل ما يمكنك فعله بشأن القرار وعواقبه، بما في ذلك:
على الرغم من أننا نقترح جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات، إلا أننا نفهم أنك ربما لن تتوفر لديك جميع المعلومات التي تريدها عند اتخاذ قرار. بصراحة، قد لا يكون هناك وقت أبدًا عندما تكون كافة المعلومات موجودة، والانتظار طويلاً يتحول إلى مماطلة، ولا يفيد أي شخص. لذلك عندما تكون لديك جميع المعلومات التي تعتبرها ضرورية أو متوفرة بسهولة، فأنت على استعداد للانتقال إلى الخطوة التالية.
فكر في كل الحلول الممكنة
باستخدام جميع المعلومات التي قمت بجمعها ، قم بعمل قائمة بكل القرارات التي يمكن تخيلها.
إذا كان القرار يتطلب الرد بنعم أو لا أو أي رد، فإن هذه الخطوة تكون أقل ضرورة، ولكن حتى ذلك الحين، لا ينبغي إغفالها تمامًا. قد يكون القرار الذي يبدو أنه اختيار بسيط أو هذا خيارًا حقيقيًا في إمكانات أخرى موجود تحت السطح.
فكر في جميع الحلول الممكنة
على سبيل المثال، إذا كان القرار هو ما إذا كان يجب انتخاب جيم أو كريس لمجلس الإدارة، يبدو أن هناك احتمالين فقط، أليس كذلك؟ لكن في الواقع، قد يفعل أولئك الذين يقررون أيًا من ستة أشياء مختلفة على الأقل:
الدرس هنا؟ عندما تزن خياراتك، لا تكون قصير النظر.
إذا كان هناك العديد من الاحتمالات و الإمكانات، فهذه النقطة أكثر أهمية. وإذا قررت أنت، كقائد، اتخاذ هذا القرار بنفسك، فإننا نقترح أن تتشاور مع الآخرين في هذه المرحلة، لمعرفة الاقتراحات الأخرى التي قد تكون لديهم. قد تفكر حتى في جلسة عصف ذهني حيث يلتقي العديد منكم ويحاول التفكير في أكبر عدد ممكن من الاحتمالات و الإمكانات.
تقييم الإمكانات و الإحتمالات
عندما تعد قائمة الخيارات المحتملة، يجب أن تجلس وتقيم أي منها أكثر ملائمة لمؤسستك في هذا الوقت. و تتضمن الأسئلة التي يجب على صانع القرار طرحها ما يلي:
و من الجيد أن تكتب إجاباتك على هذه الأسئلة، ففي بعض الأحيان، يكون القرار أسهل عندما تكون جميع أفكارك منظّمة أمامك باللونين الأبيض والأسود.
خذ القرار
بعد أن تصبح المعلومات موجودة و تكون قمت بتقييم الاحتمالات، فقد حان الوقت لتقرر. إذا اتبعت الخطوات الموضحة في هذا الفصل عن كثب ، فيجب أن يكون القرار واضحًا إلى حد ما - حتى لو لم يكن الأمر سهلاً دائمًا، وحتى إذا ظل هناك أسفًا. دعونا نواجه الأمر، فالخيارات نادرا ما تكون سهلة في أي جانب من جوانب حياتنا. للأسف، لا يختلف عملنا لمجتمعاتنا عن ذلك.
اتبع القرار كليًا
و أخيرًا، فمسئولية من يتخذون القرار أن يقوموا بالتأكد من تنفيذ القرار، و الحفاظ على عملكم الشاق من الضياع.
تغيير نطاق العملية
تركز عملية صنع القرار، على النحو المبين أعلاه، بشكل رئيسي على قرارات أكبر وأكثر صعوبة، مع وجود عواقب تتركز أكثر على القادة ويكون لها تأثير كبير على المنظمة ككل. ولكن يمكن استخدام هذه العملية على نطاق أصغر أيضًا، وذلك باستخدام الأجزاء الأكثر ضرورة بطريقة يومية غير رسمية.
استخدام عملية صنع القرار لمشروع أصغر
يريد توم، رئيس مشروع قيادة الطلاب، أن يصنع تيشيرتات للمشاركين، لكنه غير متأكد مما يجب أن يكون عليه التصميم. لنلق نظرة على الكيفية التي قد تكون بها خطوات هذه العملية مفيدة له:
يعتبر اتخاذ القرارات، والإشراف على أولئك الذين يتخذون القرارات تحتك، هما مهمتان أساسيتان للقيادة. و من خلال تنظيم طريقة اتخاذ القرارات الخاصة بك، يمكنك التأكد من أن كل قرار سيكون الأفضل. و سيقدّر أعضاء منظمتك الطريقة المنتظمة و العادلة لاتخاذ القرارات، وستستفيد منظمتك بشكل أكثر شمولاً من خبراتها.
عندما تواجه خيارًا صعبًا، فأنت لا تريد أن تكون "حاسماً" لدرجة أنك تقوم بأخذ القرار قريباً، وتغلق المدخلات والمناقشات في وقت مبكر جداً. يمكن اعتبار ذلك أكثر "اندفاعًا" من كونه حاسم ، ويمكن أن يكون له عواقب سلبية على مجموعتك. يمكنك أن تقرر قبل أن تحصل على جميع المعلومات المهمة ، على سبيل المثال ؛ أو قد تقرر قبل أن تتاح الفرصة للجميع لتوضيح آرائهم أو التصالح مع قرار يختلفون معه, لذلك في بعض الأحيان، يمكن أن يكون القرار الواعي هو "عدم اتخاذ قرار". فبعد مداولات متأنية ، قد يقرر صانع القرار (أصحاب القرار) المعني أنه من الأفضل الانتظار حتى تكون هناك معلومات أكثر، أو حتى تتاح الفرصة للأعضاء "للتهدئة"، أو إذا تم إجراء نقاش حاد حول هذا الموضوع.
أهمية اتخاذ القرار
ما هي الآثار المترتبة على القرارات التي نتخذها؟ قد تكون العواقب المباشرة لقراراتنا واضحة، ولكن بالإضافة إلى ذلك، من المهم أن نتذكر:
- قراراتنا تؤثر على الناس. تقريبًا كل قرار نتخذه سيؤثر على مختلف الناس بطريقة أو بأخرى. لذا، من المهم أن نكون مدركين و على بينه بالتأثير الذي ستحدثه قراراتنا، وأن نفهم ماذا ستكون "التكلفة البشرية".
- القرارات التي نتخذها تظهر قيمنا. إن أعمالنا تشهد بقوة أكبر من أقوالنا بما نؤمن به. على سبيل المثال، إذا تحدث سناتور لصالح "القيم العائلية"، لكن كان لديه تاريخ موثق جيدًا من العلاقات خارج نطاق الزواج ، سنكون متشككين في قيمه المعلنة.
- قراراتنا سوف تكون مثالا لأولئك الذين يتبعوننا. كقادة ، يجب علينا أن نفهم أن ما نقوله ونفعله سوف ينظر إليه أتباعنا. و أن أعمالنا سيتم نسخها وتعديلها من قبل أولئك الذين يحترموننا. على سبيل المثال، إذا كنت تقدم الكحول في حملة لجمع التبرعات سترسل رسالة قوية لأولئك الذين يحضرون، ويمكن أن يتم نسخها من قبل الآخرين أثناء قيامهم بجمع التبرعات. بالمعنى الحقيقي، "اتبع القائد" هي لعبة يستمر الكثير من الناس القيام بها في كل حياتهم.
- يدل على الرغبة في القيادة. من خلال اتخاذ القرارات، نثبت لأتباعنا أننا مستعدون لأخذ زمام الأمور، وتوجيه العمل، وإنجاز الأمور. لقد أظهرنا أننا على استعداد لتحمل المسئولية وتقبل عواقب أفعالنا.
- عدم اتخاذ قرار هو قرار في حد ذاته.
لأن صنع القرار هو جزء مهم من القيادة ، فضلاً عن كونه شيئًا لا يمكننا تجنبه ، فمن الجيد معرفة أفضل طريقة للقيام بذلك. الخطوة الأولى في ذلك هي أن نفهم ما هي الاحتمالات.
أساليب اتخاذ القرار: من لديه سلطة اتخاذ القرار؟
عندما يكون هناك قرار يتم اتخاذه، من الذي سيقوم بذلك؟ هل يجب اتخاذ القرارات من قبل شخص واحد أو لجنة أو من قبل المجموعة بأكملها؟ كل من هذه الطرق صالحة، وقد يكون كل منها مناسبًا لمجموعتك في ظل ظروف مختلفة. بشكل عام ، عند تحديد من سيتخذ قرارات لمؤسستك، يجب مراعاة ما يلي:
- أهمية القرار المتصورة للمجموعة.
- الوقت المتاح لاتخاذ القرار.
- عدد القرارات الأخرى التي يتعين اتخاذها.
- الدرجة التي يتطلب القرار الخبرة المتخصصة.
- الاهتمام و الوقت الذي يمنح للآخرين لاتخاذ القرار.
عندما يكون القرار مهمًا، عندما يكون هناك متسع من الوقت، عندما تكون الأمور الأخرى غير ملحة، عندما تكون الخبرة أقل تخصصًا، وعندما يعبر الآخرون عن اهتمامهم باتخاذ القرار - فهذه جميع الحالات التي يكون فيها اتخاذ القرار لامركزيًا أو قد يكون قرار المجموعة مناسبًا. ولكن عندما تحتفظ الظروف المعاكسة - في حالات الطوارئ، على سبيل المثال، أو عندما تتم معالجة معلومات الخبراء، أو عندما لا يكون هناك أحد يهتم كثيرًا - قد يكون عملية اتخاذ القرار من الأفضل أن تقوم بها مجموعة أصغر، أو حتى شخص واحد فقط.
هناك ثلاثة نماذج أساسية لصنع القرار قد تتبعها مجموعتك ، لكل منها صيغه الخاصة به، وكل منها قد يكون مناسبًا لمؤسستك في ظل ظروف مختلفة:
شخص واحد يقوم باتخاذ القرار
عندما يتحمل شخص واحد مسئولية اتخاذ القرار، يمكن اتخاذ القرار إما مع أو بدون مدخلات و مشاركات من أعضاء آخرين في المجموعة. و غالباً ما يتم اتخاذ القرارات التي يتم اتخاذها دون مدخلات بواسطة قائد أو خبير، أو ببساطة من قبل الشخص الأكثر مشاركة في القضية. على سبيل المثال ، قد لا يسأل المساعد الإداري الذي يقوم بكتابة الرسالة الإخبارية للمؤسسة عن آراء حول الخط الذي يجب استخدامه ؛ و لكنه ببساطة و لكنه يقوم باختيار واحد .
على الرغم من أن هذا الاختيار قد يبدو دكتاتوريًا إلى حد ما، ويذكرك بهذا المدير الذي تكره حقًا ، في بعض الأحيان ، فهو الأكثر منطقية. تعمل كل وظائف المنظمة بسبب آلاف القرارات الصغيرة التي يتخذها الأعضاء كل يوم. بعضها صغير جدا ، حتى الشخص الذي يتخذها بالكاد يلاحظها - كيف يتم الرد على الهاتف، وكيف يتم توقيع الرسالة ، ما هي ألوان الورق المقوى لشراء خزانة المعدات. و بالنظر إلى جميع القرارات التي تحدث، فمن غير الواقعي ببساطة الاعتقاد بأننا سنناقش كل قرار مع كل شخص في المجموعة.
قد يطلب الشخص الذي يقرر باستخدام المدخلات من المجموعة طرح أفكارهم، اطلب من مجموعة صغيرة (مثل المجلس الاستشاري) لتوصيتهم، أو الاستفادة من عدد قليل من الأفراد من ذوي الخبرة في هذه المسألة.
وأخيرًا ، من المهم أن يعرف القادة متى يكون من الأنسب ترك القرارات إلى الآخرين. إذا كان أحد القادة لا يعرف موعد التفويض ، فسوف يتم أخذ وقتها (وربما العديد من الأشخاص الآخرين) في الاعتبار من خلال العديد من التفاصيل التي يمكن التعامل معها بشكل أفضل من قبل الآخرين. على سبيل المثال ، يجوز للمدير التنفيذي أن يقرر ما يجب أن تقوله الرسائل إلى أعضاء المجلس الاستشاري ، مع ترك مثل هذه القرارات فيما يتعلق بمن يشتري الأدوات المكتبية، في المتجر، وما إلى ذلك، إلى مدير المكتب.
بالإضافة إلى ذلك، إذا شعر أعضاء آخرون في المنظمة بأن لديهم بعض السلطة أو "الكلمة" في المجموعة، فسيكون من المرجح أكثر أن يستثمروا وقتهم وطاقتهم في ما يقومون به. إن القائد الذي يتخذ جميع القرارات يحرم نفسه من خبرات موظفيه، و يحرم الموظفين من قدرتهم على النمو وتقديم مساهمات ذات قيمة للمنظمة.
كيف يتجنب القائد ظاهرة "الإدارة التفصيلية" التي يمكن أن تكون ضارة للغاية؟ العديد من الأشياء يمكن أن تكون مفيدة:
- التواصل المفتوح مع الآخرين في المنظمة. ببساطة لا يوجد بديل عن لحديث مع الناس وتعلم نقاط قوتهم وضعفهم ومستوى المسئولية الذي يشعرون بالراحة تجاهه. إن التواصل مع الأتباع أمر مهم للغاية: فلا يوجد على الإطلاق بديل عن الاتصال الواضح والمفتوح بين القائد وأتباعه.
- التعرف على الخبرة. إذا كان أحد أعضاء تحالفك يعمل بدوام كامل كفنان تخطيط، فقد تطلب منه تصميم شعار للمجموعة. يعرف القائد الذكي أن في بعض الأحيان، أفضل قرار يمكنه اتخاذه هو تسليم القرار لشخص مجهز بشكل أفضل مما هو عليه. تذكر: نحن جميعًا أتباع في بعض الأمور.
- جعل الفرص مساوية للتجربة. ابدأ بإعطاء المتابعين قدر صغير من الحرية والسلطة في اتخاذ القرارات، وعندما يكبرون ويصبحون مستعدين للمسئولية المتزايدة، امنحهم إياها. فأنت لم تبدأ القراءة مع كتب شكسبير. ولكنك بدأت بكتب الأبجدية والدكتور سوس. و مهارات صنع القرار تستغرق بعض الوقت لتطويرها أيضًا. و بمرور الوقت ، يعطي القائد الذكي المزيد والمزيد من سلطة اتخاذ القرار إلى أحد المتابعين الذي يظهر أنه مستعد لها. لا يسمح هذا فقط للمتلقي ببناء مهاراته ببطء وحذر، بل يسمح له بذلك بطريقة لا تضع كمية كبيرة من الضغط عليه (أو الكثير من القلق على القائد!)
مجموعة تأخذ القرار بتوافق الأداء
في توافق في الآراء ، ستوافق المجموعة بأكملها على مسار عمل معين. هناك اختلافات مختلفة في هذا أيضا. على سبيل المثال، هناك "إجماع قوي"، على الجميع أن يوافقوا علانية، أي سيقول كل عضو أو يكتب ، "نعم ، أنا متفق على أنه ينبغي لنا القيام بذلك." ونرى أيضًا إجماعًا "خافتًا"، حيث قد لا يتفق الجميع، ولكنهم على الأقل لا يعارضون ذلك. إن الإجماع "الخافت" شائع جدا ، خاصة عندما يكون للمجموعات الكثير للقيام به. يقول: "حسنا ، يمكننا جميعا أن نتعايش مع هذا، حتى نتمكن من الانتقال إلى البند التالي."
و لكن حتى اتفاق الرأي الضعيف قد يكون من الصعب تحقيقة مع تزايد حجم المجموعات. في بعض الأحيان، من الصعب الحصول على شخصين للاتفاق على شيء، ناهيك عن مائتين. ولهذا السبب، تنتقل العديد من المجموعات إلى الاحتمال الثالث:
مجموعة تأخذ القرار بواسطة التصويت
عندما يقوم الناس بالتصويت، هناك عدة طرق لتحديد الحد الأدنى للتصويت اللازم. الحد الأدنى للتصويت قد يكون:
- الأغلبية - أي أن أكبر عدد من الأصوات يحمل القرار، حتى لو كان هذا العدد أقل من نصف مجموع الأصوات. يتم استخدام الأغلبية النسبية في الحالات التي تتوفر فيها ثلاثة احتمالات أو أكثر للاختيار من بينها.
- الأغلبية البسيطة - يتم الإدلاء بأكثر من نصف الأصوات لنفس الشيء.
- ثلثا الأصوات أو أكثر لصالح خيار معين.
الاحتمال الرابع، الجدير بالذكر لفترة وجيزة، هو أن القرار يمكن أن يتحقق باستخدام أكثر من واحد من هذه الأساليب. على سبيل المثال، قد ترغب المجموعة أولاً في الوصول إلى توافق في الآراء. إذا لم يمكن تحقيق ذلك، فقد يصوت - أو قد يختار دراسة القضية أكثر من ذي قبل قبل إجراء التصويت.
كيف تقوم باتخاذ القرار؟
إذن، كيف يشرع القائد في اتخاذ القرارات؟ على الرغم من أن كل قائد سيكون له أسلوب مميز، إلا أن الخطوات التالية مفيدة في معظم الظروف، خاصة بالنسبة إلى القرارات الأكبر أو الأكثر أهمية.
قرر من الذي سيأخذ القرار
هذا الاختيار هو الذي عادة ما يقوم به القائد. و قد يفكر في قائمة الخصائص المدرجة في "من يجب أن يقرر؟" أعلاه لمساعدته في هذا القرار الأولي.
الاطلاع على راحة الموظفين
إذا تم اتخاذ القرار من قبل مجموعة من الأشخاص، فإن مهمة قائد المجموعة هي التأكد من أن مستوى الراحة مرتفع بين أعضاء المجموعة. من الصعب على كثير من الناس التحدث علانية في مجموعة، خاصة إذا كانوا لا يعرفون الأعضاء الآخرين بشكل جيد. تذكر: صمت أعضاء المجموعة يعتبر خسارة تلقائية لمؤسستك.
بمجرد أن تقوم بإعداد المرحلة، إذا جاز التعبير، فأنت على استعداد لبدء النظر في الوضع أمامك. يجب أن يتخذ صانع القرار (القرارات) ما يلي:
انظر الي القرار كجزء من الصورة الكبيرة
من السهل الانخراط في اللحظة. ومع ذلك، من المهم النظر إلى المكان الذي يوجد فيه القرار في "المخطط الكبير" لما تقوم به. بكل بساطة، يجب أن يكون لدى صانعي القرار فهم أساسي لكيفية تأثير هذا القرار على القضية التي تعمل عليها ، وكذلك على مؤسستك ككل.
مثال: النظر إلى الصورة الكبيرة
لنفترض أن مجموعتك تدرس ما إذا كان يجب على أعضاء الائتلاف تقديم عروض تدريب على المهارات في المدارس المحلية حول طرق للحد من العنف. لديك الموارد اللازمة لتقديم العرض التقديمي، وأنت تعرف أنه يمكن أن يعني الضغط الجيد للمجموعة فقط.
إذن، قرار سهل، أليس كذلك؟ ومع ذلك، فهناك مشكلة - فجماعتك تعتبر نفسها حافزًا للتغيير - لقد عمل الأعضاء جاهدين لسنوات لجعل الأعضاء الآخرين في المجتمع محفزين، وليس للقيام بكل عمل بأنفسهم. لقد حاولوا منع المنظمة من الوقوع في ما يعتبرونه "فخ" لتصبح منظمة الخدمة. ن المؤكد أن تقديم هذه العروض سيضعك في فئة مزود الخدمة ، على الأقل في الوقت الحاضر. على المدى الطويل، هل إعطاء هذه العروض أفضل حقا للمنظمة؟
تجميع المعلومات
يمكن أن تأتي المعلومات من مجموعة متنوعة من المصادر - من الصحافة، من الأشخاص المتأثرين بالمشكلة، ومن الأشخاص الذين لديهم تأثير كبير في المجتمع، ومن الإحصاءات، ومن مصادر أخرى كثيرة. الشيء المهم هو أن تتذكر أنه مهما فعلت، لا تتخطي بسرعة أكثر هذه الخطوة. فالقرار غير المعلن (أو غير المطلع) هو على الأرجح واحد من لقرارات التي ستندم عليها. حاول معرفة كل ما يمكنك فعله بشأن القرار وعواقبه، بما في ذلك:
- النتيجة المرجحة.
- النتائج الممكنة.
- الآثار الجانبية.
- الحلول الممكنة.
- آراء الآخرين بشأن القرار وحلوله الممكنة.
- أفكار الآخرين الذين مروا بتجارب مماثلة.
على الرغم من أننا نقترح جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات، إلا أننا نفهم أنك ربما لن تتوفر لديك جميع المعلومات التي تريدها عند اتخاذ قرار. بصراحة، قد لا يكون هناك وقت أبدًا عندما تكون كافة المعلومات موجودة، والانتظار طويلاً يتحول إلى مماطلة، ولا يفيد أي شخص. لذلك عندما تكون لديك جميع المعلومات التي تعتبرها ضرورية أو متوفرة بسهولة، فأنت على استعداد للانتقال إلى الخطوة التالية.
فكر في كل الحلول الممكنة
باستخدام جميع المعلومات التي قمت بجمعها ، قم بعمل قائمة بكل القرارات التي يمكن تخيلها.
إذا كان القرار يتطلب الرد بنعم أو لا أو أي رد، فإن هذه الخطوة تكون أقل ضرورة، ولكن حتى ذلك الحين، لا ينبغي إغفالها تمامًا. قد يكون القرار الذي يبدو أنه اختيار بسيط أو هذا خيارًا حقيقيًا في إمكانات أخرى موجود تحت السطح.
فكر في جميع الحلول الممكنة
على سبيل المثال، إذا كان القرار هو ما إذا كان يجب انتخاب جيم أو كريس لمجلس الإدارة، يبدو أن هناك احتمالين فقط، أليس كذلك؟ لكن في الواقع، قد يفعل أولئك الذين يقررون أيًا من ستة أشياء مختلفة على الأقل:
- انتخاب جيم.
- انتخاب كريس.
- انتخاب جيم وكريس، حتى لو كان ذلك يعني تغيير العدد التقليدي لأعضاء مجلس الإدارة.
- عدم انتخاب ولا جيم، ولا كريس.
- تأجيل القرار.
- تقرير أن يشترك جيم و كريس في المقعد.
الدرس هنا؟ عندما تزن خياراتك، لا تكون قصير النظر.
إذا كان هناك العديد من الاحتمالات و الإمكانات، فهذه النقطة أكثر أهمية. وإذا قررت أنت، كقائد، اتخاذ هذا القرار بنفسك، فإننا نقترح أن تتشاور مع الآخرين في هذه المرحلة، لمعرفة الاقتراحات الأخرى التي قد تكون لديهم. قد تفكر حتى في جلسة عصف ذهني حيث يلتقي العديد منكم ويحاول التفكير في أكبر عدد ممكن من الاحتمالات و الإمكانات.
تقييم الإمكانات و الإحتمالات
عندما تعد قائمة الخيارات المحتملة، يجب أن تجلس وتقيم أي منها أكثر ملائمة لمؤسستك في هذا الوقت. و تتضمن الأسئلة التي يجب على صانع القرار طرحها ما يلي:
- كم من الوقت والجهد سوف تتخذ كل من هذه الخيارات؟
- ما الذي يمكننا القيام به، ماليًا؟
- ما الذي يمكننا القيام به، سياسياً؟
- ما هي الخيارات التي لا نرغب في اتباعها على الإطلاق؟
- ما هي المعلومات التي ما زلنا نفقدها والتي يمكن أن تغير قرارنا؟
- ما هي ردود الفعل المحتملة للأعضاء الآخرين في مجموعتنا؟
- ما هي ردود الفعل المحتملة للأشخاص خارج مجموعتنا؟
- ما الذي يشبه الخيار الأفضل لمجموعتنا في هذا الوقت؟
و من الجيد أن تكتب إجاباتك على هذه الأسئلة، ففي بعض الأحيان، يكون القرار أسهل عندما تكون جميع أفكارك منظّمة أمامك باللونين الأبيض والأسود.
خذ القرار
بعد أن تصبح المعلومات موجودة و تكون قمت بتقييم الاحتمالات، فقد حان الوقت لتقرر. إذا اتبعت الخطوات الموضحة في هذا الفصل عن كثب ، فيجب أن يكون القرار واضحًا إلى حد ما - حتى لو لم يكن الأمر سهلاً دائمًا، وحتى إذا ظل هناك أسفًا. دعونا نواجه الأمر، فالخيارات نادرا ما تكون سهلة في أي جانب من جوانب حياتنا. للأسف، لا يختلف عملنا لمجتمعاتنا عن ذلك.
اتبع القرار كليًا
و أخيرًا، فمسئولية من يتخذون القرار أن يقوموا بالتأكد من تنفيذ القرار، و الحفاظ على عملكم الشاق من الضياع.
تغيير نطاق العملية
تركز عملية صنع القرار، على النحو المبين أعلاه، بشكل رئيسي على قرارات أكبر وأكثر صعوبة، مع وجود عواقب تتركز أكثر على القادة ويكون لها تأثير كبير على المنظمة ككل. ولكن يمكن استخدام هذه العملية على نطاق أصغر أيضًا، وذلك باستخدام الأجزاء الأكثر ضرورة بطريقة يومية غير رسمية.
استخدام عملية صنع القرار لمشروع أصغر
يريد توم، رئيس مشروع قيادة الطلاب، أن يصنع تيشيرتات للمشاركين، لكنه غير متأكد مما يجب أن يكون عليه التصميم. لنلق نظرة على الكيفية التي قد تكون بها خطوات هذه العملية مفيدة له:
- قرر من سيقرر - قرر توم أنه بصفته رئيس المشروع، فهو أفضل شخص يأخذ القرار. ومع ذلك، فهو ليس فنانًا رائعًا، لذلك فهو يعلم أنه سيحتاج إلى الحصول على مدخلات من الآخرين، مثل مصمم الرسومات وربما بعض الطلاب.
- فكر راحة الناس - بما أن توم سيقرر بمفرده، فإن هذه الخطوة ستكون أقل ضرورة.
- انظر الى القرار كجزء من الصورة الكبيرة- ستعطي التيشيرتات بعض الدعاية للمجموعة، لذلك يجب أن تكون أي رسالة تحملها منسجمة مع المجموعة. كما أنهم يعدوا بمثابة شكر للطلاب، لذلك من المهم أن يكون التيشيرت محبب إليهم.
- جمع المعلومات - يمكن أن يتحدث توم إلى الطلاب حول ما يعجبهم وما لا يعجبهم في القمصان ("أنا مستاء للغاية من القمصان البيضاء") ؛ معرفة ما إذا كان الأعضاء الآخرون في منظمته لديهم اقتراحات حول ما يجب فعله وكيفية القيام به، و معرفة مقدار المال الذي لدى المنظمة للقمصان، وتحديد شخص قد يكون مستعدًا لتصميم القمصان بتكلفة مخفضة.
- النظر في جميع الحلول الممكنة - يمكن أن يعمل توم مع صديق له لديه موهبة فنية لتصميم عدة احتمالات.
- تقييم الاحتمالات - مع الأخذ في الاعتبار الاعتبارات المالية وما يحب الناس (قد يسأل العديد من الطلاب)، يمكنه تحديد التصميم الأكثر ملائمة لقمصان قيادة الطلاب.
- قرر - عند هذه النقطة، يجب أن يكون قرار توم واضحًا.
- متابعة القرار - تم الاختيار، ولكن لا يزال يتعين على توم العمل مع متجر القمصان لتصميم القمصان، ودفعها ، والحصول عليها، وتوزيعها على الطلاب.
