3-2 أدوات تطبيق إدارة الجودة الشاملة
أورد كل من مارش وتوفيق(3؛10) مجمل لأدوات إدارة الجودة الشاملة ويقوم الباحث بعرض تلك الأدوات والهدف منها فيما يلي:
1- الأداة رقم (1) العصف الذهني (أو إثارة الأفكار) Brainstorm: محاولة الحصول على أكبر عدد من الأفكار الإبداعية في ظل بيئة مشجعة ومؤيدة، وتشمل جميع أعضاء فريق التحسين.
2- الأداة رقم (2) صياغة الرسالة Mission Statement: تحقيق الوضوح والإجماع كغرض رئيسي لأي منشأة أو مشروع، إضافة إلى الموافقة على القيم أو المبادئ التي سيتم الالتزام أو التقيد بها.
3- الأداة رقم (3) عوامل النجاح الحاكمة Critical Success Factors: تحديد الأهداف التي تعتبر حاكمة لإنجاز الرسالة. وهذا التحديد يساعد على تحديد عدد قليل من القضايا الحاكمة في أي نشاط من الأنشطة.
4- الأداة رقم (4) أهداف الجودة Quality Objectives: التحديد الواضح للأهداف الخاصة بأي مبادرة لتحسين الجودة.
5-الأداة رقم (5) المعيار الأساسي أو النموذجي Benchmarking: تمكين المنشأة من مقارنة الأداء المحقق مع أداء المنشآت الأخرى والمساعدة في وضع الهدف وتجاوز العقبات.
6-الأداة رقم (6) عوامل النجاح الحاكمة / مصفوفة العمليات Critical Success Factors / Process Matrix:هذه المصفوفة البسيطة صُممت لكي توضح تأثير الأنشطة على النتائج المرغوبة أو عوامل النجاح الحاكمة. وبعد ذلك يمكن تحديد أولويات العمليات حسب أهميتها.
7- الأداة رقم (7) تحديد العملية The Process Definition: يحتمل أن تكون أداة تحديد العملية أكثر أدوات الجودة الشاملة أهمية، فهذه الأداة تمكن من تحديد متطلبات العميل لأي عملية، ولهذا فإن الموافقة على هذا التحديد وتوثيقه يعتبر الخطوة الأولى لأي عملية تحسين للجودة، كما أن هذا التحديد يُمَكّن من الموافقة على متطلبات الموردين لضمان الجودة.
8- الأداة رقم (8) نموذج العملية Process Model: تعتبر هذه الأداة بمثابة تطويرا لأداة تحديد العملية (الأداة رقم 7). وتستخدم هذه الأداة لتحليل العمليات الأكثر تعقيداً ولكن الأداتين متلازمتان حيث تمثلان معاً حجر الأساس في دورة التحسين وجميع مكوناتها. ويمكن أن تكون أداة نموذج العملية متخصصة تماماً ولكن المتدربين يجب أن يعرفوا المفاهيم وبعض الأدوات أو الأساليب الأساسية.
9- الأداة رقم (9) خريطة التدفق Flowchart: المساعدة في إلقاء الضوء على تتابع العمليات المتعلقة بنقاط اتخاذ القرار الرئيسية.
10- الأداة رقم (10) دليل الاجتماع The Meeting Guide: المساعدة في الإدارة الفعالة لجميع أنواع الاجتماعات.
11- الأداة رقم (11) منظم الاجتماع The Meeting Organizer: تخفيض المدة الزمنية المستغرقة في محاولة تنظيم اجتماع للعديد من الأفراد.
12- الأداة رقم (12) تحليل الخصائص أو السمات Attributes Analysis:المساعدة في تكوين فريق التحسين الفعال.
13-الأداة رقم (13) خريطة العقل Mind Map: المساعدة في جعل تداعيات الأفكار مرتبطة بموضوع محدد. وهذا يساعد على التقاط وتوضيح وهيكلة الأفكار والمفاهيم. إن خرائط العقل تعتبر مفيدة على نحو خاص لكتابة التقارير وأيضاً في حالة التأهب للتقدم أو العرض، كما أن خرائط العقل تتأكد من أن المنطق والهيكل أمران متضمنان في صلب الأفكار.
14- الأداة رقم (14) رسم الشجرة البياني Tree Diagram: تجزئة القضية المعقدة إلى العناصر المكونة لها، وكذلك إبراز سلسلة الأثر والنتيجة بشكل بسيط من خلال الرسم البياني" لماذا لماذا ". ويستخدم الرسم البياني " كيف كيف " لإظهار كيف أن المهمة المعقدة يمكن تجزئتها إلي أنشطة يمكن إدارتها بسهولة.
15- الأداة رقم (15) تحليل المسار الحرج Critical Path Analysis: التخطيط لمشروع لكي يتم إلقاء الضوء (أو إبراز) أي الأنشطة إذا سُمح لها بأن تسير بشكل طبيعي فإنها ستؤثر على تأخير وقت إنجاز المشروع ككل.
16- الأداة رقم (16) تحليل مجالات القوى Force Field Analysis: هذه أداة لمنع الصراع للمساعدة على تحديد القوى الرئيسية المؤيدة والمناهضة للتغيير وبالتالي يمكن تعزيز وتطوير القوى الإيجابية واستبعاد وعزل القوى السلبية.
17- الأداة رقم (17) خريطة القياس Measurement Chart: التأكد من أن متطلبات العملاء و / أو عوامل النجاح الحاكمة قد حُدّدتْ بشكل كمي قدر الإمكان وأن بالإمكان تحليلها لإظهار تأثيرات باريتو و / أو الاتجاهات مع مرور الزمن.
18- الأداة رقم (18) تكاليف الجودة Quality Costs: توجيه عملية تحسين الجودة لضمان الحصول على الحد الأقصى للعائد المالي من الاستثمار في عملية التحسين.
19- الأداة رقم (19) باريتو، 80 / 20، المجالات القليلة الحاكمة Pareto, 80/20, Critical Few: تحديد أولويات المجالات الأكثر فائدة لتركيز موارد تحسين الجودة المحدودة. تعتبر أداة باريتو من أقوى الأدوات التي تم ابتكارها وفي الحقيقة أن 20 % من القضايا تؤدى إلى 80 % من التأثير. ولهذا، نجد أن تحديد ال20 % أو العوامل القليلة الحاكمة تؤدى إلى توفير كبير من الجهد.
20- الأداة رقم (20) قائمة المراجعة والمراقبة Check Sheet: تسجيل عدد من التأثيرات المتعلقة بأحداث معينة، سواء كانت مرغوبة أم غير مرغوبة لأي عملية خلال فترة زمنية محددة ومعدلات تكرارها خلال هذه الفترة.
21- الأداة رقم (21) المدرج التكراري Histogram: إبراز الاختلاف في نتيجة (أو مخرج) العملية.
22- الأداة رقم (22) الدائرة البيانية Pie Chart: عرض البيانات بشكل مرئي، والمساعدة على إبراز تأثير باريتو أو تحديد العوامل القليلة الحاكمة.
23- الأداة رقم (23) الضبط الإحصائي للعملية Statistical Process Control (SPC): إمكانية التنبؤ بالعملية وذلك للمساعدة على تقليل الانحراف والوصول إلى منع تكاثر الأخطاء أو العيوب.
24- الأداة رقم (24) رسم بياني لظهر السمكة Fishbone Diagram: المساعدة في إثارة الأفكار حول المشاكل المحتملة أو الحلول الممكنة. وتساعد هذه الأداة في تحديد إطار عام لتحليل إضافي وذلك عن طريق وضع عدد أكبر من القضايا أو الموضوعات في مجموعات يمكن إدارتها بشكل أفضل.
25- الأداة رقم (25) رسم بياني للعلاقة Relation Diagram: إبراز سلسلة الأهداف والنتائج المعقدة وتحديد الأسباب الرئيسية.
26- الأداة رقم (26) المقارنة الثنائية Paired Comparison: تحقيق الإجماع على عمل أو تحليل من خلال التصويت الفردي ويعد هذا الأسلوب فعالاً جداً لإزالة التعارض وتخطي الخلافات في الرأي، ويعتبر هذا الأسلوب وصفياً كما أنه مبني على الخبرة.
27-الأداة رقم (27) الاختيار المرجح Weighted Selection: المساعدة في اتخاذ القرارات، أي في اختيار بديل بين العديد من البدائل.
28-الأداة رقم (28) تحليل أثر الفشل Failure Mode Effect Analysis (FMEA): إبراز سلسلة الأسباب والنتائج المعقدة وتحديد الأسباب الرئيسية.
أورد كل من مارش وتوفيق(3؛10) مجمل لأدوات إدارة الجودة الشاملة ويقوم الباحث بعرض تلك الأدوات والهدف منها فيما يلي:
1- الأداة رقم (1) العصف الذهني (أو إثارة الأفكار) Brainstorm: محاولة الحصول على أكبر عدد من الأفكار الإبداعية في ظل بيئة مشجعة ومؤيدة، وتشمل جميع أعضاء فريق التحسين.
2- الأداة رقم (2) صياغة الرسالة Mission Statement: تحقيق الوضوح والإجماع كغرض رئيسي لأي منشأة أو مشروع، إضافة إلى الموافقة على القيم أو المبادئ التي سيتم الالتزام أو التقيد بها.
3- الأداة رقم (3) عوامل النجاح الحاكمة Critical Success Factors: تحديد الأهداف التي تعتبر حاكمة لإنجاز الرسالة. وهذا التحديد يساعد على تحديد عدد قليل من القضايا الحاكمة في أي نشاط من الأنشطة.
4- الأداة رقم (4) أهداف الجودة Quality Objectives: التحديد الواضح للأهداف الخاصة بأي مبادرة لتحسين الجودة.
5-الأداة رقم (5) المعيار الأساسي أو النموذجي Benchmarking: تمكين المنشأة من مقارنة الأداء المحقق مع أداء المنشآت الأخرى والمساعدة في وضع الهدف وتجاوز العقبات.
6-الأداة رقم (6) عوامل النجاح الحاكمة / مصفوفة العمليات Critical Success Factors / Process Matrix:هذه المصفوفة البسيطة صُممت لكي توضح تأثير الأنشطة على النتائج المرغوبة أو عوامل النجاح الحاكمة. وبعد ذلك يمكن تحديد أولويات العمليات حسب أهميتها.
7- الأداة رقم (7) تحديد العملية The Process Definition: يحتمل أن تكون أداة تحديد العملية أكثر أدوات الجودة الشاملة أهمية، فهذه الأداة تمكن من تحديد متطلبات العميل لأي عملية، ولهذا فإن الموافقة على هذا التحديد وتوثيقه يعتبر الخطوة الأولى لأي عملية تحسين للجودة، كما أن هذا التحديد يُمَكّن من الموافقة على متطلبات الموردين لضمان الجودة.
8- الأداة رقم (8) نموذج العملية Process Model: تعتبر هذه الأداة بمثابة تطويرا لأداة تحديد العملية (الأداة رقم 7). وتستخدم هذه الأداة لتحليل العمليات الأكثر تعقيداً ولكن الأداتين متلازمتان حيث تمثلان معاً حجر الأساس في دورة التحسين وجميع مكوناتها. ويمكن أن تكون أداة نموذج العملية متخصصة تماماً ولكن المتدربين يجب أن يعرفوا المفاهيم وبعض الأدوات أو الأساليب الأساسية.
9- الأداة رقم (9) خريطة التدفق Flowchart: المساعدة في إلقاء الضوء على تتابع العمليات المتعلقة بنقاط اتخاذ القرار الرئيسية.
10- الأداة رقم (10) دليل الاجتماع The Meeting Guide: المساعدة في الإدارة الفعالة لجميع أنواع الاجتماعات.
11- الأداة رقم (11) منظم الاجتماع The Meeting Organizer: تخفيض المدة الزمنية المستغرقة في محاولة تنظيم اجتماع للعديد من الأفراد.
12- الأداة رقم (12) تحليل الخصائص أو السمات Attributes Analysis:المساعدة في تكوين فريق التحسين الفعال.
13-الأداة رقم (13) خريطة العقل Mind Map: المساعدة في جعل تداعيات الأفكار مرتبطة بموضوع محدد. وهذا يساعد على التقاط وتوضيح وهيكلة الأفكار والمفاهيم. إن خرائط العقل تعتبر مفيدة على نحو خاص لكتابة التقارير وأيضاً في حالة التأهب للتقدم أو العرض، كما أن خرائط العقل تتأكد من أن المنطق والهيكل أمران متضمنان في صلب الأفكار.
14- الأداة رقم (14) رسم الشجرة البياني Tree Diagram: تجزئة القضية المعقدة إلى العناصر المكونة لها، وكذلك إبراز سلسلة الأثر والنتيجة بشكل بسيط من خلال الرسم البياني" لماذا لماذا ". ويستخدم الرسم البياني " كيف كيف " لإظهار كيف أن المهمة المعقدة يمكن تجزئتها إلي أنشطة يمكن إدارتها بسهولة.
15- الأداة رقم (15) تحليل المسار الحرج Critical Path Analysis: التخطيط لمشروع لكي يتم إلقاء الضوء (أو إبراز) أي الأنشطة إذا سُمح لها بأن تسير بشكل طبيعي فإنها ستؤثر على تأخير وقت إنجاز المشروع ككل.
16- الأداة رقم (16) تحليل مجالات القوى Force Field Analysis: هذه أداة لمنع الصراع للمساعدة على تحديد القوى الرئيسية المؤيدة والمناهضة للتغيير وبالتالي يمكن تعزيز وتطوير القوى الإيجابية واستبعاد وعزل القوى السلبية.
17- الأداة رقم (17) خريطة القياس Measurement Chart: التأكد من أن متطلبات العملاء و / أو عوامل النجاح الحاكمة قد حُدّدتْ بشكل كمي قدر الإمكان وأن بالإمكان تحليلها لإظهار تأثيرات باريتو و / أو الاتجاهات مع مرور الزمن.
18- الأداة رقم (18) تكاليف الجودة Quality Costs: توجيه عملية تحسين الجودة لضمان الحصول على الحد الأقصى للعائد المالي من الاستثمار في عملية التحسين.
19- الأداة رقم (19) باريتو، 80 / 20، المجالات القليلة الحاكمة Pareto, 80/20, Critical Few: تحديد أولويات المجالات الأكثر فائدة لتركيز موارد تحسين الجودة المحدودة. تعتبر أداة باريتو من أقوى الأدوات التي تم ابتكارها وفي الحقيقة أن 20 % من القضايا تؤدى إلى 80 % من التأثير. ولهذا، نجد أن تحديد ال20 % أو العوامل القليلة الحاكمة تؤدى إلى توفير كبير من الجهد.
20- الأداة رقم (20) قائمة المراجعة والمراقبة Check Sheet: تسجيل عدد من التأثيرات المتعلقة بأحداث معينة، سواء كانت مرغوبة أم غير مرغوبة لأي عملية خلال فترة زمنية محددة ومعدلات تكرارها خلال هذه الفترة.
21- الأداة رقم (21) المدرج التكراري Histogram: إبراز الاختلاف في نتيجة (أو مخرج) العملية.
22- الأداة رقم (22) الدائرة البيانية Pie Chart: عرض البيانات بشكل مرئي، والمساعدة على إبراز تأثير باريتو أو تحديد العوامل القليلة الحاكمة.
23- الأداة رقم (23) الضبط الإحصائي للعملية Statistical Process Control (SPC): إمكانية التنبؤ بالعملية وذلك للمساعدة على تقليل الانحراف والوصول إلى منع تكاثر الأخطاء أو العيوب.
24- الأداة رقم (24) رسم بياني لظهر السمكة Fishbone Diagram: المساعدة في إثارة الأفكار حول المشاكل المحتملة أو الحلول الممكنة. وتساعد هذه الأداة في تحديد إطار عام لتحليل إضافي وذلك عن طريق وضع عدد أكبر من القضايا أو الموضوعات في مجموعات يمكن إدارتها بشكل أفضل.
25- الأداة رقم (25) رسم بياني للعلاقة Relation Diagram: إبراز سلسلة الأهداف والنتائج المعقدة وتحديد الأسباب الرئيسية.
26- الأداة رقم (26) المقارنة الثنائية Paired Comparison: تحقيق الإجماع على عمل أو تحليل من خلال التصويت الفردي ويعد هذا الأسلوب فعالاً جداً لإزالة التعارض وتخطي الخلافات في الرأي، ويعتبر هذا الأسلوب وصفياً كما أنه مبني على الخبرة.
27-الأداة رقم (27) الاختيار المرجح Weighted Selection: المساعدة في اتخاذ القرارات، أي في اختيار بديل بين العديد من البدائل.
28-الأداة رقم (28) تحليل أثر الفشل Failure Mode Effect Analysis (FMEA): إبراز سلسلة الأسباب والنتائج المعقدة وتحديد الأسباب الرئيسية.
تعليق