تويت
مثال حي في المرفقات ملف ويرد
نظراً لقيمة وقت العمل فإن قدرتنا على توصيل المعلومات بشكل واضح ومختصر وسريع هي من المهارات الجيدة. يمكننا أن نختصر التقرير في ورقتين أو ثلاث ولكن اليابانيون ابتدعوا فكرة بسيطة ولكنها ذات قيمة وهي كتابة التقرير المختصر في ورقة من حجم أ3 وهو الورق الذي تكون مساحته ضعف الورق المعتاد. فورق التصوير والطباعة المعتاد يسمى أ4 وأما الورق الكبير فيسمى أ3 ويكون أبعاده 297 مم طول و420 مم عرض. التقرير أ4 يكون طوليا كالشكل أدناه
الموضوع : مشاكل جودة منتج الشركة
التاريخ: 6سبتمبر 2006
من: إدارة الجودة …………………………… …………………………… …………………………… …………أ4…………….. …………………………… …………………………… ……………………………
أما التقرير أ3 فيكون عرضيا بضعف المساحة كما هو مبين في الشكل أدناه
الموضوع : مشاكل جودة منتج الشركة
التاريخ: 6سبتمبر 2006
من: إدارة الجودة
…………………………… …………أ3……………..
…………………………… …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… ……………………………
عادة يتم تطبيق النصف الأيمن -عند الكتابة بالإنجليزية- أو الأيسر -عند الكتابة بالعربية- مرتين بحيث يمكن وضع التقرير في ملفات ذات حجم أ4. ويمكن -بالطبع – كتابة نفس التقرير وتداوله إلكترونيا.
وبالتالي يبدو التقرير عند تطبيقه كما بالشكل
يتم تقسيم التقرير إلى عمودين بدون الحاجة لتخطيط العمودين. ثم يتم تقسيم كل عمود إلى فقرتين أو ثلاثة. قد يوضع رسم يبين شكل الجهاز الذي نتحدث عنه أو الجدول الزمني للتنفيذ. تُكتب المعلومات بشكل منظم ومختصر
تَصور البعض أن التقرير أ3 هو أسلوب لحل المشاكل. ولكنه في الواقع أسلوب كتابة تقرير بنفس الأسلوب الياباني لدراسة المشاكل. ولذلك فيمكنك كتابة تقرير على ورق أ3 ولا يساعد على تفهم المشكلة وحلها. ولكن ينبغي كتابة التقرير بأسلوب يعكس التفكير المنطقي في حل المشاكل. ولذلك فعند كتابة تقرير يُوضح مشكلة ما وأسلوب حلها فقد يُقسم التقرير إلى
أ- شرح المشكلة
ب- شرح الأسباب المحتملة للمشكلة
ت- تحديد سبب المشكلة
ث- كيفية التنفيذ
ج- جدول التنفيذ
وإن كنا قد قمنا بحل المشكلة ولو جزئيا فقد يكون التقسيم كالتالي
أ- شرح المشكلة
ب-ما تم فعله
ت- تحديد سبب المشكلة
ث- إجراءات منع تكرار المشكلة
قد تُفضل وضع ملخص في البداية وقد لا تضعه
اسم المُعدة : مضخة مياه التبريد رقم أ- 120 متر مكعب/ساعة
التاريخ: 6سبتمبر 2006
مُعِد التقرير: حسن أحمد – صيانة ميكانيكية ضَع رسم توضيحي للمُعِدة هنا ملخص: تم تغيير كاوتش قارنة كباس الهواء نتيجة تشققه وارتفاع مستوى الاهنزازات وتم إعادة الكباس في الخدمة وأصبحت الاهتزازات في المستوى الطبيعي النتيجة
عادت الاهتزازات على نقطة 1 إلى مستوى كذا وصف المشكلة
تلاحظ ارتفاع مستوى الاهتزازات من كذا إلى كذا عند النقطة رقم 1 الموضحة على الرسم
توصيات وصف أعمال الصيانة يتم دراسة تقليل ومن فحص الكاوتش من سنة إلى ستة أشهر تم دراسة الاهتزازات وتم فحص كاوتش القارنة واستقامة القارنة ولوحظ تشقق في الكاوتش وعدم استقامة المضخة مع الموتور يتم التأكد من استقامة المضخة رقم ب اليوم والتأكد من سلامة كاوتش القارنة وبالتالي تم تغيير الكاوتش وإعادة استقامة المضخة مع الموتور
استغرق العمل ساعة ونصف بدون تأثر العمليات الإنتاجية وهذا نموذج آخر
الموضوع : مشاكل جودة منتج الشركة
التاريخ: 6سبتمبر 2006
من: إدارة الجودة ضَع رسم توضيحي للمُعِدة هنا………………… وصف المشكلة
………………… سبب المشكلة
…………………
الحل………………… الأسباب المحتملة………………… الجدول التنفيذي…………………
فيم يستخدم تقرير أ3؟
يُستخدم هذا النوع من التقارير لتوضيح مشكلة ما وأسلوب حلها أو لاقتراح تطوير عملية ما
ملاحظات
أ- هذه هي الصورة المعتادة للتقرير أ3 ولكن يمكنك الحيود عنها قليلا بتقسيم التقرير بما يتناسب مع طبيعة الموضوع ولكن ينبغي في جميع الأحيان أن يتم توضيح الظاهرة والأسباب والاقتراحات وجدول التنفيذ أو النتائج. تذكر أن كتابة تقرير غير مختصر أو لا يحتوي هذه الأشياء الأساسية لن يجعل التقرير جيدا
ب- يمكن أن يكون هذا التقرير تقريرا منفصلا أو يكون اختصارا لتقرير طويل يتم إرفاقه
ت- يمكن كتابة التقرير يدويا أو على الحاسب
ث- قد يتم تقسيم الصفحة إلى ثلاثة أعمدة بدلا من اثنين وقد يتم استخدام جزء بعرض الصفحة بالكامل أو بمعظمه لعرض صورة أو رسم تخطيطي
ج- قد يتم وضع مربع حول كل قسم أو يتم ترك الأجزاء بدون تخطيط مربعات
ح- حاول وضع أي رسم تخطيطي يُوَضِّح الموضوع وأي رسم بياني هام أو جدول زمني للتنفيذ
ح- جرِّب استخدام تقرير أ3 لتتعرف على فائدته بنفسك
نماذج لتقارير أ3:
يمكنك تحميل الملف التالي الذي يحتوي على عدة نماذج لتقرير أ3: من المرفقات
نظراً لقيمة وقت العمل فإن قدرتنا على توصيل المعلومات بشكل واضح ومختصر وسريع هي من المهارات الجيدة. يمكننا أن نختصر التقرير في ورقتين أو ثلاث ولكن اليابانيون ابتدعوا فكرة بسيطة ولكنها ذات قيمة وهي كتابة التقرير المختصر في ورقة من حجم أ3 وهو الورق الذي تكون مساحته ضعف الورق المعتاد. فورق التصوير والطباعة المعتاد يسمى أ4 وأما الورق الكبير فيسمى أ3 ويكون أبعاده 297 مم طول و420 مم عرض. التقرير أ4 يكون طوليا كالشكل أدناه
الموضوع : مشاكل جودة منتج الشركة
التاريخ: 6سبتمبر 2006
من: إدارة الجودة …………………………… …………………………… …………………………… …………أ4…………….. …………………………… …………………………… ……………………………
أما التقرير أ3 فيكون عرضيا بضعف المساحة كما هو مبين في الشكل أدناه
الموضوع : مشاكل جودة منتج الشركة
التاريخ: 6سبتمبر 2006
من: إدارة الجودة
…………………………… …………أ3……………..
…………………………… …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… …………………………… ……………………………
عادة يتم تطبيق النصف الأيمن -عند الكتابة بالإنجليزية- أو الأيسر -عند الكتابة بالعربية- مرتين بحيث يمكن وضع التقرير في ملفات ذات حجم أ4. ويمكن -بالطبع – كتابة نفس التقرير وتداوله إلكترونيا.
وبالتالي يبدو التقرير عند تطبيقه كما بالشكل
ما هي قيمة كتابة التقرير في ورق أ3 بدلا من الورق العادي؟
أ- يمكنك كتابة أشياء عديدة مساوية لما تكتبه في ورقتين من الورق العادي
ب- يتمكن القارئ من رؤية محتويات التقرير جنباً إلى جنب دون الحاجة لتقليب الأوراق لمحاولة ربط الحقائق بالنتائج
ت- يمكنك وضع صورة أو رسم يوضح أمرا هاما في التقرير ويمكن للقارئ رؤيته بجانب الحقائق والنتائج مما يساعد على فهم الموضوع بسهولة
كيف يُكتب التقرير أ3؟يتم تقسيم التقرير إلى عمودين بدون الحاجة لتخطيط العمودين. ثم يتم تقسيم كل عمود إلى فقرتين أو ثلاثة. قد يوضع رسم يبين شكل الجهاز الذي نتحدث عنه أو الجدول الزمني للتنفيذ. تُكتب المعلومات بشكل منظم ومختصر
تَصور البعض أن التقرير أ3 هو أسلوب لحل المشاكل. ولكنه في الواقع أسلوب كتابة تقرير بنفس الأسلوب الياباني لدراسة المشاكل. ولذلك فيمكنك كتابة تقرير على ورق أ3 ولا يساعد على تفهم المشكلة وحلها. ولكن ينبغي كتابة التقرير بأسلوب يعكس التفكير المنطقي في حل المشاكل. ولذلك فعند كتابة تقرير يُوضح مشكلة ما وأسلوب حلها فقد يُقسم التقرير إلى
أ- شرح المشكلة
ب- شرح الأسباب المحتملة للمشكلة
ت- تحديد سبب المشكلة
ث- كيفية التنفيذ
ج- جدول التنفيذ
وإن كنا قد قمنا بحل المشكلة ولو جزئيا فقد يكون التقسيم كالتالي
أ- شرح المشكلة
ب-ما تم فعله
ت- تحديد سبب المشكلة
ث- إجراءات منع تكرار المشكلة
قد تُفضل وضع ملخص في البداية وقد لا تضعه
اسم المُعدة : مضخة مياه التبريد رقم أ- 120 متر مكعب/ساعة
التاريخ: 6سبتمبر 2006
مُعِد التقرير: حسن أحمد – صيانة ميكانيكية ضَع رسم توضيحي للمُعِدة هنا ملخص: تم تغيير كاوتش قارنة كباس الهواء نتيجة تشققه وارتفاع مستوى الاهنزازات وتم إعادة الكباس في الخدمة وأصبحت الاهتزازات في المستوى الطبيعي النتيجة
عادت الاهتزازات على نقطة 1 إلى مستوى كذا وصف المشكلة
تلاحظ ارتفاع مستوى الاهتزازات من كذا إلى كذا عند النقطة رقم 1 الموضحة على الرسم
توصيات وصف أعمال الصيانة يتم دراسة تقليل ومن فحص الكاوتش من سنة إلى ستة أشهر تم دراسة الاهتزازات وتم فحص كاوتش القارنة واستقامة القارنة ولوحظ تشقق في الكاوتش وعدم استقامة المضخة مع الموتور يتم التأكد من استقامة المضخة رقم ب اليوم والتأكد من سلامة كاوتش القارنة وبالتالي تم تغيير الكاوتش وإعادة استقامة المضخة مع الموتور
استغرق العمل ساعة ونصف بدون تأثر العمليات الإنتاجية وهذا نموذج آخر
الموضوع : مشاكل جودة منتج الشركة
التاريخ: 6سبتمبر 2006
من: إدارة الجودة ضَع رسم توضيحي للمُعِدة هنا………………… وصف المشكلة
………………… سبب المشكلة
…………………
الحل………………… الأسباب المحتملة………………… الجدول التنفيذي…………………
فيم يستخدم تقرير أ3؟
يُستخدم هذا النوع من التقارير لتوضيح مشكلة ما وأسلوب حلها أو لاقتراح تطوير عملية ما
ملاحظات
أ- هذه هي الصورة المعتادة للتقرير أ3 ولكن يمكنك الحيود عنها قليلا بتقسيم التقرير بما يتناسب مع طبيعة الموضوع ولكن ينبغي في جميع الأحيان أن يتم توضيح الظاهرة والأسباب والاقتراحات وجدول التنفيذ أو النتائج. تذكر أن كتابة تقرير غير مختصر أو لا يحتوي هذه الأشياء الأساسية لن يجعل التقرير جيدا
ب- يمكن أن يكون هذا التقرير تقريرا منفصلا أو يكون اختصارا لتقرير طويل يتم إرفاقه
ت- يمكن كتابة التقرير يدويا أو على الحاسب
ث- قد يتم تقسيم الصفحة إلى ثلاثة أعمدة بدلا من اثنين وقد يتم استخدام جزء بعرض الصفحة بالكامل أو بمعظمه لعرض صورة أو رسم تخطيطي
ج- قد يتم وضع مربع حول كل قسم أو يتم ترك الأجزاء بدون تخطيط مربعات
ح- حاول وضع أي رسم تخطيطي يُوَضِّح الموضوع وأي رسم بياني هام أو جدول زمني للتنفيذ
ح- جرِّب استخدام تقرير أ3 لتتعرف على فائدته بنفسك
نماذج لتقارير أ3:
يمكنك تحميل الملف التالي الذي يحتوي على عدة نماذج لتقرير أ3: من المرفقات
مواقع متعلقة بنفس الموضوع
http://www.gembapantarei.com/2007/04...up_your_t.html
http://www.coe.montana.edu/IE/facult.../A3/report.htm
http://leanhealthcarewest.com/a3_problemsolving.html
http://www.leanhealthcareperformance.com/lean/a3.html
http://www.matthewemay.com/elegant_s...of-the-a3.html
http://www.gembapantarei.com/2007/04...up_your_t.html
http://www.coe.montana.edu/IE/facult.../A3/report.htm
http://leanhealthcarewest.com/a3_problemsolving.html
http://www.leanhealthcareperformance.com/lean/a3.html
http://www.matthewemay.com/elegant_s...of-the-a3.html
