تويت
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
أختار لكم من المكتبة الألكترونية هذا المقتطفات عن كيفية كتابة التقارير ومحاضر الإجتماعات ونوجزها بالتالي:/
تحديد المراد من التقرير
إن المرحلة الأولى من كتابة التقرير تشمل تحديد هدف التقرير والغاية منه.
إن أول ما يجب فعله عند كتابة التقرير هو وضع هدف واضح لهذا التقرير. ذلك أن فترة قصيرة من التفكير المنظم في البداية توفِّر كثيراً من ساعات العمل لاحقاً.
يعتقد الكثير من الأشخاص أن تحديد الهدف قبل البداية هو مضيعة للوقت وهذا خطأ لأنه يجب بادىء ذي بدء أن نعرف ما يفترض أن يكون هذا التقرير عليه. وقد يكون تحديد الهدف غير ضروري عندما يكون التقرير نوعاً من التقارير الدورية المنتظمة مثل التقرير الشهري للإدارة. وهناك العديد من المنافع لتحديد هدف التقرير وهي:
أولاً: يساعد تحديد الهدف من اختيار المعلومات التي يجب أن يتضمنها التقرير.
ثانياً: يساعدنا تحديد هدف التقرير على صياغة التقرير بما يلائم القارىء.
يعطيك الهدف الواضح من التقرير مرجعاً أساسياً تقيّم به المعلومات المتوافرة لتحديد ما يجب إدخاله أو إغفاله منها في التقرير.
يجب على هدف التقرير أن يحدد تماماً من هم قرَّاء التقرير وهذا يساعد في التركيز للتأكد من إدخال المعلومات التي يريدها القرَّاء وصياغتها بشكل ملائم لهم.
عند وضع بنية التقرير وكتابته سوف تجد أن هذه المرحلة تصبح أسرع عندما يكون واضحاً في ذهنك تماماً ما تحاول إنجازه بفعل هذا التقرير.
إن بعض الأسئلة قد تساعدك على تحديد هدف التقرير، منها:
ـ من سيقرأ التقرير؟
ـ لماذا يريد القراء هذا التقرير؟
ـ ما هي الجوانب التي يرغب القراء في معرفتها؟
ـ ما هي الأمور التي لا يرغب القراء في معرفتها؟
ـ ما مقدار معرفتهم بموضوع التقرير؟
إن التفكير بكل هذه الأسئلة في كل تقرير نكتبه هو خطوة أساسية لتحديد هدف التقرير.
وبعد التفكير في الإجابات الممكنة عن هذه الأسئلة كلها يجب أن تكون قادراً على صياغة عبارة موجزة تشرح هدفك من التقرير ببساطة ووضوح.
وضع الخطة الأولية للتقرير
بعد تحديد هدف التقرير، عليك الآن تحديد المواضيع التي يجب أن يغطيها التقرير.
فإذا كان الهدف على سبيل المثال:
«تحديث معرفة دائرة المبيعات بالمعلومات الخاصة بالزبائن عن السلعة الجديدة المتوافرة مع التركيز بشكل خاص على منافعها لهم».
إن هذا الهدف يمكنك من وضع قائمة بالمجالات العامة التي يغطيها التقرير كما يلي:
ـ وصف السلع الجديدة.
ـ مقارنة السلع الجديدة بالسلع المنافسة.
ـ تحديد المنافع الرئيسية لهذه السلع بالنسبة للزبائن.
ـ كيفية إسناد المبيعات.
ـ تحديد الأدبيات التي تعرف بالسلع الجديدة.
خلال هذه المرحلة لا يهم كيف ترتب هذه المجالات، بل المهم تحديدها وكتابتها على الورق. وبهذا يصبح لديك قائمة رئيسية بالمجالات أو المواضيع العامة التي تريد الكتابة عنها.
جمع المعلومات وتنظيمها
جمع المعلومات ووضع الخطة التفصيلية
بعد وضع الخطة الأولية عليك الآن البدء بجمع المصادر لكل نوع من المعلومات التي قررت الكتابة عنها.
أختار لكم من المكتبة الألكترونية هذا المقتطفات عن كيفية كتابة التقارير ومحاضر الإجتماعات ونوجزها بالتالي:/
تحديد المراد من التقرير
إن المرحلة الأولى من كتابة التقرير تشمل تحديد هدف التقرير والغاية منه.
إن أول ما يجب فعله عند كتابة التقرير هو وضع هدف واضح لهذا التقرير. ذلك أن فترة قصيرة من التفكير المنظم في البداية توفِّر كثيراً من ساعات العمل لاحقاً.
يعتقد الكثير من الأشخاص أن تحديد الهدف قبل البداية هو مضيعة للوقت وهذا خطأ لأنه يجب بادىء ذي بدء أن نعرف ما يفترض أن يكون هذا التقرير عليه. وقد يكون تحديد الهدف غير ضروري عندما يكون التقرير نوعاً من التقارير الدورية المنتظمة مثل التقرير الشهري للإدارة. وهناك العديد من المنافع لتحديد هدف التقرير وهي:
أولاً: يساعد تحديد الهدف من اختيار المعلومات التي يجب أن يتضمنها التقرير.
ثانياً: يساعدنا تحديد هدف التقرير على صياغة التقرير بما يلائم القارىء.
يعطيك الهدف الواضح من التقرير مرجعاً أساسياً تقيّم به المعلومات المتوافرة لتحديد ما يجب إدخاله أو إغفاله منها في التقرير.
يجب على هدف التقرير أن يحدد تماماً من هم قرَّاء التقرير وهذا يساعد في التركيز للتأكد من إدخال المعلومات التي يريدها القرَّاء وصياغتها بشكل ملائم لهم.
عند وضع بنية التقرير وكتابته سوف تجد أن هذه المرحلة تصبح أسرع عندما يكون واضحاً في ذهنك تماماً ما تحاول إنجازه بفعل هذا التقرير.
إن بعض الأسئلة قد تساعدك على تحديد هدف التقرير، منها:
ـ من سيقرأ التقرير؟
ـ لماذا يريد القراء هذا التقرير؟
ـ ما هي الجوانب التي يرغب القراء في معرفتها؟
ـ ما هي الأمور التي لا يرغب القراء في معرفتها؟
ـ ما مقدار معرفتهم بموضوع التقرير؟
إن التفكير بكل هذه الأسئلة في كل تقرير نكتبه هو خطوة أساسية لتحديد هدف التقرير.
وبعد التفكير في الإجابات الممكنة عن هذه الأسئلة كلها يجب أن تكون قادراً على صياغة عبارة موجزة تشرح هدفك من التقرير ببساطة ووضوح.
وضع الخطة الأولية للتقرير
بعد تحديد هدف التقرير، عليك الآن تحديد المواضيع التي يجب أن يغطيها التقرير.
فإذا كان الهدف على سبيل المثال:
«تحديث معرفة دائرة المبيعات بالمعلومات الخاصة بالزبائن عن السلعة الجديدة المتوافرة مع التركيز بشكل خاص على منافعها لهم».
إن هذا الهدف يمكنك من وضع قائمة بالمجالات العامة التي يغطيها التقرير كما يلي:
ـ وصف السلع الجديدة.
ـ مقارنة السلع الجديدة بالسلع المنافسة.
ـ تحديد المنافع الرئيسية لهذه السلع بالنسبة للزبائن.
ـ كيفية إسناد المبيعات.
ـ تحديد الأدبيات التي تعرف بالسلع الجديدة.
خلال هذه المرحلة لا يهم كيف ترتب هذه المجالات، بل المهم تحديدها وكتابتها على الورق. وبهذا يصبح لديك قائمة رئيسية بالمجالات أو المواضيع العامة التي تريد الكتابة عنها.
جمع المعلومات وتنظيمها
جمع المعلومات ووضع الخطة التفصيلية
بعد وضع الخطة الأولية عليك الآن البدء بجمع المصادر لكل نوع من المعلومات التي قررت الكتابة عنها.
