تويت
ادارة المخزون
المخزون Inventory or Stock هو من الأشياء التي لا يمكن الاستغناء عنها
في معظم المؤسسات فالشركات الصناعية تحتفظ بمخزون للمواد الخام ومستلزمات الإنتاج
والمؤسسات الخدمية تحتاج لبعض المواد المستخدمة في هذه الخدمات مثل الأطعمة للمطاعم
والملابس لمحلات الملابس وهكذا.
ولكن التحكم في المخزون قد لا يلقى الاهتمام المناسب
على الرغم من تأثير ذلك على أداء المؤسسة.
فزيادة المخزون تُشكل مشكلة ونُقصان المخزون يشكل مشكلة أخرى.
فنقصان المخزون يؤدي إلى تعطل الإنتاج
بينما زيادة المخزون تعني عدم استثمار قيمة المخزون الزائد واستغلال مساحة تخزينية بدون فائدة.
لذلك فإننا نواجه دائما مشكلة تحديد قيمة المخزون المثلى
والوقت المناسب لإصدار أمر لتوريد للموردين والكمية المثلى لكل أمر توريد.
* لماذا نحتفظ بالمخزون؟؟
1- لمواجهة الطلب المحتمل على منتجاتنا:
معظم المؤسسات تحتفظ بكمية من المنتجات النهائية لمواجهة طلبات العملاء. كذلك فإن بائعي الجملة والتجزئة يحتفظون بمخزون لمواجهة الطلبات المتوقعة من العملاء.
2- لمواجهة الطلبات الفجائية أو الموسمية:
قد يكون من الصعب أن تقوم المؤسسة التي تنتج منتجات مرتبطة بموسم الصيف -مثلا- أن تقوم بتصنيعها في الصيف فقط. لذلك تلجأ هذه المنتجات إلى التصنيع طوال العام وبالتالي يكون هناك مخزونا من المنتج في فصل الشتاء.
3- لكي لا تتأثر المراحل الإنتاجية ببعضها:
عندما يكون لدينا مخزونا كبيرا من المنتجات النصف مصنعة فإن أي مشكلة في المرحلة الإنتاجية السابقة لن تؤثر على المرحلة التالية لأن هناك مخزونا يكفي لتشغيل المرحلة التالية لفترة طويلة. لاحظ أن سياسة تقليل الفاقد Just In Time تهتم جدا بتقليل هذا المخزون لزيادة اعتماد المراحل الإنتاجية على بعضها مما يُحفز العاملين على حل مشاكل الإنتاج.
4- للاستفادة من وفورات الحجم:
عندما نشتري كمية كبيرة من المواد الخام فقد نتمكن من الحصول على تخفيض في السعر. كذلك الحال عندما ننتج كمية كبيرة من نفس المنتج فإننا نتمتع بوفورات الحجم. لذلك فإن المؤسسات تلجأ لشراء كمية كبيرة من المواد الخام وتصنيع كميات كبيرة من نفس المنتج. لاحظ أن سياسة تقليل الفاقد تعتبر هذا تصرفا غير مفيد لأنه يؤدي لزيادة المخزون التي تؤدي لإهمال المشاكل الإنتاجية.
5- لمواجهة أمورا متوقعة:
عندما تتوقع المؤسسات احتمالية زيادة أسعار المواد الخام فإنها تفضل زيادة مخزونها من هذه المواد. كذلك عندما تكون هناك احتمالية لتوقف إمداد المواد الخام فإن المؤسسات تحاول تخزين قدر ما من المواد الخام.
6- لطبيعة العملية الإنتاجية:
العمليات الإنتاجية تستغرق وقتا وبالتالي فإنه في جميع الأحوال ستكون لدينا مواد تحت التصنيع في المراحل الإنتاجية.
7- لطبيعة عمليات النقل:
نظرا لان نقل المنتج النهائي من المورد إلى العميل يستغرق وقتا فإنه في هذا الوقت يكون من ضمن مخزون العميل أو المورد حسب اتفاقيات تسليم المنتج.
8- لأن عملية الشراء تستغرق وقتا:
لكي نتمكن من شراء مواد خام فإننا ننتظر بعض الوقت حتى يتم التوريد. لذلك فإننا نحتفظ بمخزون يكفينا حتى تصلنا كمية أخرى من المواد.
هل هذه الأسباب تجعلنا نحتفظ بمخزون هائل؟
بالطبع لا فعلينا أن نحتفظ بالمخزون الضروري فقط.
من المهم أن نلاحظ أن كل هذه الأسباب يمكننا تقليل تأثيرها على زيادة المخزون.
فمثلا لو أمكننا دراسة السوق وتوقع طلبات العملاء
بشكل جيد فإننا نستطيع الاحتفاظ بالمخزون الذي يكفي هذه الطلبات فقط.
لو أمكننا تقليل فترة توريد المواد عن طريق تيسير عملية الشراء
واستخدام تكنولوجيا المعلومات وبناء علاقات طويلة الأجل مع الموردين
فلن نكون مضطرين للاحتفاظ بمخزون يكفينا لفترات طويلة.
لو قمنا بتحسين أداء العمليات الإنتاجية والتغلب على مشاكلها
فلن نحتفظ بمنتجات نصف مصنعة تكفي لعدة شهور بل سيكفينا مخزونا يكفي لوقت بسيط.
لو قمنا بتقليل وقت تضبيط الماكينات لإنتاج منتج جديد فإننا لن نهتم كثيرا بأمر وفورات الحجم.
كذلك الحال لو استطعنا تقليل تكلفة إصدار أمر توريد عن طريق العقود طويلة الأجل.
كل هذه الامور تجعلنا نستطيع تقليل المخزون عن طريق التعامل الجيد مع هذه الأسباب.
* أنواع المخزون:-
- مواد خام ومستلزمات إنتاج Raw Material
- مواد نصف مصنعة أو مواد تحت التشغيل Work in Process
- منتجات مصنعة أي المنتجات النهائية Finished Goods
- قطع غيار لعمليات الصيانة والإصلاح للمعدات Spare Parts
أخطاء شائعة في إدارة المخزون
هناك بعض الاخطاء الشائعة في إدارة المخزون والتي تؤدي إلى تكاليف زائدة مثل زيادة المخزون
الهالك أو الذي لا قيمة له أو زيادة تكلفة التخزين السنوية أو عدم توفر المواد والمُكونات
الضرورية مما يؤدي إلى توقف الإنتاج وعدم رضاء العملاء ومن هذه الاخطاء:
1. سوء توصيف البنود
2. سوء التخزين
3. أخطاء في الفحص الفني
4. التخزين خارج النظام المخزني
5. طول زمن التقدم (الزمن اللازم لتوفير البند)
6. عدم اتباع السياسات الحديثة في إدارة سلسلة الإمداد
7. الإهمال في تقدير الاحتياجات
8. الاستهانة بإدارة المخزون وتوفير المواد
9. قصور في نظام معلومات المخازن
10. عدم استخدام الهندسة الصناعية أو علم اتخاذ القرار أو بحوث العمليات في أمور المخازن
11. ضعف التعاون بين الإدارات المختلفة
12.القصور في أخلاقيات العمل
المخزون Inventory or Stock هو من الأشياء التي لا يمكن الاستغناء عنها
في معظم المؤسسات فالشركات الصناعية تحتفظ بمخزون للمواد الخام ومستلزمات الإنتاج
والمؤسسات الخدمية تحتاج لبعض المواد المستخدمة في هذه الخدمات مثل الأطعمة للمطاعم
والملابس لمحلات الملابس وهكذا.
ولكن التحكم في المخزون قد لا يلقى الاهتمام المناسب
على الرغم من تأثير ذلك على أداء المؤسسة.
فزيادة المخزون تُشكل مشكلة ونُقصان المخزون يشكل مشكلة أخرى.
فنقصان المخزون يؤدي إلى تعطل الإنتاج
بينما زيادة المخزون تعني عدم استثمار قيمة المخزون الزائد واستغلال مساحة تخزينية بدون فائدة.
لذلك فإننا نواجه دائما مشكلة تحديد قيمة المخزون المثلى
والوقت المناسب لإصدار أمر لتوريد للموردين والكمية المثلى لكل أمر توريد.
* لماذا نحتفظ بالمخزون؟؟
1- لمواجهة الطلب المحتمل على منتجاتنا:
معظم المؤسسات تحتفظ بكمية من المنتجات النهائية لمواجهة طلبات العملاء. كذلك فإن بائعي الجملة والتجزئة يحتفظون بمخزون لمواجهة الطلبات المتوقعة من العملاء.
2- لمواجهة الطلبات الفجائية أو الموسمية:
قد يكون من الصعب أن تقوم المؤسسة التي تنتج منتجات مرتبطة بموسم الصيف -مثلا- أن تقوم بتصنيعها في الصيف فقط. لذلك تلجأ هذه المنتجات إلى التصنيع طوال العام وبالتالي يكون هناك مخزونا من المنتج في فصل الشتاء.
3- لكي لا تتأثر المراحل الإنتاجية ببعضها:
عندما يكون لدينا مخزونا كبيرا من المنتجات النصف مصنعة فإن أي مشكلة في المرحلة الإنتاجية السابقة لن تؤثر على المرحلة التالية لأن هناك مخزونا يكفي لتشغيل المرحلة التالية لفترة طويلة. لاحظ أن سياسة تقليل الفاقد Just In Time تهتم جدا بتقليل هذا المخزون لزيادة اعتماد المراحل الإنتاجية على بعضها مما يُحفز العاملين على حل مشاكل الإنتاج.
4- للاستفادة من وفورات الحجم:
عندما نشتري كمية كبيرة من المواد الخام فقد نتمكن من الحصول على تخفيض في السعر. كذلك الحال عندما ننتج كمية كبيرة من نفس المنتج فإننا نتمتع بوفورات الحجم. لذلك فإن المؤسسات تلجأ لشراء كمية كبيرة من المواد الخام وتصنيع كميات كبيرة من نفس المنتج. لاحظ أن سياسة تقليل الفاقد تعتبر هذا تصرفا غير مفيد لأنه يؤدي لزيادة المخزون التي تؤدي لإهمال المشاكل الإنتاجية.
5- لمواجهة أمورا متوقعة:
عندما تتوقع المؤسسات احتمالية زيادة أسعار المواد الخام فإنها تفضل زيادة مخزونها من هذه المواد. كذلك عندما تكون هناك احتمالية لتوقف إمداد المواد الخام فإن المؤسسات تحاول تخزين قدر ما من المواد الخام.
6- لطبيعة العملية الإنتاجية:
العمليات الإنتاجية تستغرق وقتا وبالتالي فإنه في جميع الأحوال ستكون لدينا مواد تحت التصنيع في المراحل الإنتاجية.
7- لطبيعة عمليات النقل:
نظرا لان نقل المنتج النهائي من المورد إلى العميل يستغرق وقتا فإنه في هذا الوقت يكون من ضمن مخزون العميل أو المورد حسب اتفاقيات تسليم المنتج.
8- لأن عملية الشراء تستغرق وقتا:
لكي نتمكن من شراء مواد خام فإننا ننتظر بعض الوقت حتى يتم التوريد. لذلك فإننا نحتفظ بمخزون يكفينا حتى تصلنا كمية أخرى من المواد.
هل هذه الأسباب تجعلنا نحتفظ بمخزون هائل؟
بالطبع لا فعلينا أن نحتفظ بالمخزون الضروري فقط.
من المهم أن نلاحظ أن كل هذه الأسباب يمكننا تقليل تأثيرها على زيادة المخزون.
فمثلا لو أمكننا دراسة السوق وتوقع طلبات العملاء
بشكل جيد فإننا نستطيع الاحتفاظ بالمخزون الذي يكفي هذه الطلبات فقط.
لو أمكننا تقليل فترة توريد المواد عن طريق تيسير عملية الشراء
واستخدام تكنولوجيا المعلومات وبناء علاقات طويلة الأجل مع الموردين
فلن نكون مضطرين للاحتفاظ بمخزون يكفينا لفترات طويلة.
لو قمنا بتحسين أداء العمليات الإنتاجية والتغلب على مشاكلها
فلن نحتفظ بمنتجات نصف مصنعة تكفي لعدة شهور بل سيكفينا مخزونا يكفي لوقت بسيط.
لو قمنا بتقليل وقت تضبيط الماكينات لإنتاج منتج جديد فإننا لن نهتم كثيرا بأمر وفورات الحجم.
كذلك الحال لو استطعنا تقليل تكلفة إصدار أمر توريد عن طريق العقود طويلة الأجل.
كل هذه الامور تجعلنا نستطيع تقليل المخزون عن طريق التعامل الجيد مع هذه الأسباب.
* أنواع المخزون:-
- مواد خام ومستلزمات إنتاج Raw Material
- مواد نصف مصنعة أو مواد تحت التشغيل Work in Process
- منتجات مصنعة أي المنتجات النهائية Finished Goods
- قطع غيار لعمليات الصيانة والإصلاح للمعدات Spare Parts
أخطاء شائعة في إدارة المخزون
هناك بعض الاخطاء الشائعة في إدارة المخزون والتي تؤدي إلى تكاليف زائدة مثل زيادة المخزون
الهالك أو الذي لا قيمة له أو زيادة تكلفة التخزين السنوية أو عدم توفر المواد والمُكونات
الضرورية مما يؤدي إلى توقف الإنتاج وعدم رضاء العملاء ومن هذه الاخطاء:
1. سوء توصيف البنود
2. سوء التخزين
3. أخطاء في الفحص الفني
4. التخزين خارج النظام المخزني
5. طول زمن التقدم (الزمن اللازم لتوفير البند)
6. عدم اتباع السياسات الحديثة في إدارة سلسلة الإمداد
7. الإهمال في تقدير الاحتياجات
8. الاستهانة بإدارة المخزون وتوفير المواد
9. قصور في نظام معلومات المخازن
10. عدم استخدام الهندسة الصناعية أو علم اتخاذ القرار أو بحوث العمليات في أمور المخازن
11. ضعف التعاون بين الإدارات المختلفة
12.القصور في أخلاقيات العمل
تعليق