تويت
عناصر خطة المشروع
هناك العديد من النماذج المختلفة لخطة المشروع, ولكنها تتفق جميعها على مراعاة أبعاد الخطة, هي : التكلفة, الزمن ,الموارد , المهام , العاملين , وليس ثمة خطة محددة يجب أن يعمل بموجبها الجميع ولكن الأمر فيه من المرونة الشيء الكثير لأن ثمة اعتبارات لتصميم خطة المشروع , مثل : حجم المشروع , نوعه , العملية الإبداعية للأشخاص أنفسهم, ورغم ذلك فإن الكثير من الدارسين والباحثين في موضوع إدارة المشروعات تناولوا أسس الخطة ومراحلها بناء على طبيعة المهمة الكبرى التي تمارس في إدارة المشروعات.
أ ) الخطوات الخمس اللازمة لإعداد خطة العمل: فنرى على سبيل المثال أن دباس والعربي ( دباس , العربي , 2006 مرجع سابق ) يؤكدان على خطوات خمس يريان أهميتها في إعداد خطة المشروع , وهي على النحو الآتي : 1. عرِّف كل مهمة من المهام على أنها عمل مستقل بذاته يمكن وضعه ضمن تسلسل ما, أو تعيينه لمجموعة أو شخص ما , وجدولته ضمن جدول زمني وحس درجة تعقيده. 2. عرِّف كل مهمة من المهام على المستوى التفصيلي المناسب لطول المشروع وحسب درجة تعقيده. 3. حاول دمج المهام المطلوب تنفيذها في المشروع بشكل تكاملي بحيث يكون لكل منها بداية ونهاية. وقد يتطلب ها الدمج وضع علامات للعمل يمكن تعريفها أحيانا باسم المشروعات الفرعية ضمن المشروعات الأساسية. 4. حاول عرض تسلسل مهام المشروع بصيغة يمكن تبليغها بسهولة إلى مختلف الأفراد والفرق العاملة في المشروع. 5. تأكد شخصيا من إتمام الأعمال والمهام على الشكل الذي يرضيك ويرضي العميل/ صاحب المشروع ويحقق كافة الأهداف الأساسية والموضوعية للمشروع التي تم تعريفها منذ البداية.
ب ) العناصر التسع اللازمة لإعداد خطة المشروع: ونرى من جانب آخر أن ثمة تخطيط آخر, وطريقة أكثر تفصيلا , يمكننا التعامل معها والاستفادة منها في تخطيط مشروعاتنا,وهذه الطريقة تؤكد أهمية العناصر التسع باعتبارها خطوات أساسية لا غنى عنها في أي مشروع, ولكن الذي يختلف هو محتوى الخطة والتفاصيل الموجودة بها. فيتناول ميريديث ومانتل ( ميريديث,مانتل , 1999 م , مرجع سابق ) تسعة عناصر يريان أهميتها في أي خطة مشروع, وهي على النحو الآتي :
1 ـ عرض عام : يحتوي على ملخص قصير لأهداف المشروع ومداه, ,ويحتوي على صياغة أ هداف المشروع , ويوضح فيه موجز لعلاقتها بأهداف المنشأة , ووصف للهيكل الإداري المستخدم في المشروع وقائمة بالمعالم الرئيسة في جدولة المشروع. ويوجه العرض العام إلى الإدارة العليا.
2 ـ الأهداف : وتحتوي على صياغة أكثر تفصيلا للأهداف العامة المذكورة في قسم العرض العام , ويجب أن تشمل الصياغة على أغراض الربح والتنافسية بالإضافة إلى الأهداف التقنية.
3 ـ المنهج العام : يصف هذا القسم من الخطة كلا من المنهجين التقني والإداري للعمل, وتصف المناقشة علاقة المشروع بالتقنيات المتاحة.
4 ـ الأوجه التعاقدية : يشمل هذا القسم الحرج من الخطة قائمة وأوصافا كاملة لكل المتطلبات المذكورة للمشروع , والموارد التي يقدمها العميل, والترتيبات وثيقة الصلة بالمشروع , واللجان الاستشارية , وإجراءات مراجعة المشروع والإلغاء , ومتطلبات المالك , وأي اتفاقات إدارية محددة , وكذلك التسليمات التقنية ومواصفاتها , وجدولة التسليم , والإجراء الخاص بتغيير أيا مما سبق.
5 ـ الجداول : يخطط هذا القسم الجداول المختلفة وقوائم كل أحداث المعالم المهمة, ويجب الحصول على تقدير الوقت لكل مهمة, وكذلك من الذي سيتولى أداءها, وتشيد الجدولة الرئيسة للمشروع من هذه المدخلات, ويجب أن يوقع الشخص المسؤول أو رئيس القسم عل الجدولة النهائية المتفق عليها.
6 ـ الموارد : يوجد وجهان لهذا القسم الوجه الأول : هو الميزانية فتوضع تفاصيل كل من رأس المال والمصاريف طبقا للمهمة , التي تمثل ميزانية المشروع, وتفصل تكاليف المرة الواحدة عن تكاليف المشروع المتكررة, والوجه الثاني : يجب أن توصف إجراءات توجيه مراقبة التكلفة لتغطية متطلبات الموارد الخاصة بالمشروع , مثل : الماكينات الخاصة , ومعدات الاختبار , وتشييد أو استخدام المعمل, والتموينات , التسهيلات الحلقية , والمواد الخاصة.
7 ـ الأفراد : يجب أن يسرد هذا القسم متطلبات الأفراد المتوقعة للمشروع , وأنواع التدريب اللازمة , والمشكلات الممكنة في التعيين, والقيود القانونية أو السياسية للشركة على خليط قوة العمل, وأي متطلبات أخرى مثل الأمور المتعلقة بالأمن. وتحديد الاحتياجات من الأفراد على مقياس الوقت في جدولة المشروع .
8 ـ طرق التقويم : يجب تقويم كل مشروع بطرق يتم إعدادها في بداية المشروع, ويحتوي هذا القسم على وصف موجز للإجراء الذي يتبع في توجيه , وجمع وتخزين , وتقويم تاريخ المشروع.
9 ـ المشكلات المحتملة :
يصعب في بعض الأحيان إقناع المخططين لعمل محاولة جادة لتوقع الصعوبات المحتملة ,ومن المؤكد حدوث كارثة أو أكثر مثل خطأ في التعاقد من الباطن, وفشل تقني , وإضراب ,وطقس سيء وتقدم مفاجئ في التقنية اللازمة , تتابع حرج للمهام , وأوقات تسلية ضيقة , موارد محدودة , متطلبات تنسيق معقدة , وسلطة غير كافية في بعض المجالات , مهام جديدة ,معقدة أو غير معتادة, وسلطة غير كافية في بعض المجالات, ويكمن عدم التأكد الوحيد في أن أي منها سوف يحدث ولكن متى سيكون ذلك . وهذا يتطلب من الخطة أن تراعي مثل ذلك, لأن حدوثها والمشروع مستعد لها يكون تأثيرها أكثر مما لو لم توضع في الحسبان.
هناك العديد من النماذج المختلفة لخطة المشروع, ولكنها تتفق جميعها على مراعاة أبعاد الخطة, هي : التكلفة, الزمن ,الموارد , المهام , العاملين , وليس ثمة خطة محددة يجب أن يعمل بموجبها الجميع ولكن الأمر فيه من المرونة الشيء الكثير لأن ثمة اعتبارات لتصميم خطة المشروع , مثل : حجم المشروع , نوعه , العملية الإبداعية للأشخاص أنفسهم, ورغم ذلك فإن الكثير من الدارسين والباحثين في موضوع إدارة المشروعات تناولوا أسس الخطة ومراحلها بناء على طبيعة المهمة الكبرى التي تمارس في إدارة المشروعات.
أ ) الخطوات الخمس اللازمة لإعداد خطة العمل: فنرى على سبيل المثال أن دباس والعربي ( دباس , العربي , 2006 مرجع سابق ) يؤكدان على خطوات خمس يريان أهميتها في إعداد خطة المشروع , وهي على النحو الآتي : 1. عرِّف كل مهمة من المهام على أنها عمل مستقل بذاته يمكن وضعه ضمن تسلسل ما, أو تعيينه لمجموعة أو شخص ما , وجدولته ضمن جدول زمني وحس درجة تعقيده. 2. عرِّف كل مهمة من المهام على المستوى التفصيلي المناسب لطول المشروع وحسب درجة تعقيده. 3. حاول دمج المهام المطلوب تنفيذها في المشروع بشكل تكاملي بحيث يكون لكل منها بداية ونهاية. وقد يتطلب ها الدمج وضع علامات للعمل يمكن تعريفها أحيانا باسم المشروعات الفرعية ضمن المشروعات الأساسية. 4. حاول عرض تسلسل مهام المشروع بصيغة يمكن تبليغها بسهولة إلى مختلف الأفراد والفرق العاملة في المشروع. 5. تأكد شخصيا من إتمام الأعمال والمهام على الشكل الذي يرضيك ويرضي العميل/ صاحب المشروع ويحقق كافة الأهداف الأساسية والموضوعية للمشروع التي تم تعريفها منذ البداية.
ب ) العناصر التسع اللازمة لإعداد خطة المشروع: ونرى من جانب آخر أن ثمة تخطيط آخر, وطريقة أكثر تفصيلا , يمكننا التعامل معها والاستفادة منها في تخطيط مشروعاتنا,وهذه الطريقة تؤكد أهمية العناصر التسع باعتبارها خطوات أساسية لا غنى عنها في أي مشروع, ولكن الذي يختلف هو محتوى الخطة والتفاصيل الموجودة بها. فيتناول ميريديث ومانتل ( ميريديث,مانتل , 1999 م , مرجع سابق ) تسعة عناصر يريان أهميتها في أي خطة مشروع, وهي على النحو الآتي :
1 ـ عرض عام : يحتوي على ملخص قصير لأهداف المشروع ومداه, ,ويحتوي على صياغة أ هداف المشروع , ويوضح فيه موجز لعلاقتها بأهداف المنشأة , ووصف للهيكل الإداري المستخدم في المشروع وقائمة بالمعالم الرئيسة في جدولة المشروع. ويوجه العرض العام إلى الإدارة العليا.
2 ـ الأهداف : وتحتوي على صياغة أكثر تفصيلا للأهداف العامة المذكورة في قسم العرض العام , ويجب أن تشمل الصياغة على أغراض الربح والتنافسية بالإضافة إلى الأهداف التقنية.
3 ـ المنهج العام : يصف هذا القسم من الخطة كلا من المنهجين التقني والإداري للعمل, وتصف المناقشة علاقة المشروع بالتقنيات المتاحة.
4 ـ الأوجه التعاقدية : يشمل هذا القسم الحرج من الخطة قائمة وأوصافا كاملة لكل المتطلبات المذكورة للمشروع , والموارد التي يقدمها العميل, والترتيبات وثيقة الصلة بالمشروع , واللجان الاستشارية , وإجراءات مراجعة المشروع والإلغاء , ومتطلبات المالك , وأي اتفاقات إدارية محددة , وكذلك التسليمات التقنية ومواصفاتها , وجدولة التسليم , والإجراء الخاص بتغيير أيا مما سبق.
5 ـ الجداول : يخطط هذا القسم الجداول المختلفة وقوائم كل أحداث المعالم المهمة, ويجب الحصول على تقدير الوقت لكل مهمة, وكذلك من الذي سيتولى أداءها, وتشيد الجدولة الرئيسة للمشروع من هذه المدخلات, ويجب أن يوقع الشخص المسؤول أو رئيس القسم عل الجدولة النهائية المتفق عليها.
6 ـ الموارد : يوجد وجهان لهذا القسم الوجه الأول : هو الميزانية فتوضع تفاصيل كل من رأس المال والمصاريف طبقا للمهمة , التي تمثل ميزانية المشروع, وتفصل تكاليف المرة الواحدة عن تكاليف المشروع المتكررة, والوجه الثاني : يجب أن توصف إجراءات توجيه مراقبة التكلفة لتغطية متطلبات الموارد الخاصة بالمشروع , مثل : الماكينات الخاصة , ومعدات الاختبار , وتشييد أو استخدام المعمل, والتموينات , التسهيلات الحلقية , والمواد الخاصة.
7 ـ الأفراد : يجب أن يسرد هذا القسم متطلبات الأفراد المتوقعة للمشروع , وأنواع التدريب اللازمة , والمشكلات الممكنة في التعيين, والقيود القانونية أو السياسية للشركة على خليط قوة العمل, وأي متطلبات أخرى مثل الأمور المتعلقة بالأمن. وتحديد الاحتياجات من الأفراد على مقياس الوقت في جدولة المشروع .
8 ـ طرق التقويم : يجب تقويم كل مشروع بطرق يتم إعدادها في بداية المشروع, ويحتوي هذا القسم على وصف موجز للإجراء الذي يتبع في توجيه , وجمع وتخزين , وتقويم تاريخ المشروع.
9 ـ المشكلات المحتملة :
يصعب في بعض الأحيان إقناع المخططين لعمل محاولة جادة لتوقع الصعوبات المحتملة ,ومن المؤكد حدوث كارثة أو أكثر مثل خطأ في التعاقد من الباطن, وفشل تقني , وإضراب ,وطقس سيء وتقدم مفاجئ في التقنية اللازمة , تتابع حرج للمهام , وأوقات تسلية ضيقة , موارد محدودة , متطلبات تنسيق معقدة , وسلطة غير كافية في بعض المجالات , مهام جديدة ,معقدة أو غير معتادة, وسلطة غير كافية في بعض المجالات, ويكمن عدم التأكد الوحيد في أن أي منها سوف يحدث ولكن متى سيكون ذلك . وهذا يتطلب من الخطة أن تراعي مثل ذلك, لأن حدوثها والمشروع مستعد لها يكون تأثيرها أكثر مما لو لم توضع في الحسبان.
